Kommunikation ist ein zentraler Bestandteil unseres Lebens. Sie dient der sozialen Interaktion sowie dem Austausch von Nachrichten, Informationen und Daten. Natürlich spielt die Kommunikation auch in Projekten eine zentrale Rolle. Ein Medium, das unser Kommunikationsverhalten maßgeblich verändert – primär beschleunigt – hat, ist die eMail. De facto ist sie gleich alt, wie das Internet selbst und aus unserem heutigen Arbeitsleben (derzeit) nicht mehr wegzudenken. Das Verhältnis der Projektarbeiter zur eMail als Kommunikationsmedium ist höchst ambivalent – unverzichtbar auf der einen und mühsam plagend auf der anderen Seite. Hilferufe nach Alternativen sind laut und weithin gut hörbar. Vermutlich sind deshalb seit einiger Zeit Messaging-Apps auf dem Vormarsch, die sich an die Kommunikationsanforderungen in Unternehmen und Projekten anpassen lassen (z.B. Slack).

Aber was hat der eMail eigentlich dieses negative Image beschert? Obwohl mit diesem Kommunikationsmedium sehr viele Vorteile verbunden sind, hat sie eine unangenehme Begleiterscheinung: eMail kann Stress verursachen. Und das gleich auf zwei verschiedne Arten. Zum einen durch die Beschleunigung, die die digitale Kommunikation mit sich bringt und zum anderen durch die Missverständnisse, die durch eine beschleunigte textbasierte Kommunikation entstehen können – also das klassische Sender-Empfänger-Problem.
“Man kann (nämlich) nicht nicht kommunizieren”, hat der östereichsich-amerikanische Kommunikationswissenschafter Paul Watzlawik in seiner mit Janet H. Beavin und Don D. Jackson entworfenen Kommunikationstheorie als eines der fünf Axiomen identifiziert. Das gilt natürlich auch für die nicht gesprochene, textbasierte Kommunikation im übertragenen Sinne quasi zwischen den Zeilen. Eine Besonderheit der textbasierten Kommunikation, die in der heutigen Zeit primär digital – eben via eMail – erfolgt, ist das im Gegensatz zur analogen (also der gesprochenen, verbalen) Kommunikation zumindest teilweise Fehlen der semantischen Komponenten. Genauso wie die analoge Kommunikation, lässt auch die textbasierte, digitale Kommunikation Interpretationsspielräume offen. Nur dass bei der analogen Kommunikation diese Interpretationsspielräume durch die so genannte non verbale Kommunikation eingeschränkt werden können – also der Tonlage, dem Gesichtsausdruck oder dem Blick beim Sprechen.
Im Projektalltag führt diese unzulängliche Semantik in der textbasierten, digitalen Kommunikation häufig zu Missverständnissen. Insbesondere dann, wenn Menschen in einem Projektteam erst seit kurzer Zeit oder zum ersten Mal zusammen arbeiten.
Stressauslösend ist aber auch die Erwartungshaltung, dass die soeben verschickte eMail nur Sekunden später im virtuellen Postkasterl des bzw. der Empfänger einlangt und dadurch eine umgehend zeitnahe Rückmeldung möglich ist. Die ständige Verfügbarkeit der digitalen Post auf Smartphones und Tablets verstärkt diese zeitliche Stress-Komponente.

Um Missverständnissen und anderen Stressauslösern infolge der beschleunigten digitalen Kommunikation vorzubeugen, finden sich in den nahezu unendlichen Weiten des WWW zum Thema eMail zahllose Tipps, Tricks und Hilfestellungen. Viele davon klingen ähnlich. Ich habe bisher mit meinem Drei-Punkte-Plan recht gute Erfahrungen sammeln können:

