E-Mails begleiten uns tagtäglich, im Beruf ebenso wie privat. Seit ihrer Einführung im Jahr 1971 haben sie sich von einem innovativen Kommunikationsmittel zu einem unverzichtbaren Bestandteil des modernen Alltags entwickelt. Doch mit der ständigen Verfügbarkeit und Flut von Nachrichten steigt auch der Druck, den Posteingang irgendwie unter Kontrolle zu behalten. Genau hier setzt das Konzept Inbox Zero an.
Inbox Zero ist kein Mythos
Der Begriff Inbox Zero wurde von Merlin Mann geprägt, der das Konzept 2006 in seinem Blog 43 Folders erstmals beschrieben hat. Das Ziel von Inbox Zero ist es, den E-Mail-Posteingang regelmäßig vollständig zu leeren und zwar idealerweise täglich. Das heißt nicht, dass keine neuen E-Mails mehr eingehen, sondern dass keine E-Mail unbearbeitet in der Inbox verbleiben.
Der Ansatz von Inbox Zero ist für Cal Newport allerdings fehlgeschlagen. In Episode 350 seiner Deep Questions bespricht er eine Strategie, die für ihn besser funktioniert. Aber da bin ich grundsätzlich anderer Meinung, denn Inbox Zero ist weder fehlgeschlagen, noch ein Mythos, sondern durchaus ohne nennenswerten Aufwand mit ein wenig Routine und Disziplin auch tagtäglich machbar.
Wie Mülltrennen
Ein bisschen ist Inbox Zero nämlich wie Mülltrennen. Anstatt alles in eine große Tonne zu werfen und erst mit dem Mülltrennen zu beginnen, wenn diese große Tonne so voll ist, dass nichts mehr hineinpasst, trennt man die Abfälle täglich und zwar dann, wenn sie anfallen. Und ähnlich ist es mit E-Mails. Zumindest einmal täglich sollte man das Wesentliche vom Rest trennen und dabei gleich den Posteingang leeren. Somit verbleiben danach keine ungelesenen E-Mails in der Inbox. Denn entweder werden die E-Mails gleich beantwortet, archiviert oder gelöscht. Archivierte E-Mails werden dann zur späteren Bearbeitung auf einer Aufgabenliste vorgemerkt, oder als Referenzmaterial gespeichert.
Ein Posteingang für alles
Idealerweise landen alle E-Mails in einem Posteingang. Auch wenn man mehrere E-Mail-Konten besitzt, können die meisten gängigen Mailprogramme die Posteingänge aller Konten in einer zentralen Inbox zusammenfassen. Das schafft mehr Übersicht und erleichtert Inbox Zero. Die Trennung von beruflichen und privaten E-Mails in getrennten Posteingängen oder gar unterschiedlichen Mail-Apps sollte eigentlich nur dann erfolgen, wenn bestimmte berufliche Anforderungen das notwendig machen.
Tägliche Routine
Das Prinzip von Inbox Zero baut auf Routine auf, am besten auf einer täglichen Routine. Dreimal täglich, nämlich morgens, nach der Mittagspause und am späten Nachmittag werfe ich einen Blick in meinen Posteingang. E-Mails, die sofort beantwortet werden können, erledige ich direkt, alles andere verbleibt zunächst im Posteingang. Einmal täglich, meistens abends, leere ich dann meinen Posteingang vollständig, indem die dort verblieben E-Mails entweder beantwortet werden bzw. im Papierkorb, im Archiv oder als Aufgaben und weiterführende Informationen für Projekte in meinem PKM-System in Obsidian landen. Dabei speichere ich nicht die komplette E-Mail in Obsidian, sondern verlinke sie lediglich als Referenz mit Hookmark.
Fazit
Die Kombination aus Inbox Zero und einem strukturierten Aufgabenmanagement entlastet organisatorisch, wie auch mental. Studien zeigen (z.B. hier und hier), dass ein aufgeräumter Posteingang nachweislich zur Reduktion von Stress beiträgt, weniger kognitive Belastung bedeutet und so die Konzentration auf das Wesentliche erleichtert. Inbox Zero ist nämlich nicht nur eine Methode zur E-Mail-Verwaltung, sondern auch eine Haltung, die Klarheit, Fokus, Struktur und somit mehr Ruhe in den digitalen Alltag bringt. Denn nur ein leerer Posteingang ist ein schöner Posteingang.