Produktivitäts- & Zeitmanagement
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Die Reduktion der Listen

Aufgabenlisten sind ein alter Hut. Vermutlich existieren die schon so lange, wie Menschen eben versuchen, möglichst nichts zu vergessen, was erledigt werden soll. Es gibt dafür einfache, komplizierte und komplexe, analoge und digitale Systeme. Jeder muss für sich selbst herausfinden, was am besten passt. Als Faustregel gilt: wenn man mehr Zeit mit der ToDo-Liste verbringt, als mit der eigentlichen Arbeit, oder wenn die ToDo-Liste zu stressen beginnt, dann ist es das falsche System – und vermutlich viel zu kompliziert. Höchste Zeit also, etwas zu vereinfachen …

Unlängst habe ich einen Artikel gelesen, der etwas reißerisch dazu aufruft, gar keine ToDo-Listen mehr zu verwenden. Der Autor des Artikels schlägt stattdessen vor, alles in einem Kalender zu notieren, was man nicht sofort erledigen oder systematisieren kann. Also irgendwie auch nur eine andere Form der ToDo-Liste, nur halt nicht in einer dedizierten App. Jedenfalls hat mich diese Lektüre wieder daran erinnert, dass ich hier schon längst mal erzählen wollte, was nun mittlerweile aus meinem System geworden ist.

Diejenigen unter Euch, die schon länger in diesem Blog hier lesen, kennen meine Odyssee durch die bunte Welt der Aufgabenlisten- und Taskmanager-Apps (nachzulesen hier, hier, hier, hier, hier und zuletzt hier). Auf der Suche nach der vermeintlich besten Lösung habe ich viele Apps ausprobiert. Mit manchen habe ich jahrelang gearbeitet und dabei immer wieder eines festgestellt: je mehr Funktionen ein System hat, umso mehr Komplexität lässt es zu. Und weil man zunächst eben genau davon fasziniert ist, stopft man – natürlich ganz im Sinne von GTD – alles in diese Liste(n) hinein. Im Laufe der Zeit finden sich dort dann Aufgaben zu Dingen, die man schon längst vergessen hat und gar nicht mehr machen möchte. Oder wiederkehrende Aufgaben, die einmal jährlich am zweiten Dienstag im Oktober in der täglichen ToDo-Liste zur Erledigung aufscheinen sollen. Aber ganz ehrlich: wozu braucht man das? Ich weiß heute noch gar nicht, ob diese Aufgabe am zweiten Dienstag im Oktober überhaupt relevant sein wird, oder ob ich dafür Zeit haben werde. Und die Aufgaben, die ich vor drei Jahren mal auf einer Liste notiert und bis heute nicht erledigt habe? Hand auf’s Herz: die hätte ich vermutlich schon vor zwei Jahren unerledigt löschen können und die Welt hätte deshalb auch nicht ihre Rotation eingestellt.
Dem überzeugten GTD’ler wird spätestens jetzt der Zeigefinger zucken. Natürlich sieht GTD entsprechende Mechanismen vor, wie die wöchentliche Überprüfung der ToDo-Liste(n) und verschiedenste Perspektiven mitsamt Kontexten auf ebendiese Listen. Aber mir ist das alles zu viel und zu kompliziert geworden. Also habe ich den Schwung des neuen Jahres genutzt und mein Aufgabenmanagementsystem in den letzten Wochen radikal entschlackt und vereinfacht.

Neben einer erleichternden Bereinigung meiner Listen brachte die Vereinfachung auch einen Systemwechsel mit sich. Alles was ich erledigen will oder muss und was ich nicht vergessen möchte, wandert nun in eine Liste in der Erinnerungen-App. Genauer gesagt habe ich dafür mehrere Listen:

  • Just do it: Bearbeite ich genau an dem Tag, an dem die Aufgaben in meiner Heute-Liste zur Erledigung aufscheinen – angelehnt an den berühmten Werbeslogan von Nike, einfach machen eben. In dieser Liste sind all jene Aufgaben, die meist rasch erledigt werden können, wie zum Beispiel „NN zur Terminvereinbarung anrufen“. Deshalb gibt es dort keine einzige Aufgabe ohne klar definierten Umfang und Erledigungszeitpunkt.

  • Routinen: In dieser Liste sind nur routinemäßig wiederkehrende Aufgaben angelegt, wie zum Beispiel die jeden Montag fällige Aufgabe „Agenda für Projektbesprechung vorbereiten“. Normalerweise sind Routinen Handlungen, die zur Gewohnheit werden. Trotzdem kommt es vor, dass man sich im mitunter stressigen Arbeitsalltag dran erinnern lassen möchte, damit diese Routinen nicht sprichwörtlich untergehen. Auch für Routinen gilt der selbe Grundsatz wie in der Just do it-Liste: jede Routine-Aufgabe hat einen klar definierten Umfang und Erledigungszeitpunkt.

  • Baustellen-Listen: Die Baustellen sind ein Bereich, in dem mehrere Listen für jene Aufgaben und Projekte zusammengefasst sind, für die ich mehr Zeit brauche und die meist nicht an einem Arbeitstag erledigt werden können. Baustellen also, an denen mehrere Tage Arbeitseinsatz notwendig sind.

  • Irgendwann: Diese Liste ist der Speicher für alles, was vielleicht irgendwann mal noch kommt. Wobei dieses „vielleicht irgendwann mal“ zeitlich sehr eng zu verstehen ist, denn zumindest einmal im Monat wird diese Liste durchforstet und gnadenlos entrümpelt.

Alles andere hat in (m)einer ToDo-Liste nichts verloren. Artikel, die noch gelesen werden wollen, die Website, die man sich noch ansehen möchte und ähnliches mehr kommen in die Notizen-App. Und der Kalender bleibt für das, für das er vorgesehen ist: Termine.

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