Schaltest Du morgens den Rechner ein und startest als erstes mal die Facebook-Seite, oder das Mail-Programm, oder gar beides? Der Start in einen produktiven (Arbeits)Tag gelingt jedoch anders besser. Ratgeber für produktives Arbeiten ohne oder mit möglichst wenig Ablenkung im täglichen digitalen Rauschen gibt es viele. Einige davon empfehlen Apps und Tools, die uns beim produktiv sein unterstützen. Andere gehen auf Arbeitsweisen und Methoden ein. Eines ist jedenfalls sicher: die Steigerung der eigenen Produktivität ist direkt proportional zur Fähigkeit, sich auf die Arbeit an einer Aufgabe fokussieren und konzentrieren zu können. Dabei spielen das Arbeitsumfeld und die Arbeitsweise eine zentrale Rolle. Zwei höchst individuelle Größen, die durch eine Vielzahl an digitalen und realen Stellschrauben eingestellt und verbessert werden können. Drei dieser Stellschrauben, die ich selbst über die letzten Jahre angepasst und zu richtigen Produktivitätsboostern verfeinert habe, darf ich in diesem Beitrag kurz skizzieren:

• Papierlos und mit einer strukturierten Dateiablage, die auf allen Geräten verfügbar ist. Vor 15 Jahren habe ich damit begonnen, in meiner täglichen Arbeit und auch im privaten Bereich bedrucktes Totholz weitgehend zu vermeiden. So habe ich mir über die Jahre einen gut funktionierenden papierlosen Workflow zurechtgelegt und angewöhnt. Dank moderner Technologien wie dem iPad in Kombination mit einem geeigneten Stift ist es mittlerweile möglich, auch digitale Unterlagen wie PDFs handschriftlich zu bearbeiten, zu speichern und zu verteilen. Zudem ist auch der Transport von Unterlagen mit so einem Gerät deutlich leichter – und das im wahrsten Sinne des Wortes. Mit einer strukturierten Dateiablage und einem sinnvollen App-Setup können alle relevanten Projektunterlagen direkt über das Tablet erreicht und unterwegs bearbeitet werden. Der iPad-only workstyle ist zwar für mich noch Zukunftsmusik, aber schon in deutlich greifbare Nähe gerückt.
• Inbox Zero sollte man nicht unterschätzen. Eine aufgeräumte Inbox im eMail-Postfach erleichtert das (Arbeits)Leben ungemein und hat zudem auch nachweislich positive Effekte auf die Psyche, wie Studien belegen (z.B. hier oder hier). Kurz gesagt verstehe ich unter Inbox Zero, dass eMails, die man nicht innerhalb von wenigen Minuten bearbeiten kann, auf die ToDo-Liste verschoben werden. Alle anderen eMails werden sofort gelesen und entweder beantwortet oder abgelegt. Zwar gehen die Meinungen auseinander, wenn es darum geht, ob eMails in einer Ordnerstruktur abgelegt werden sollen, oder einfach nur ins Archiv verschoben werden. Aber im Projektgeschäft hat meiner Meinung nach eine Ablage in Ordnern (zumindest ein Ordner pro Projekt) jedenfalls den Vorteil, dass eMails dann auch projektweise gesichert und mit den anderen Projektdaten abgelegt bzw. archiviert werden können. Und noch etwas ist mir im Zusammenhang mit Inbox Zero wichtig: mein Mailprogramm starte ich drei Mal am Tag (Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel). Einmal am frühen Vormittag, einmal nach der Mittagspause und ein letztes Mal am späten Nachmittag bzw. frühen Abend. Alle Benachrichtigungen über eingehende eMails habe ich deaktiviert und im Hintergrund hilft mir SaneBox, das Wesentliche vom weniger Wichtigen zu trennen. Zum Beispiel werden eMails, die ich in CC erhalte, in einen eigenen Ordner verschoben (noch bevor sie im Posteingang landen), den ich maximal einmal täglich durchsehe. Auch Newsletter und dergleichen landen in einem gesonderten News-Ordner. Diesen News-Ordner durchforste ich so ungefähr zwei bis drei Mal pro Woche. Auf diese Weise ist es auch relativ einfach, den eMail-Berg im Posteingang flach zu halten. Frei nach dem Newton’schen Gesetz bedeuten abgeschickte eMails meist auch eine Reaktion des Empfängers, üblicherweise ebenfalls per eMail. Daher vor dem Klicken auf Senden gut überlegen, ob man durch eine eventuell umgehende Antwort des Empfängers gestört werden möchte. Vielleicht ist auch ab und an der Griff zum Telefon der effektivere und missverständnislosere Weg zur Lösungsfindung, als die eMail.
• Rauschfrei und dadurch deutlich fokussierter arbeiten. Allein schon der oben beschriebene Umgang mit eMail ist eine Verbesserung für die beim produktiven Arbeiten erforderliche Konzentration. Denn jede eMail bedeutet einen Aufmerksamkeitsverlust für die Aufgabe, an der man gerade arbeitet. Unter Umständen ist es nach der Ablenkung durch eine oder mehrere eMails nur noch mühsam bis eingeschränkt möglich, die notwendige Konzentration für fokussiertes und produktives Arbeiten zu erlangen. Es bedeutet aber auch, ein gewisses Maß an Selbstdisziplin, denn es ist allzu verlockend, ständig über die aktuellsten Neuigkeiten informiert zu sein. Und das nicht nur per eMail, sondern auch das Telefon oder Social Media Kanäle wie Facebook, Twitter, Instagram & Co. sorgen für laufend neue Informationen und ein ständiges Rauschen, das produktives Arbeiten erschwert bis unmöglich macht. Es gilt also, dieses Rauschen zumindest für eine gewisse Dauer abzustellen. Und schon herrscht Ruhe und man kann sich voll und ganz auf eine Aufgabe fokussieren. Seit einiger Zeit lese ich lediglich noch ein paar interessante Newsletter und eine Hand voll Twitter-Accounts regelmäßig, die ich in einer eigenen Liste zusammengefasst habe. Alles andere rauscht quasi an mir vorbei. So bleibt auch in der Freizeit mehr Zeit für das Wesentliche. Und man bestimmt den Qualitätslevel der Informationen selbst.