Planung ist alles, hat Dwight D. Eisenhower einmal gesagt und dazu ergänzt, dass Pläne zugleich auch wieder für nichts sein können. Damit war sicher gemeint, dass man trotz penibler Planung immer noch ausreichend flexibel bleiben sollte. Mit diesem Zitat im Kopf habe ich über den Jahreswechsel meinen Agile Multi-Scale Planning-Ansatz infrage gestellt, den ich vor knapp einem Jahr hier im Blog beschrieben habe. Es wurde mir schlichtweg im Laufe der Zeit zu aufwändig, zu kompliziert und aufgrund der zu vielen redundanten Informationen zu unflexibel. Deshalb war eine Vereinfachung dringend notwendig, um wieder besser vom Planen ins Handeln zu kommen.
Agile Multi-Scale Planning ist ein dreistufiger Planungsansatz für das persönliche Projektmanagement. Dabei erfolgt die Planung der Projekte und Aufgaben zunächst quartalsweise in Form einer groben Übersicht und darauf aufbauend dann wochenweise etwas detaillierter und schließlich im Detail in der täglichen Notiz. Für jede dieser Planungsstufen gibt es in Obsidian miteinander verlinkte Notizen. Der Quartalsplan verlinkt also zu den zugehörigen Wochenplänen und diese dann weiter zu den jeweiligen täglichen Notizen. Zentrales Planungsinstrument in der täglichen Notiz ist der Tagesplan. Dort werden die Aufgaben aus der Wochenplanung zwischen den Kalenderterminen (z.B. Lehrveranstaltungen, Besprechungen, etc.), täglichen Routinen eingetaktet.
Quartals- & Wochenplanung sind überflüssig
Die Idee dieser mehrstufigen Planung hat sich im Laufe des letzten Jahres für meinen Alltag als zu aufwändiges und redundantes System entpuppt. Zudem sehe ich keinen Sinn darin, in einem Quartalsplan beispielsweise aufzuschreiben, dass ich in den kommenden drei Monaten diese und jene Bücher lesen möchte, oder an diesem und jenem Projekt arbeiten will. Daher wurden im Laufe der Zeit die Quartals- und Wochenpläne überflüssig. Für meine Arbeitsweise sind nämlich gespeicherte Suchabfragen in Obsidian für Leselisten und die zu bearbeitenden Projekte, sowie eine zentrale Aufgabenliste völlig ausreichend. Sogar das ohnehin schon reduzierte Aufgabenmanagement mit der Ango-Methode konnte durch den Entfall der Quartals- und Wochenplanung noch weiter vereinfacht werden.
Reduktion aufs Wesentliche
So entstand der Simple (Multi-Scale) Planning-Ansatz in Obsidian, für den also nur eine Aufgabenliste, der Tagesplan in der täglichen Notiz und die als Lesezeichen gespeicherten Suchabfragen für die Schlagworte in Arbeit, als nächstes, Ideen und Lesen benötigt werden.
Die zentrale Aufgabenliste spielt bei der Planung eine wesentliche Rolle. Sie dient zum einen quasi als Eingangskorb für alle Aufgaben, die nicht einem konkreten Projekt zugeordnet werden können und daher als Liste in einer eigenen Notiz erfasst werden, damit sie nicht in Vergessenheit geraten. Zum anderen findet in der Aufgabenliste eine Vorsortierung der erfassten Aufgaben statt. Aufgaben die in den kommenden Tagen jederzeit erledigt werden sollen, sind in der Rubrik Jetzt zusammengefasst. Aufgaben, die irgendwann mal abgearbeitet werden können, finden ihren Platz im gleichnamigen Abschnitt. Und alle jene Aufgaben, die an einem bestimmten Tag fällig sind, bekommen ein vorangestelltes Fälligkeitsdatum in Form eines Links zur jeweiligen täglichen Notiz, auch wenn diese noch gar nicht existieren. Diese Aufgaben mit einem konkreten Fälligkeitsdatum sind in der Rubrik Geplant gebündelt.

Für Projekte gibt es jeweils eigene Notizen, die ebenfalls Aufgaben für das jeweilige Projekt beinhalten können. Diese Projektnotizen werden entweder mit dem Schlagwort in Arbeit
oder mit als nächstes
versehen. Damit können sie dann über die entsprechenden gespeicherten Suchabfragen angezeigt und bearbeitet werden. Projektideen werden ebenfalls in eigenen Notizen erfasst und mit dem Schlagwort Idee
für eine spätere Bearbeitung gespeichert.

Tägliche Planung
Üblicherweise erfolgt die Planung täglich jeweils Abends für den nächsten Tag. Mitunter kommt es vor, dass zwei oder drei Tage im Voraus geplant werden, was allerdings nur selten der Fall ist.
Als Erstes wird die tägliche Notiz für den zu planenden Tag angelegt. Dazu nutze ich meinen Kurzbefehl, den ich mit der Tastenkombination ⌃⌥⌘T aufrufe. Im nächsten Schritt werden aus der Aufgabenliste jene Aufgaben in den Tagesplan verschoben, die an diesem Tag erledigt werden sollen. Auch die bereits geplanten, fälligen Aufgaben aus der Rubrik Geplant werden von der Aufgabenliste in den Tagesplan verschoben. Der Link zur täglichen Notiz mit dem Fälligkeitsdatum wird dabei entfernt. Danach verrät ein Blick in die Liste der in Arbeit befindlichen Projektnotizen, an welchen Projekte weiterzuarbeiten ist, bzw. ein Blick in die Liste der als nächstes anstehenden Projekte, welche davon eventuell gestartet werden sollen. Diese Projektnotizen werden ebenfalls im Tagesplan verlinkt und der jeweils erforderliche Arbeitsschritt als Aufgabe formuliert.

