Obsidian eignet sich wunderbar für das Aufgabenmanagement. Darüber wurde hier im Blog schon das eine oder andere Mal berichtet. Allerdings sind die bisher vorgestellten Systeme durchaus kompliziert und orientieren sich am GTD-Ansatz von David Allen. Auf der Suche nach einfacheren Möglichkeiten bin ich auf den Blogeintrag von Stephan Ango gestoßen. Darin beschreibt er seine Methode für das Aufgabenmanagement mit Obsidian, die verblüffend reduziert und faszinierend einfach ist.
Warum einfach, wenn es kompliziert auch geht?
Das Aufgabenmanagement in Obsidian habe ich vermutlich aus Gewohnheit in Anlehnung an dedizierte To-do-Apps wie Things, Omnifocus, ToDoist, Wunderlist, oder Apples Erinnerungen-App umgesetzt. Es gab zunächst mehrere Listen mit Aufgaben und nach einer Optimierung dann nur noch eine, sowie Aufgaben in diversen Projektnotizen. Um den Überblick zu behalten, waren das Tasks-Plugin und mehrere Abfragen beispielsweise in der täglichen Notiz erforderlich. Dieses System funktioniert zwar einwandfrei, ist jedoch ziemlich kompliziert geworden. Und weil komplizierte Systeme – auch wenn man sie selbst entwickelt und gebaut hat – nicht leicht zu überblicken sind, wurde der Drang zur Vereinfachung immer größer. Bei der Recherche bin ich auf die Methode von Stephan Ango gestoßen.
Die Ango-Methode
Stephan Ango ist CEO von Obsidian. Gemeinsam mit Shida Li als CTO und Erica Xu als COO leitet er die Geschäfte des Unternehmens. In der Obsidian-Gemeinde ist Stephan Ango unter dem Pseudonym kepano besser bekannt. In seinem Blog schreibt er über die grundlegenden Prinzipien von Obsidian und berichtet darüber, zu welchen Zwecken und wie er selbst die App verwendet. Unter anderem nutzt er Obsidian auch für das Aufgabenmanagement. Seine Methode ist – wie bereits erwähnt – auf das Wesentliche reduziert. Er erstellt einen Wochenplan und trägt dort die Aufgaben für die Woche ein. Unter der Woche können weitere Aufgaben ergänzt werden. Normalerweise schreibt er die Aufgabenliste jede Woche neu, ohne dabei die Liste der Vorwoche zu berücksichtigen. Das hilft ihm zu entscheiden, welche Aufgaben aus der Vorwoche nicht weiter verfolgt oder noch erledigt werden müssen. Unerledigte Aufgaben, an die er sich beim Erstellen des neuen Wochenplans erinnert, werden aus der Vorwoche übertragen. Alles andere war wahrscheinlich nicht so wichtig und kann entfallen.
Kombination mit Agile Multi-Scale Planning
Kernelemente der Ango-Methode sind die wöchentliche Aufgabenliste, eine Art wöchentlicher Review-Prozess, um über die Relevanz der bisher unerledigten Aufgaben zu entscheiden und reines Markdown, ohne externe Erweiterung. Diese einfache Methode für das Aufgabenmanagement lässt sich mühelos in das Agile Multi-Scale Planning integrieren.
Ergänzend dazu kann man eine Aufgabenliste für all jene Aufgaben führen, die erst zu einem späteren Zeitpunkt fällig sind, beispielsweise in ein paar Monaten. Wenn man sich das Fälligkeitsdatum zur Aufgabe notiert, kann das zugleich der Link zur täglichen Notiz sein. Zudem können projektspezifische Aufgaben in Projektnotizen gesammelt werden. Von dort aus werden sie dann entweder in den Quartals- oder Wochenplan übertragen bzw. wird von dort auf die jeweilige Projektnotiz verwiesen.
Fazit
Mein Selbstversuch mit der Kombination aus Ango-Methode und Agile Multi-Scale Planning hat ergeben, dass das Aufgabenmanagement auch mit einfachen Methoden gut funktioniert. Die Reduktion auf das Wesentliche bringt nicht nur eine bessere Übersicht, sondern dadurch auch mehr Klarheit. Zudem zwingt die Ango-Methode dazu, zumindest einmal in der Woche die Aufgabenliste zu durchforsten und alles, was nicht mehr wichtig ist, radikal zu löschen. Unnötig lange Aufgabenlisten werden so vermieden und das Ganze gelingt ohne komplizierte Dashboards, Perspektiven, Suchabfragen oder Automationen.