De facto ist E-Mail gleich alt, wie das Internet selbst. Bereits 1971 wurde der erste elektronische Brief von Ray Tomlinson verschickt. Das Versenden von elektronischen Nachrichten war auch schon in den 1980er-Jahren im damaligen ARPANET sehr beliebt. Mit der Verbreitung des Internets in den 1990er-Jahren wurde das E-Mail rasch sehr beliebt und ersetzt seither Telefax, Telegramm und Briefe mehr oder weniger komplett. Selbst die mittlerweile unüberschaubare Anzahl an Messaging-Apps konnte das E-Mail als professionelles Standardkommunikationsmittel nicht verdrängen.
Stressauslösend im Konnex mit E-Mail ist neben der Vielzahl an digitalen Poststücken, die Tag für Tag im Posteingang landen, insbesondere die Erwartungshaltung, dass ein soeben verschicktes E-Mail nur Sekunden später im virtuellen Postkasterl des bzw. der Empfänger einlangt und dadurch eine umgehend zeitnahe Rückmeldung möglich ist. Die ständige Verfügbarkeit der digitalen Post auf Smartphones und Tablets auch an Wochenenden und im Urlaub verstärkt diese Stress-Komponente. Davon darf man sich allerdings keinesfalls aus der Ruhe bringen lassen und sollte sich eher eine Strategie zurechtlegen, mit der man dem E-Mail-Frust vorbeugen kann.
Für meine Strategie gegen den E-Mail-Frust haben sich im Laufe der Jahre drei Gewohnheiten zur sogenannten KIS-Routine entwickelt:
- K wie kurz und knackig. Denn so sollen E-Mails grundsätzlich sein. Nicht mehr als fünf Sätze, dann muss eigentlich alles gesagt bzw. geschrieben sein. Ausnahmen von diesem 5-Satz-Prinzip bestätigen natürlich die Regel. Und E-Mails brauchen keine formalen Elemente wie Anreden oder Grußformeln. Wenn man sich damit unsicher fühlt, kann man darauf in der E-Mail-Signatur hinweisen.
- I wie Inbox Zero ist genau mein Ding. Konsequent wird zumindest einmal am Tag der digitale Posteingang in meinem Mailprogramm komplett geleert und alle dort befindlichen E-Mails werden entweder gelöscht, beantwortet oder für die weitere Bearbeitung vorgemerkt, beispielsweise als Anhang bzw. Link zu einer Aufgabe oder Notiz in Obsidian. Schließlich ist nur ein leerer Posteingang ein schöner Posteingang.
- S wie Sprints steht für Schnelligkeit. Aber eben nicht ständig schnell mal zwischendurch in der Warteschlange an der Supermarktkasse. Sondern maximal dreimal täglich für nicht mehr als 15 Minuten bearbeite ich den Posteingang im Mailprogramm. Je nach Tagesplan einmal morgens oder am Vormittag, dann am frühen Nachmittag und nochmal am Abend. Zugleich sind das in meinem Tages- bzw. Biorhythmus die Zeiten, zu denen mein Energielevel meist recht niedrig ist. Also ideale Zeitpunkte für das Abarbeiten und Beantworten von E-Mails. Apropos Beantworten: E-Mails beantworte ich nur, wenn es dafür eine Notwendigkeit gibt. Sinnlos-Antworten wie "Danke" oder "Super" vermeide ich grundsätzlich.
Mit der KIS-Routine ist es übrigens wie mit allen Produktivitätstipps: Man sollte nur das übernehmen, was für einen selbst funktionieren kann und den Rest am besten wieder vergessen.
