Aufgabenmanagement und ToDo-Listen sind oftmals schlichtweg „a pain in the a**“, wie man so schön auf Englisch sagt. Dass das nicht so sein muss, behaupten viele Hersteller einschlägiger Apps. Und die gibt es – wie ich hier ja schon einmal geschrieben habe – mittlerweile wie Sand am Meer. Nach einer jahrelangen Odyssee auf der Suche nach der (zumindest nahezu) perfekten Software für das Aufgabenmanagement und Organisieren meiner ToDo-Listen bin ich an den seinerzeitigen Ausgangspunkt zurückgekehrt und vor einem halben Jahr bei wieder bei OmniFocus gelandet. 

Bevor’s losgeht, noch ein Hinweis: dieser App-Tipp ist zugleich auch der Auftakt zu einer mehrteiligen Artikelserie über OmniFocus hier im Blog. In den noch folgenden Beiträgen werden Themen wie der Weg einer Aufgabe durch OmniFocus, Perspektiven, Projektplanung, das Zusammenspiel mit anderen Apps und Automatisierung behandelt, die etwas mehr Einblick in die vielfältigen Möglichkeiten dieser App bringen.

Das erste Mal bin ich in 2009 auf OmniFocus aufmerksam geworden. Aber es hat ein Weilchen gedauert, bis ich mich damit richtig anfreunden konnte. Rund herum schossen zu dieser Zeit die Web-Apps für das Aufgabenmanagement wie die sprichwörtlichen Schwammerl aus dem Boden. Viele davon habe ich in den darauf folgenden Jahren ausprobiert und auch zuletzt hier im Blog darüber geschrieben. Wesentlich produktiver hat mich diese Ausprobiererei aber auch nicht gemacht und ich kann eigentlich nur davon abraten. Jedoch konnte ich sehen, dass – wiederum sprichwörtlich – nicht alles Gold ist, was glänzt.

Als im vergangenen Jahr dann die Version 2.0 von OmniFocus auf den Markt kam, habe ich mir eine Testversion installiert. Die Flexibilität dieser App, der Funktionsumfang und das neue Design haben mich begeistert. Von der Funktionalität her war OmniFocus ohnehin schon immer auf einem sehr hohen Niveau und ließ bereits in den Versionen 1.n kaum Wünsche offen.

Schließlich haben mich zum letzten Jahreswechsel folgende Argumente zur Rückkehr zu OmniFocus bewogen (Spoiler: und die habe ich bis jetzt nicht bereut):

• Eine äußerst flexibel anpassbare und frei konfigurierbare Projekt- und Ordnerstruktur, mit der einzelne Projekte und Aufgabenlisten in Gruppen und auch in Ordnern zusammengefasst werden können.
• Projekte und Aufgaben können bis zu einem gewissen Startdatum zurückgestellt werden. Etwas sperrig ist das Startdatum in OmniFocus mit „Zurückstellungsdatum“ bezeichnet. Jedenfalls ist es ein tolles Werkzeug, um Aufgaben und Projekte neben einem Fälligkeitsdatum auch mit einem Startdatum zu versehen und dadurch besser zeitlich eintakten zu können. Aufgaben oder Projekte, die nur mit einem Start- bzw. Zurückstellungsdatum angelegt wurden, erscheinen ganz unauffällig zum gewünschten Zeitpunkt in der Aufgabenliste. Ohne Erinnerungs-Trara und ohne rotes Hinweis-Badge am App-Icon. Angenehmer Nebeneffekt: Stressreduktion, da nicht immer der Eindruck von der gnadenlosen Fälligkeit einer oder gar mehrerer Aufgaben zugleich suggeriert wird.
• Nach den eigenen Anforderungen konfigurierbare Perspektiven erleichtern das tägliche Aufgabenmanagement. Perspektiven sind eine Art Filter, mit denen zum Beispiel alle heute fälligen und die bis heute zurückgestellten Aufgaben und Projekte in einer Liste angezeigt werden können, die beliebig strukturierbar ist (z.B. nach Kontext, nach Projekten, etc.).
• Es gibt nur eine (eingebaute) Prioritätsstufe. Ganz nach dem Motto: entweder ist eine Aufgabe wichtig oder eben eine „normale“ Aufgabe. Man kann das in OmniFocus mit einem Klick auf eine kleine Flagge bewerkstelligen, um Aufgaben (als wichtig) zu markieren bzw. farblich hervorzuheben. Wem das zu wenig ist, der kann zusätzlich mit der Kontext-Funktion beliebig viele Prioritätsstufen anlegen.
• Mit der integrierten Review-Funktion schließt sich der Kreislauf des Aufgabenmanagements in OmniFocus. In periodischen oder frei definierbaren Zeitabständen lassen sich damit Aufgabenlisten und Projekte hinsichtlich deren Aktualität, der nächsten anstehenden Aufgaben, etc. überprüfen. Eine tolle Funktion für den wöchentlichen (P)Review.
• OmniFocus kennt drei verschiedene Möglichkeiten, wie ein Projekt ablaufen kann. Neben den „Sammelbecken“-Listen für Einzelaufgaben gibt es parallel und sequentiell ablaufende Projekte. Insbesondere die sequentiell ablaufenden Projekte sind sehr praktisch, denn durch die Reihenfolge der Aufgaben in diesem Projekt wird auch der Ablauf definiert. Sobald eine Aufgabe als erledigt markiert ist, startet automatisch bzw. zum definierten Start-/Zurückstellungsdatum die nachfolge Aufgabe.

