Sind Ordner in einem Wissensmanagementsystem überhaupt sinnvoll? Oder führen sie zu Problemen bei der Einordnung von Notizen? Soll man eine hierarchische Struktur anlegen, oder so wie Niklas Luhmann eine komplett offene, thematisch nicht begrenzte Form – also ein heterarchisches System bevorzugen? Fragen, die mich seit einiger Zeit beschäftigen und auf die ich vor kurzem eine Antwort gefunden habe.
Früher hat man Mappen und Ordner angelegt und mehr oder weniger fein säuberlich beschriftet in Regale oder Schränke gestellt. Sei es für Rechnungen, Projektunterlagen oder andere Dokumente. Vielleicht gab es sogar innerhalb der Ordner eine bestimmte Struktur mit Trennblättern. Als die Computer kamen, hat man dieses analoge Ordnersystem auf die digitalen Festplatten übertragen. Dateien werden seither in Ordnern gespeichert. Und für die Dateiablage sind Ordner tatsächlich essenziell. Jedenfalls, solange man auf eine strukturierte Bezeichnung der Dateien verzichtet. Aber selbst dann ist eine gewisse minimale Hierarchie in der Ablagestruktur hilfreich. Meistens ist diese Ordnerstruktur nach Themen oder Projektphasen gegliedert. Und auch in Wissensmanagementsystemen gibt es diese prozessorientierten und thematischen Strukturen. Beispielsweise wird die PARA-Methode im Buch Building a Second Brain von Tiago Forte propagiert. Auch das ACE-System von Nick Milo basiert auf Ordnern.
Die Einordnungsproblematik
Jahrelang habe ich ganz selbstverständlich eine themenspezifische Ordnerstruktur in meinem Obsidian-Vault wie eine Dateiablage verwendet. Das System ist im Laufe der Zeit gewachsen, aber ich habe mich stets bemüht, die Hierarchie flach und die Anzahl der Ordner gering zu halten. Immer wieder stand ich vor dem Problem, in welchen Ordner nun die soeben neu angelegte Notiz wandern sollte. Denn von den Themen her würde sie gleich an mehrere Ablageorte passen. Ich bin also immer wieder in die Einordnungsfalle getappt, die ich mir selbst gestellt hatte.
Aus diesem Grund der Einordnungsproblematik lehnte Niklas Luhmann in seinem Zettelkasten eine thematische Struktur ab. Er bevorzugt eine komplett offene, thematisch nicht begrenzte Form – also ein heterarchisches System, das er über Strukturnotizen und Verweise (Links) bediente. Auch Steph Ango, der CEO von Obsidian nutzt keine Ordner – oder besser gesagt, nur sehr wenige. Er verwendet stattdessen Bases, um damit automatisierte Strukturnotizen zu erstellen, die dann dynamisch wachsen. Beispielsweise hat er für Tagebucheinträge eine eigene Bases-Datei, die dann alle Notizen aus der Kategorie Tagebuch auflistet.
Heterarchie statt Hierarchie
Ich finde diesen Ansatz faszinierend und frage mich daher seit einiger Zeit, ob die Nutzung von Ordnern in Obsidian sinnvoll ist. Und weil ich einmal irgendwo gelesen habe, dass wahre Produktivität dann entsteht, wenn man zuerst das Chaos annimmt und eine Struktur hinzufügt, die darauf basiert, wie das eigene Gehirn die Dinge auf natürliche Weise verbindet, habe ich vor ein paar Tagen meine Ordnerstruktur aufgelöst. Denn die effektivsten Systeme entwickeln sich organisch durch die Nutzung, nicht durch starre Struktur oder Planung. Und das gilt natürlich auch für das persönliche Wissensmanagementsystem bzw. den digitalen Zettelkasten.
In Obsidian kommt man selbstverständlich nicht ganz ohne Ordner aus. Beispielsweise ist es sinnvoll, wenn man Vorlagen – z.B. für eine tägliche Notiz – in einem eigenen Ordner speichert, den man dann in den Einstellungen zuweisen kann. Es kommt auch vor, dass externe Erweiterungen einen eigenen Ordner benötigen. Excalidraw ist so ein Plugin, das in einem Ordner verschiedene Dateien für denen eigenen Betrieb ablegt. Dazu gehören heruntergeladene Scripts und ähnliches. Und auch mein Logbuch mit den täglichen Notizen habe ich nach wie vor in einem eigenen Ordner belassen.
Durch den Schritt aus der hierarchischen Ordnerstruktur in die heterarchische Ordnerlosigkeit bekommen Schlagworte, Links und Backlinks, Bookmarks und gespeicherte Suchabfragen wieder mehr Bedeutung. Und auch Strukturnotizen, in denen ich andere Notizen nach bestimmten Themen verlinke, haben mehr Berechtigung. Diese Strukturnotizen lassen sich dank Bases sogar dynamisch erstellen und nehmen neu hinzugekommene Notizen dann automatisch auf. Zum Beispiel habe ich eine solche Strukturnotiz für meine Rezeptsammlung angelegt.
Fazit
Die ideale Ordnerstruktur für Obsidian gibt es nicht. Man sollte immer Strukturen so wählen wie sie für einen selbst, individuell im alltäglichen Workflow am besten passen. Für mich sind nach dem Auflösen meiner Ordnerstruktur alle Puzzleteile an ihren Platz gefallen. Seither fühlt sich mein Vault tatsächlich freier und ungezwungener an. Aber nur, weil die völlige Ordnerlosigkeit für meine Arbeitsweise gut passt, muss es nicht bedeuten, dass das auch für jede und jeden ebenfalls funktioniert. Denn die Strukturen anderer sind zwar ein guter Ausgangspunkt und Inspiration, jedoch ist es gegen die Natur, wenn man seine eigenen Arbeitsweisen und Gewohnheiten in fremde Strukturen zwingt.