Obsidian bietet mehrere Möglichkeiten, Projekte strukturiert und organisiert zu verwalten. Bloß mit Bordmitteln kann man entweder mit Canvas oder Bases einen Überblick über die Projekte im Vault bekommen. Während die Kanbanmethode manuell aktualisiert werden muss, ermöglicht die Bases-Funktion eine dynamische, automatisch aktualisierte Projektübersicht.
Mit Obsidian können Projekte strukturiert, organisiert und geplant werden. Eine gute Grundlage dafür ist die Projektstrukturnotiz, die ich im letzten Beitrag zu dieser kurzen Serie schon vorgestellt habe. Und sobald man mehrere Projekte bearbeitet und dafür auch mehrere Projektstrukturnotizen im Vault existieren, braucht es eine Übersicht. In der Ausgabe 26 der randNOTIZEN wurde zu diesem Zweck die Projektliste mit der Bookmarks-Funktion vorgestellt. Neben dieser sehr einfachen Methode gibt es noch weitere Möglichkeiten, mit denen man die Übersicht über alle Projekte im Obsidian-Vault behält. Das Ziel ist es, dafür ohne zusätzliche Plugins und bloß mit den eingebauten Bordmitteln auszukommen. Also schauen wir einmal, wie weit man damit kommt.
Projekte am Kanbanboard mit Canvas organisieren
Mit der Canvas-Funktion von Obsidian kann man sich ein einfaches Kanbanboard bauen, in dem man die Projekte auf virtuellen Karten in Spalten organisiert und so auch visuell im Überblick behalten kann.
Dazu legt man ein neues Canvas an und nennen es beispielsweise Projekt-Kanban. Die Spalten für das Kanbanboard erzeugt man mit Karten, die auch verschiedenfarbig gestaltet sein können. Die Bezeichnungen der Spalten trägt man als Überschriften in die Karten ein. Im Beispiel in der Abbildung unten entsprechen die Bezeichnungen der Spalten dem Status der Projektstrukturnotizen und visualisieren damit, welches Projekt als nächstes geplant werden soll, welches bereits geplant ist, welche Projekte derzeit aktiv bearbeitet werden und welche abgeschlossen sind.
Für die Projekte selbst zieht man einfach mit der mittleren Schaltfläche aus der Symbolleiste am unteren Fensterrand in der Canvas-Ansicht die Projektstrukturnotizen in die jeweiligen Spalten.
Mit Drag-and-drop können dann die Projekte am Kanbanboard zwischen den Swimlanes verschoben werden. Ein Nachteil dieser Methode mit Obsidian-Bordmitteln ist, dass die Projekte auf dem Kanbanboard ausschließlich mit dem jeweiligen Dateinamen der Projektstrukturnotiz bezeichnet werden und dies nicht mit einem sprechenderen Titel überschrieben werden kann, wie das in der zum Beispiel in der Projektliste mit den Lesezeichen möglich ist.
Das eigentliche Problem ist allerdings, dass weder das Kanbanboard auf dem Canvas, noch die Projektliste mit den Lesezeichen bei Statusänderungen in der Projektstrukturnotiz automatisch dynamisch angepasst werden. Die Aktualisierung muss für beide Projektübersichten manuell erfolgen.
Dynamische Projektübersicht mit Bases erstellen
Um eine dynamische Projektübersicht zu erzeugen, die sich bei Änderungen in den Projektstrukturnotizen – beispielsweise Änderungen am Status eines Projektes – automatisch aktualisiert, nutzt man am besten die Bases-Funktion von Obsidian. Damit hat man eine stets aktuelle Projektübersicht, ohne dass diese vorher manuell auf den letzten Stand gebracht werden muss.
Nachdem man eine neue Bases-Datei mit der Bezeichnung Projektübersicht angelegt hat, benennt man die beim Anlegen automatisch neu erzeugte Sicht auf aktuelle Projekte um, indem man oben links das Konfigurationsmenü aufruft.
