Alle Artikel in: Produktivitäts- & Zeitmanagement

Neue Funktionen für Erinnerungen

Apple hat die neuesten Versionen der Betriebssysteme für iPhone und iPad vor knapp einer Woche veröffentlicht. Die Liste der neuen Funktionen für das iPad ist zwar diesmal in Summe recht überschaubar, dennoch sind bei iPadOS 14 ein paar Verbesserungen in der Erinnerungen-App mit an Bord. Angenehmere Eingabe Was sofort auffällt, ist das neue gestaltete Informationsfenster mit den Details zu einer Aufgabe, das deutlich aufgeräumter und übersichtlicher wirkt. Das macht die Eingaben beim Anlegen einer neuen Aufgabe in der neuen Version um einiges angenehmer. Auch die Auswahl eines Fälligkeitsdatums wurde vereinfacht. Anstelle der aus alten iOS-Versionen stammenden, umständlichen und schon recht angestaubten Rollen bewerkstelligt man das nun mit einem Klick in einer übersichtlichen Kalenderauswahl. Die Auswahl der Uhrzeit ist allerdings noch gewöhnungsbedürftig. Apple hat diese Designelemente übrigens auch an allen anderen Stellen in iPadOS 14 eingebaut. Mehr Intelligenz In Mail erkennt die Erinnerungen-App nun mögliche Aufgaben und macht dazu Vorschläge anhand vorheriger Aufgaben, die man aus Mail angelegt hat. Zudem werden auch Vorschläge zur Orten und Terminen unterbreitet. Am iPhone ist es mit iOS 14 möglich, eine …

Hyper-Scheduling

Hyper stammt aus dem Altgriechischen und steht für „über, oberhalb“ in Wortzusammensetzungen. Scheduling ist das englische Wort für Termin- bzw. Zeitplanung. Hyper-Scheduling bedeutet also soviel wie eine sehr intensive Über-Zeitplanung. Bei dieser Art der Planung werden alle Aufgaben und Termine in einen (oder mehrere digitale) Kalender eingetragen. Voraussetzung dafür ist genaues timeblocking, also das Blockieren von Zeitfenstern bzw. das Einteilen der täglich verfügbaren (Arbeits)Zeit in mehrere verschiedene Blöcke. Aber macht es Sinn, alle Aufgaben und Termine im Kalender einzutragen? Bei meiner Arbeit mit verschiedenen Projektleitern und auch Kollegen aus dem Lehrkörper an der FH, sowie Studierenden habe ich unterschiedliche Ausprägungen von Hyper-Scheduling gesehen und beobachten können. Die extremsten Ausprägungen von Hyper-Scheduling sahen dabei ungefähr so aus: Jeder Termin wird in zwei Farben (beruflich und privat, z.B. grün und blau) im Kalender eingetragen. Soweit so gut. Jede Aufgabe wird exakt in ihrer geschätzten Dauer in einer weiteren Farbe (z.B. orange) ebenfalls wie ein Termin im Kalender eingetragen. Weiße Flecken im Kalender führen bei den betroffenen Anwendern zu Unbehagen und sollen daher vermieden werden. Es entsteht also …

Der ultimative Tipp

YouTube-Produktivitätsprediger Carl Pullein hat (s)einen ultimativen Tipp verraten, mit dem man die eigene Produktivität massiv erhöhen kann. Der Tipp ist (wenig) überraschend einfach: Pullein rät, dass man sich jeden Abend, bevor man die Arbeit (im Büro oder zu Hause) für zehn Minuten in Ruhe und alleine hinsetzt und mit Kalender und ToDo-Liste den nächsten Tag plant. Dabei sollen nicht mehr als in Summe zehn Aufgaben eingeplant werden. Von diesen zehn Aufgaben sind zwei für die Erreichung persönlicher und/oder unternehmerischer Ziele reserviert und die restlichen acht können dann beliebige andere Aufgaben sein. Wenn man das fünf bis sieben mal pro Woche so macht, dann verspricht Pullein einen massiven Produktivitätsschub. Zugleich ist Pullein der festen Überzeugung, dass dieser massive Produktivitätsschub nur erreicht werden kann, wenn man diese Tagesplanung am Vortag durchführt und keinesfalls am Morgen des selben Tages. Nun, ich bin bei solch apodiktischen Tipps mit derart starken Einschränkungen von Natur aus skeptisch. Ich selbst bevorzuge die Planung meines Arbeitstages am Morgen nach einem ausgedehnten Spaziergang mit meinem Hund im Wald bei einer Tasse Kaffee. Meist brauche …

Die Reduktion der Listen

Aufgabenlisten sind ein alter Hut. Vermutlich existieren die schon so lange, wie Menschen eben versuchen, möglichst nichts zu vergessen, was erledigt werden soll. Es gibt dafür einfache, komplizierte und komplexe, analoge und digitale Systeme. Jeder muss für sich selbst herausfinden, was am besten passt. Als Faustregel gilt: wenn man mehr Zeit mit der ToDo-Liste verbringt, als mit der eigentlichen Arbeit, oder wenn die ToDo-Liste zu stressen beginnt, dann ist es das falsche System – und vermutlich viel zu kompliziert. Höchste Zeit also, etwas zu vereinfachen …

Erinnerungen an Things

Apple hat mit iOS, iPadOS 13 und macOS Catalina die hauseigene Erinnerungen-App mal so richtig aufgebohrt. Das Ergebnis ist eine durchaus respektable Aufgabenliste. So wie alle Apps aus dem Hause Apple, ist auch Erinnerungen auf das Wesentliche reduziert, was charmant und einschränkend zugleich ist. In den letzten Wochen habe ich die App unter iOS, iPadOS 13 und macOS Catalina getestet. Immer wieder kamen mir dabei sprichwörtlich Erinnerungen an Things. Denn so richtig überzeugen konnte die App dann doch noch nicht.