Bei der Auswahl der Werkzeuge für das persönliche Wissensmanagement zum Aufbau eines PKM-Systems gilt der Grundsatz weniger ist mehr. Eine zentrale App, die einfach in der Bedienung, flexibel in der Anpassung an die eigenen Bedürfnisse und Anforderungen, sowie langfristig zuverlässig im Umgang mit den Daten ist, bringt deutlich mehr Effektivität, als ein bunter Strauß an Apps für unterschiedliche Zwecke. Denn in Wirklichkeit fügt jedes neue Werkzeug dem PKM-System Komplexität hinzu und erhöht die kognitive Belastung anstelle der eigenen Produktivität.
Persönliches Wissensmanagement hilft dabei, das eigene Denken, Lernen und Arbeiten zu strukturieren. Doch zu häufig begeht man den Fehler, dass man sich auf der Suche nach dem perfekten PKM-System verirrt, indem man zahllose Tools ausprobiert und sich im Dickicht digitaler Möglichkeiten verzettelt. Die Lösung liegt – wie so oft – in der Reduktion auf das Wesentliche. Denn wer statt eines umfangreichen Sets an Werkzeugen mit nur einer einzigen, gut gewählten App auskommt, schafft sich eine stabile Grundlage für ein funktionierendes und zuverlässiges PKM-System.
Weniger Komplexität, mehr Klarheit
Je mehr Werkzeuge für das PKM-System zum Einsatz kommen, desto komplexer wird der Umgang damit. Informationen verteilen sich auf verschiedene Apps, Arbeitsabläufe werden inkonsistent und der Fokus leidet. Oft geht mehr Zeit dafür drauf, Tools zu organisieren und zu synchronisieren, als wirklich produktiv zu sein. Eine zentrale App dagegen sorgt für Kontinuität, Übersicht und Vertrauen. Sie bildet einen festen Ankerpunkt, an dem sich der gesamte Denkprozess orientieren kann.
Typische Fehler auf dem Weg zu einem funktionierenden PKM-System entstehen oft durch den Drang, möglichst viele Funktionen und Tools zu nutzen. Wer ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechselt, verliert schnell den Überblick. Auch die Annahme, dass ein besonders funktionsreiches Tool automatisch besser sei, erweist sich oft als Irrweg. Vielmehr geht es darum, klein zu starten und erst dann zu optimieren, wenn sich konkrete Anforderungen im Alltag ergeben. Wer sich zu stark von aktuellen Hypes leiten lässt oder nicht darauf achtet, wie frei die eigenen Daten wirklich verfügbar sind, läuft Gefahr, in Abhängigkeiten zu geraten oder am Ziel vorbeizuarbeiten.
Was ein gutes PKM-Werkzeug auszeichnet
Ein gutes Werkzeug für das PKM-System sollte vor allem langfristig verlässlich und jederzeit verfügbar sein. Es muss sich an unterschiedliche Nutzungssituationen anpassen lassen, ohne kompliziert oder überladen zu wirken. Wichtig ist auch, dass man als Nutzerin oder Nutzer die volle Kontrolle über die eigenen Daten behält – inklusive der Möglichkeit, Inhalte jederzeit zu exportieren. Darüber hinaus sollte ein gutes PKM-Werkzeug flexibel genug sein, um mit den eigenen Anforderungen zu wachsen, ohne gleich durch eine Vielzahl an Funktionen zu überfordern.
Idealerweise begleitet das gewählte PKM-Werkzeug alle Phasen des Informations- und Wissensmanagement – also vom Entdecken interessanter Inhalte über das Erfassen, Speichern und Kommentieren, das strukturierte Verarbeiten und Weiterentwickeln bis hin zum Erstellen eigener Beiträge und dem Teilen mit anderen. Viele dieser Schritte lassen sich in einer einzigen App zusammenführen. Das setzt allerdings voraus, dass man ein PKM-Werkzeug wählt, das offen, anpassbar und durchdacht aufgebaut ist. Anwendungen wie Obsidian zeigen, wie vielseitig ein solches Denkwerkzeug sein kann.
Fazit
Ein effektives PKM-System zeichnet sich nicht durch Komplexität, sondern durch Einfachheit, Flexibilität und Unabhängigkeit aus. Alles in einer zentralen App zu haben, kann dabei helfen, die eigene Wissensarbeit produktiv zu gestalten und Raum für Fokus, kreative Weiterentwicklung und nachhaltiges Lernen zu schaffen – ganz ohne digitales Übergewicht. Denn letztlich zählen weder die vermeintlich neuesten und besten Apps, noch die ausgeklügelteste Funktionalität für jeden erdenklichen Spezialfall, sondern dass man das PKM-System regelmäßig und mit Freude verwendet.