Erstens: Vom richtigen Zeitpunkt

eMails müssen nicht sofort beantwortet werden. Sie müssen auch nicht ständig abgerufen werden. Selbst wenn moderne eMail-Clients laufend unsere digitalen Postfächer abrufen und uns den Inhalt auf unsere Geräte pushen. Zwei bis dreimal täglich ist völlig ausreichend, um auf dem laufenden zu bleiben. Und am Wochenende haben eMails grundsätzlich Pause. Die analoge Post kam früher auch nur von Montag bis Freitag. Wem’s hilft, der kann auch sämtliche Benachrichtigungen und Hinweise abschalten.
Einen fixen Rhythmus wie z.B. morgens, mittags und abends braucht man eigentlich auch nicht, denn es ergibt sich meist ohnehin aus dem Arbeitsalltag, dass ein kleines Zeitfenster von ein paar Minuten zwischendruch für das Entleeren des digitalen Posteingangs (übrigens lesen inlusive) ausreichend ist.
Dass eMails sofort beantwortet werden sollten, ist ein Märchen. Manche eMails erwecken nur den Anschein, dass sie beantwortet werden wollen und es ist bei genauerem hinsehen gar nicht notwendig. Wenn man vom Inhalt emotionalisiert wird, sollte man grundsätzlich etwas Zeit bis zum Tippen der Antwort vergehen lassen, eventuell sogar die sprichwörtliche Nacht darüber schlafen.
Kurzum gibt es für die digitale Post keinen richtigen, aber auch keinen falschen Zeitpunkt. Vielmehr hängt das vom individuellen Arbeitsrhythmus ab und das Wochenende ist für eMails tabu – Notfälle und Ausnahmen bestätigen diese Regel.

Zweitens: Weniger ist mehr

eMail wurde nicht erfunden, um damit Romane zu schreiben. Vielmehr war es ursprünglich als digitaler Kurznachrichtendienst gedacht. Durch den nahezu vollständigen Ersatz des (Geschäfts)Briefs durch die eMail haben sich alle Floskeln der analogen Korespondenz eingeschlichen. Dabei gilt – wie so oft – auch hier das Prinzip weniger ist mehr. Die besten eMails haben eine ganz klar formulierte Betreffzeile und dann maximal fünf Sätze im Textfeld der Nachricht. Anrede- und Verabschiedungsformalitäten können getrost entfallen, vor allem dann, wenn im Team zwischen Projektmitarbeitern Informationen ausgetauscht werden. Längere Erläuterungen oder Texte packt man am besten in eine eigene Datei und hängt diese als Beilage (z.B. PDF) an die eMail dran.

Drittens: Inbox Zero

Merlin Mann hat bereits vor zehn Jahren in seinem Blog 43 Folders über Inbox Zero geschrieben. Ziel von Inbox Zero ist es, den Posteingang zumindest einmal am Tag komplett zu leeren und alle eMails entweder zu beantworten oder abzulegen.
Das Prinzip von Inbox Zero befolge ich strikt. Zumindest einmal täglich werden alle eMails aus dem Posteingang entweder in die jeweiligen Ordner archiviert bzw. in meinem digitalen Notizbuch (Evernote) abgelegt oder wenn noch eine Tätigkeit bzw. Aufgabe erforderlich ist, zur ToDo-Liste hinzugefügt bzw. mit der Schlummer-Funktion meines eMail-Clients in die Wiedervorlage zu einem definierten Zeitpunkt gelegt.
Damit cc-eMails meinen Posteingang nicht verstopfen, leitet eine automatisierte Filterregel diese direkt in einen separaten Ordner um, den ich im Durchschnitt alle zwei Tage durchsehe.

Vielleicht ist dieser Drei-Punkte-Plan ein (Denk)Ansatz, um die eMail wieder von ihrem Reizwortcharakter zumindest etwas zu befreien. Denn eigentlich ist sie eine überaus praktische Kommunikationsmethode, es liegt nur an unserer eigenen Haltung bzw. am Umgang damit, sie auch als solche zu (be)nutzen.

Artikelbild: “Here’s my letter” von Ken Whytoc auf flickr.com