Bei der täglichen Planung wird stets beachtet, dass maximal 60 % der an einem Tag zur Verfügung stehenden Zeit mit Aufgaben und Terminen verplant werden. Die restlichen 40 % werden für Unvorhergesehenes und plötzlich Dringendes freigehalten. Das ermöglicht es nicht nur, alle geplanten Aufgaben erledigen zu können, sondern bietet zudem auch die oftmals notwendige Flexibilität im mitunter fordernden Arbeitsalltag.
Fazit
Mit der ursprünglichen Multi-Scale-Idee von Cal Newport hat dieser einfache Ansatz eigentlich nichts mehr zu tun. Deshalb habe ich diese Worte im Titel des Beitrags auch in Klammern gesetzt. Es ist also lediglich ein Simple Planning-Ansatz übrig geblieben, der nach dem Motto weniger ist mehr eine auf das Wesentliche reduzierte Vorgehensweise für die alltägliche Planung darstellt. Die Frustrationen, die verschachtelte und redundante Planungssysteme verursachen können, bleiben einem zudem erspart und selbst wenn bereits geplante Dinge mal seitwärts ausscheren, ist durch die 60/40-Regel ausreichend Flexibilität in den Tagesplänen vorhanden.
Hey – pretty interesting article – but still sounds too complicated for me – I guess it won’t work while I still use pen and notebook for my ‚to do‘s‘ 😉 I like the 60/40 idea though xx
Thanks for the feedback! I think it’s quite easy to adapt the task lists for an application with a pen and notebook. For example, you could keep a centralised task list in your notebook and then transfer the tasks from there to the individual daily schedules. The daily schedules could be created either in the same notebook or in a calendar xx
Moin Thomas,
durch deinen Blogbeitrag habe ich wieder gute Anregungen bekommen. Im letzten Jahr habe ich Obsidian für mich entdeckt und habe u.a. auch viele Beiträge zu dem Thema Planung gelesen und im Internet gesehen. Ich habe dabei ähnliche Erfahrungen gemacht, wie du sie beschrieben hast. Die vielen Planungsschritte Jahres-/ Quartals-/ Wochen- und Tagesplanungen waren zu aufwendig und haben für mich keinen Mehrwert gebracht.
Ich führe auch eine zentrale Aufgabenliste und machen die Tagesplanung. Mit Hilfe der externen Erweiterung Tasks und einer Auswertung der Aufgabenliste, werden die am Tag fälligen/überfälligen Aufgaben in die Tagesplanung übernommen. Aufgaben, die im Laufe des Tages anfallen, werden in der Tagesnotiz aufgeführt und bekommen auch einen Termin (today).
In regelmäßigen Abständen verschiebe ich die erledigten Aufgaben in meiner zentralen Aufgabenliste in eine Rubrik Erledigt.
**Abfragen der Aufgabenliste **
1. Abfrage der Aufgaben, die für den Tag geplant sind
not done
due on {{date:YYYY-MM-DD}}
Abfrage der Aufgaben, die noch offen sind und deren Erledigung überfällig ist
not done
due before {{date:YYYY-MM-DD}}
Ich überlege, ob ich die Struktur meiner Aufgabenliste überarbeite. Angeregt durch deinen Blogbeitrag überlege ich mir auch ein Template für Projekte. Vielen Dank für den Beitrag, der mir neue Anregungen gegeben hat.
Viele Grüße
Michael
P.S.
Im letzten Jahr habe ich dich nach einer Buch-/Kursempfehlung gefragt, um in das Thema Apple-Kurzbefehle einzusteigen. Deine Empfehlung war der „Field-Guide von David Sparks“. Ich habe mir den Field-Guide für iPhone und iPad gekauft und bin total begeistert. Das habe ich gesucht! Ein super Kurs, der Schritt für Schritt das Thema Kurzbefehle erklärt und mit den vielen Beispielen bekommt man schnell Erfahrungen um eigene Kurzbefehle zu erstellen. Nun habe ich ein besseres Verständnis und kann so auch z.B. deine sehr guten Kurzbefehle auf meine Einstellungen in Obsidian (Ordnerstruktur, Ordnernamen etc.) anpassen.
Hallo Michael, danke für Dein ausführliches Feedback! Tasks hatte ich bis ins letzte Frühjahr auch in einer ähnlichen Form verwendet wie Du. Allerdings wollte ich es noch einfacher haben und auch so aufbauen, dass ich im Fall der Fälle meine Aufgabenverwaltung auch in einem anderen Editor bewerkstelligen kann. Also habe ich mich für die reduzierte Variante ohne Plugin entschieden.
P.S.: Freut mich, wenn der Kurzbefehle-Kurs von David Sparks hilfreich war. Er macht wirklich tolle online-Kurse auch zu anderen Themen, die ich selbst auch immer wieder mal durchmache.