Vor mittlerweile mehr als einem Jahr habe ich mein Aufgabenmanagement deutlich vereinfacht. Die rein manuelle Methode ohne externe Erweiterungen und mit lediglich drei Arten von Aufgabenlisten basiert auf drei einfachen Regeln.
Stephan Ango ist CEO von Obsidian und nutzt die App unter anderem auch für das Aufgabenmanagement. Seine Methode ist auf das Wesentliche reduziert. Er erstellt einen Wochenplan und trägt dort die Aufgaben für die Woche ein. Unter der Woche können weitere Aufgaben ergänzt werden. Normalerweise schreibt er die Aufgabenliste jede Woche neu, ohne dabei die Liste der Vorwoche zu berücksichtigen. Das hilft ihm zu entscheiden, welche Aufgaben aus der Vorwoche nicht weiterverfolgt oder noch erledigt werden müssen. Unerledigte Aufgaben, an die er sich beim Erstellen des neuen Wochenplans erinnert, werden aus der Vorwoche übertragen. Alles andere war wahrscheinlich nicht so wichtig und kann seiner Meinung nach entfallen.
Grundsätzlich hat Ango damit schon recht, denn man sollte ja nicht die ganze Zukunft in eine Aufgabenliste stopfen. Zu lange Aufgabenlisten können sich rasch zu einem Datenfriedhof entwickeln und zudem auch demotivierend wirken. Aufgaben, die in mehr als ein paar Tagen – also in der ferneren Zukunft – fällig sind, oder jene, die man sich für später notieren will, erfasst man am besten in eigenen Listen oder direkt in den Strukturnotizen für Projekte. Wie viele Dateien mit Aufgabenlisten man dafür in Obsidian anlegt, bleibt jeder und jedem selbst überlassen. Die Administrierbarkeit der Aufgabenliste und der damit verbundenen Verwaltungsaufwand sollte jedoch berücksichtigt werden.
Für mein Aufgabenmanagementsystem in Obsidian gibt es drei Arten von Aufgabenlisten und je eine konkrete Regel dazu:
- Die erste Aufgabenliste ist der Tagesplan in der täglichen Notiz. Einzelaufgaben, die keinem Projekt oder keiner Notiz zu einem Thema zugeordnet sind, werden dort erfasst und zwar für jenes Datum, an dem sie zu erledigen respektive fällig sind. Daher werden tägliche Notizen auch regelmäßig für Tage in der nahen und mittleren Zukunft angelegt, sobald eine Aufgabe an diesem Datum zu erledigen oder fällig ist.
- Der Backlog ist die zweite Aufgabenliste. Er dient für alle Einzelaufgaben, die keinem Projekt oder keiner Notiz zu einem konkreten Thema zugeordnet sind und für die es (noch) kein Fälligkeitsdatum gibt. Er ist sozusagen ein Aufgabenspeicher, eine Merkhilfe für Dinge, die noch zu erledigen sind. Sobald eine Aufgabe aus dem Backlog zur Bearbeitung geplant wird, verschiebe ich sie in den Tagesplan in der täglichen Notiz zu dem Datum, an dem sie dann erledigt werden soll.
- Aufgaben, die einem Projekt oder einer Hauptnotiz zu einem bestimmten Thema zugeordnet sind, werden in einer Aufgabenliste erfasst, die sich direkt in der jeweiligen Projektstrukturnotiz oder Hauptnotiz befindet. Wenn eine Aufgabe daraus für die Bearbeitung geplant wird, füge ich einfach einen Link im Tagesplan in der jeweiligen täglichen Notiz zur betreffenden Projektstrukturnotiz oder Hauptnotiz ein.
Referenzmaterial wie beispielsweise Dateien oder E-Mails, die für die jeweilige Aufgabe relevant sind, werden mit Hookmark oder mithilfe eines Kurzbefehls verlinkt. Backlog und die Aufgabenlisten in den aktiven Projektstrukturnotizen werden wöchentlich durchgesehen und aufgeräumt, indem erledigte Aufgaben manuell nach unten verschoben werden und so die Listen der offenen Aufgaben übersichtlich bleiben.