E-Mail ist eines der beliebtesten Kommunikationsmittel unserer Zeit, aber es ist Segen und Fluch zugleich. Manche nutzen ihren digitalen Posteingang gerne als Aufgabenliste, andere managen aus der Inbox ganze Projekte. Beides ist mehr als nur fragwürdig. Aber noch sonderbarer ist es, eine E-Mail im eigenen PKM-System abzuspeichern. Daher gehe ich der Frage nach, welche Gründe das haben könnte und wie man’s mit Obsidian hinbekommt.
E-Mail ist aus unserem heutigen (Arbeits)Leben nicht mehr wegzudenken. De facto ist die E-Mail gleich alt, wie das Internet selbst. Bereits 1971 wurde der erste elektronische Brief von Ray Tomlinson verschickt. Das Versenden von elektronischen Nachrichten war auch schon in den 1980er-Jahren im damaligen ARPANET sehr beliebt. Mit der Verbreitung des Internets in den 1990er-Jahren wurde die E-Mail rasch zu einem Standardkommunikationsmittel und ersetzt seither Telefax, Telegramm und Briefe mehr oder weniger komplett.
Raus aus dem Posteingang
Mein Verhältnis zur E-Mail als Kommunikationsmedium ist höchst ambivalent. Praktisch und unverzichtbar auf der einen und mühsam bis plagend auf der anderen Seite. Unabhängig davon – oder vielleicht eben deshalb – ist Inbox Zero genau mein Ding. Konsequent wird zumindest einmal am Tag der digitale Posteingang in meinem Mailprogramm komplett geleert und alle dort befindlichen E-Mails werden entweder gelöscht, beantwortet oder für die weitere Bearbeitung vorgemerkt, beispielsweise als Anhang an eine Aufgabe oder eine Notiz.
Sowohl das Aufgabenmanagement, als auch meine Notizen befinden sich in Obsidian. Dort versuche ich, alles möglichst schlank und einfach zu halten. Deshalb sehe ich keinen Sinn darin, eine komplette E-Mail in Obsidian zu speichern. Ein einfacher Link zur jeweiligen E-Mail tut’s auch, entweder für eine Aufgabe oder als Referenzmaterial in einer Notiz. Voraussetzung ist dann natürlich, dass man die E-Mail nicht löscht, sondern in der Mail-App archiviert. Übrigens verwende ich seit jeher die Standard-Mail-App von Apple. Die bietet den notwendigen Funktionsumfang für alles, was für E-Mails benötigt wird.
Markdown-Link per Drag-and-drop
Den Link zu einer E-Mail kann man unter macOS und i(Pad)OS einfach per Drag-and-drop erzeugen. Dazu zieht man die E-Mail an die gewünschte Stelle in Obsidian und lässt sie dort einfach „fallen“. Der so erzeugte Link funktioniert auf allen Apple-Plattformen. Wenn man also einen Link zu einer E-Mail am Mac in eine Notiz einfügt, dann kann man diesen Link auch am iPhone anklicken und gelangt zur E-Mail, sofern diese vom Mail-Programm geladen wurde.
Der Link, der per Drag-and-drop in Obsidian erzeugt wird, folgt automatisch der Markdown-Syntax [Betreff](message:%einunverständlicherZeichencode). Für die meisten Anwendungsfälle ist das völlig ausreichend.
Mail-Link per Siri-Kurzbefehl
Wenn man etwas mehr Informationen zur E-Mail an den Link mit anhängen möchte, wie beispielsweise den Namen des Absenders, dann greift man am besten zum Siri-Kurzbefehl von John Voorhees. Dieser Siri-Kurzbefehl wird Mail-Link genannt und verwendet AppleScript, um die URL einer E-Mail mit dem Betreff zu verknüpfen und in Markdown-Formatierung auszugeben. Der Link wird um den Namen des Absenders ergänzt und beides zusammen in die Zwischenablage zur weiteren Verwendung gespeichert.
Apples Mail-App verfügt über eine umfangreiche AppleScript-Unterstützung, die den Zugriff auf eine Vielzahl an Komponenten einer Nachricht recht einfach ermöglicht. Daher kann man dieses AppleScript mit etwas Kenntnissen selbst erweitern. Ich habe lediglich das englische „from“ vor dem Absendernamen durch das deutsche „von“ ersetzt. Und weil dieser Siri-Kurzbefehl AppleScript verwendet, funktioniert er natürlich nur unter macOS. i(Pad)OS unterstützt leider kein AppleScript. Die erzeugten Links können jedoch am iPhone und iPad problemlos genutzt werden, da sie identisch mit der Drag-and-drop-Variante sind.
Hinterlegt man für Mail-Link in der Kurzbefehle-App eine Tastenkombination, dann kann man den Siri-Kurzbefehl damit ganz bequem direkt in der Mai-App ausführen.
Fazit
Wenn man – so wie ich – Inbox Zero praktiziert, ist es ab und an erforderlich, eine E-Mail als weiterführende Informationsquelle beispielsweise zu einer Aufgabe zu speichern. Den kompletten Inhalt einer E-Mail, vielleicht sogar samt Dateianhängen in Obsidian zu speichern, ist meiner Meinung und Erfahrung nach nicht notwendig. Ein Link zur E-Mail, die im Archiv-Ordner der Mail-App liegt, ist dafür völlig ausreichend.