Eigentlich ist das mit den Aufgaben ja ganz einfach. Man hat eine und erledigt sie. Basta. Oder? Halt, da war doch noch eine. Die man schon seit ein paar Tagen im Kopf hat, aber die erst übernächste Woche fällig ist. Und deshalb merkt man sie sich noch bis nächsten Montag. Versucht es zumindest! OmniFocus in Kombination mit ein wenig Systematik bietet für dieses Problem ein probates Werkzeug. Die Grundlagen dafür werden in diesem zweiten Teil der OmniFocus-Serie vorgestellt.
Die GTD-Methode von David Allen hat für das Dilemma mit Aufgaben, die nicht gleich erledigt werden müssen, einen guten Lösungsansatz. Und natürlich noch für einiges mehr. Wenn man nach der GTD-Methode oder ähnlich arbeitet, dann folgt der Weg bzw. Lebenszyklus einer Aufgabe einer gewissen, logischen Systematik (vereinfacht schematisch dargestellt):
|<——————-———Lebenszyklus einer Aufgabe————-————-—->|
|Eingang|……..|Bearbeitungsstart|——————>|Fälligkeit|……..|Erledigt|
Der Ausgangspunkt nach dem Einpflegen einer Aufgabe in ein Aufgabenmanagementsystem wie OmniFocus ist die so genannten Inbox. Der Eingangskorb ist das Sammelbecken für alles, was man aus dem Kopf und im Aufgabenmanagementsystem haben möchte.
Von dort aus schickt man die einzelnen Aufgaben dann auf ihren jeweiligen Weg. Die reine Bearbeitungsdauer der Aufgabe liegt zwischen dem Bearbeitungsstart und dem Fälligkeitsdatum bzw. dem Erledigungszeitpunkt der Aufgabe. Manchmal ist der Bearbeitungsstart einer Aufgabe gleich dem Zeitpunkt des Eingangs bzw. kurz danach. Aber viele Aufgaben müssen nicht sofort erledigt werden. Diese Aufgaben werden ab dem Eingang bis zum Zeitpunkt des Bearbeitungsstarts quasi aufgeschoben. Das ist oben mit der kurzen punktierten Linie zwischen Eingang und Bearbeitungsstart symbolisiert.
Im Idealfall sind Erledigungszeitpunkt und Fälligkeit einer Aufgabe identisch bzw. liegt der Erledigungszeitpunkt vor der Fälligkeit. Manche Aufgaben haben’s aber in sich und so kann es vorkommen, dass der Erledigungszeitpunkt zeitlich gesehen hinter dem Fälligkeitsdatum liegt. Der gesamte Zyklus einer Aufgabe reicht jedenfalls vom Eingang der Aufgabe bis zu ihrer Erledigung.
In OmniFocus kann der gesamte Lebenszyklus einer Aufgabe abgebildet werden. Ein zentrales Alleinstellungsmerkmal der App ist die Funktion, mit der Aufgaben bis zu einem gewissen (Start)Zeitpunkt zurückgestellt werden können. Nach dem Motto vorerst mal aus den Augen, aber nicht aus dem Sinn können einzelne Aufgaben oder ganze Vorhaben (ich bin mit dem GTD-Begriff „Projekte“ als Gruppe bzw. Sammlung mehrerer zusammengehörender Aufgaben noch nie glücklich gewesen) mit einem Bearbeitungsstart markiert werden. Bis zu diesem Zeitpunkt tauchen diese Aufgaben dann in der ToDo-Liste nicht mehr auf. Diese Funktion wird in OmniFocus Zurückstellungsdatum genannt. Zu jeder Aufgabe kann ein Zurückstellungsdatum sofort in der Aufgabenansicht oder im Inspektor daneben eingetragen werden. Wiederkehrende Aufgaben können ebenfalls bis zu einem solchen Zurückstellungsdatum quasi vorübergehend ausgeblendet werden. Im Lebenszyklus einer Aufgabe ist dieses Zurückstellungsdatum dann der (früheste) Bearbeitungsstart.
Eine Aufgabe in OmniFocus
Natürlich ist das Zurückstellen nicht für jede Aufgabe zielführend. Manche Aufgaben sind so rasch erledigt, dass sie erst gar nicht den Weg in die Inbox finden. Alles was nämlich innerhalb von zwei bis längstens fünf Minuten erledigt werden kann, sollte man ohnehin sofort abarbeiten. Dafür lohnt sich das Einpflegen einer eigenen Aufgabe in OmniFocus ohnehin nicht.
Und es gibt auch Aufgaben, die erst in ferner Zukunft relevant werden. Dafür gibt es in der GTD-Methode die so genannte Irgendwann-/Vielleicht-Liste, eine Art Langzeit-Inbox. Das ist quasi das Backlog für all jene Aufgaben, die man sich schon jetzt für einen späteren Zeitpunkt notiert. Für dieses Aufgaben-Backlog legt man sich in OmniFocus am besten eine eigene Vielleicht-Liste an, die man dann in regelmäßigen Abständen (z.B. einmal pro Woche) wartet bzw. die sich darin tummelnden Aufgaben hinsichtlich Aktualität überprüft und/oder in ein passendes Vorhaben umwandelt bzw. verschiebt. Damit die Aufgaben aus der Vielleicht-Liste nicht in den aktuellen ToDo-Listen auftauchen, sollte man diese Liste in den Status „Angehalten“ setzen.
Die Irgendwann/Vielleicht-Liste in OmniFocus
Bevor eine Aufgabe am Beginn Ihres Lebenszyklus den Eingangskorb verlässt, wird sie in OmniFocus einem Vorhaben resp. einer Liste und wahlweise auch einem Kontext zugeordnet. Wie man Vorhaben in OmniFocus plant und was der Unterschied zwischen einer Liste und einem Kontext ist, wird in einem eigenen Artikel in dieser Serie noch behandelt.
Ein sehr effektives Werkzeug in OmniFocus sind die Perspektiven. Eine Perspektive ist eine Art Filter, mit der man Aufgaben und Vorhaben nach gewissen, selbst definierbaren Kriterien zusammengefasst darstellen kann. Das Thema Perspektiven ist ebenfalls einen eigenen Artikel in dieser Serie wert, der zu einem späteren Zeitpunkt hier im Blog erscheinen wird. An dieser Stelle sei nur so viel verraten: mit Perspektiven lassen sich in OmniFocus zum Beispiel alle aktuell fälligen und bis zum aktuellen Stichtag zurückgestellten Aufgaben, sortiert nach ihrem jeweiligen Projekt bzw. Vorhaben oder Kontext in einer Jetzt-Liste zusammenstellen.
Manche Aufgaben sind besonders wichtig und haben daher eine höhere Priorität, als andere. Die Abstufung in mehrere Prioritätsstufen ist selten zielführend, denn entweder ist eine Aufgabe wichtig, oder eben nicht. In OmniFocus können Aufgaben mit einem Klick auf das Flaggen-Symbol im Inspector bei „Status“ bzw. in den Bereich rechts oberhalb des Check-Kreises als wichtig markiert werden. Diese Aufgaben werden dann orange dargestellt und sind sofort als wichtige Aufgaben erkennbar.
Eine (als wichtig) markierte Aufgabe in OmniFocus
Sobald eine Aufgabe abgearbeitet wurde, kann sie in OmniFocus mit einem Klick in den Check-Kreis auf erledigt gesetzt werden. Stets ein gutes Gefühl, denn done is beautiful!
Weitere Artikel aus der OmniFocus-Serie gibt’s hier.
Artikelbild: “A Nugget of wisdom” von Frank Chimero ist bei Offscreen erschienen