Sofern nicht bereits als Layout Tabelle ausgewählt ist, wechselt man dieses. Anschließend im Menü Filter zunächst für alle Ansichten den Filter auf die Dateieigenschaft Typ setzen und dafür als Filterkriterien is und Projekt auswählen. Dadurch werden in allen Ansichten der neuen Projektübersicht.base nur Projektstrukturnotizen angezeigt. Danach im Menü Filter weiter unten bei Diese Sicht den Status der Projektstrukturnotizen festlegen, die in der Projektübersicht angezeigt werden sollen. Nachdem diese Sicht bereits auf aktuelle Projekte getauft wurde, sollen nur Projektstrukturnotizen mit dem Status aktiv, nächstes und geplant angezeigt werden.
Als nächstes legt man die Gruppierung und Sortierung für die Projektübersicht fest. Dazu wird im Menü Sortieren unter Gruppieren nach das Dateieigenschaftsfeld Status ausgewählt. Damit wird erreicht, dass alle Projektstrukturnotizen mit dem Status aktiv, danach jene mit dem Status geplant und dann die mit dem Status nächstes jeweils untereinander angezeigt werden, wenn man als Reihenfolge A → Z auswählt.
Im letzten Schritt wird dann noch festgelegt, welche Dateieigenschaften als Spalten in der Tabelle der Projektübersicht angezeigt werden sollen. Diese Dateieigenschaften wählt man im Menü Eigenschaften rechts oben aus. Im Beispiel hier sind das die Dateieigenschaftsfelder Dateiname, Typ, Geändert und tags.
Die Dateieigenschaft typ müsste eigentlich gar nicht angezeigt werden, wenn in der Projektübersicht ausschließlich Projektstrukturnotizen aufgelistet sein sollen. Wenn man aber darüber hinaus auch projektähnliche Notizen anzeigen will, wie zum Beispiel Blogartikel oder Newsletter, an denen man arbeitet, dann ist die Spalte typ in der Projektübersicht durchaus sinnvoll. Denn schließlich ist nicht immer alles, woran man arbeitet, auch gleich ein Projekt.
Wenn man übrigens in der Projektübersicht oben rechts auf + Neu klickt, wird eine neue Datei mit den ausgewählten Dateieigenschaften angelegt. So kann direkt aus der Projektübersicht heraus eine neue Projektstrukturnotiz erzeugt werden.
Fazit
Der Vorteil der hier vorgestellten Möglichkeiten zum Behalten des Überblicks über alle Projekte im Obsidian-Vault ist, dass man dafür ohne externe Erweiterungen auskommt. Früher gab es für das persönliche Projektmanagement in Obsidian mit Projects ein dediziertes Plugin, das jedoch seit Sommer 2024 nicht mehr weiterentwickelt und gepflegt wird und ein Jahr später offiziell archiviert wurde. Natürlich kann das Kanbanboard deutlich eleganter beispielsweise mit dem Kanban-Plugin erzeugt werden, das sich dann bei Änderungen am Status eines Projekts automatisch aktualisiert. Aber auch dieses Plugin – obwohl es in der Obsidian-Community sehr populär ist – hat sein letztes Update im Mai 2024 erhalten. Die Frage drängt sich auf, was mit den Kanbanboards passiert, wenn es eine neue Version von Obsidian gibt, die mit dem Plugin dann nicht mehr kompatibel ist, oder es dadurch gar zu Fehlern und eventuell Datenverlust kommt? Soll man für so wichtige Bereiche im persönlichen Projektmanagement also auf externe Plugins vertrauen, oder doch den teilweise zwar weniger komfortablen Weg mit Bordmitteln einschlagen? Letztendlich muss jede Nutzerin und jeder Nutzer diese Entscheidung selbst treffen. Sie sollte jedoch keinesfalls leichtsinnig und aus Bequemlichkeit getroffen werden. Die Langlebigkeit der eigenen Daten, sowie deren Zugänglichkeit müssen dabei stets im Vordergrund stehen.