User Interface und Bedienung

Das User-Interface von OmniFocus ist vom Design her hell und freundlich, sehr aufgeräumt und übersichtlich gestaltet und kann zudem flexibel an eigene Bedürfnisse angepasst werden. Auch ein Dark-Mode ist verfügbar.

Die Funktionsweise von OmniFocus ist an die GTD-Methode von David Allen angelehnt. Dabei spannt OmniFocus die für den GTD-Ansatz typische zweidimensionale Ebene auf, mit Projekten, Ordnern, Verantwortungsbereichen, etc. auf der einen und dem jeweiligen Kontext auf der anderen Achse.

Das nachstehende Video zeigt sehr anschaulich die wesentlichen Funktionen und die grundsätzliche Arbeitsweise von OmniFocus:

Natürlich kann man mit OmniFocus auch ohne GTD, oder nach einem anderen (methodischen) Ansatz arbeiten.

Der OmniSync-Server sorgt dafür, dass Projekte, Aufgaben, Kontextlisten und auch Einstellungen zwischen allen Geräten, auf denen man OmniFocus im Einsatz hat, abgeglichen und synchronisiert werden. Wer den OmniSync-Server nicht verwenden möchte, kann die Synchronisierung auch über einen eigenen WebDAV-fähigen Server bewerkstelligen oder OmniFocus lokal am eigenen Rechner benutzen. Jede Änderung und Dateneingabe löst einen Sync aus. Dadurch sind immer alle Geräte auf aktuellem Stand. Dieser so genannte Push-Sync funktioniert konfliktfrei und automatisch, so dass man nur äußerst selten manuell einen Sync in der App auslösen muss.

Die Mac-Version der App ist – wie oben schon erwähnt – sehr flexibel anpassbar. Sogar die Icons für Perspektiven und Favoriten, sowie mit etwas Geschick auch für die voreingestellten Funktionen lassen sich nach eigenen Vorlieben austauschen. Die Icons für die Perspektiven werden übrigens über alle Geräte synchronisiert und sind dann auch am iPhone und iPad verfügbar. Schöne Icon-Sätze gibt es bei Icons & Coffee (kostenpflichtig) und von deaghean (kostenlos, via GitHub).

OmniFocus ist sowohl in OS X (bzw. macOS, wie es bald heissen wird) und iOS bestens integriert. Interaktionen sind mit vielen anderen Apps möglich. Ganz besonders toll versteht sich OmniFocus mit Airmail und Evernote. Zudem ist die App auch skriptfähig und man kann mit dem in diesem Frühjahr hinzugefügten URL-Schema auch unter iOS hervorragend automatisieren.

Aber wo Licht ist, ist auch Schatten. Und so gibt es sogar in sehr guten und ausgereiften Apps wie OmniFocus noch Verbesserungspotential. Die tägliche Arbeit würde durch die folgenden Features sicher noch mehr erleichtert werden:

• Ein Datumsfinder für die Schnelleingabe in der Mac-Version.
• Tags bzw. Schlagworte für Aufgaben für eine Verbesserung von Suchergebnissen bzw. als zusätzliches Filterkriterium in den Perspektiven. Derzeit kann nur ein Kontext pro Aufgabe eingegeben werden. Das ist grundsätzlich auch gut so, aber eine zusätzliche Beschlagwortung von Aufgaben und Projekten wäre hilfreich.
• Das Teilen von Aufgaben bzw. gemeinsamen Projekte mit anderen Personen (also eine Sharing-Funktion).

Community

Rund um OmniFocus hat sich, nicht zuletzt auch durch den Einsatz der OmniGroup, eine aktive Community gebildet. Es gibt viele englischsprachige Blogs, Bücher und Video-Anleitungen. Hier ein paar Empfehlungen vor allem für Einsteiger aber auch fortgeschrittene User:

• The OmniFocus Video Field Guide von David Sparks (kostenpflichtig)
• Die kostenlosen Video-Tutorials auf der OmniFocus Website
• Die zum Teil kostenpflichtigen Tipps, Workflows, Webinars und Video-Kurse auf der Website von Learn OmniFocus
• Die Website Inside OmniFocus mit kostenlosen Tipps und Tricks.
• Die kostenlosen OmniFocus Tutorials von Asian Efficiency
• Die kostenlose Artikelserie zu OmniFocus von Sven Fechner
• Das Buch Creating Flow with OmniFocus von Kourosh Dini
• Das OmniFocus User Forum

Kosten

OmniFocus ist nicht billig. Ganz im Gegenteil, die App schlägt in der günstigsten Version für den Mac mit 39,99 EUR zu buche. Für die Professional-Version muss man dann schon satte 79,99 EUR hinblättern. Upgrades von älteren Versionen sind ab 19,99 EUR zu haben. Die iOS-Version für iPhone und iPad gehört auch zu den teuersten Apps im App Store. 39,99 EUR muss man für die Basisvariante und 58,99 EUR für die Professional-Version berappen.

Will man OmniFocus sowohl am Mac als auch am iPhone und iPad in der Professional-Version nutzen, kostet das in Summe immerhin knappe 120 EUR.

Die Mac-Version kann sowohl im Mac App Store als auch direkt über den Web-Store der Omnigroup bezogen werden. Die iOS-Version ist ausschließlich über den App Store von Apple zu bekommen.

Fazit

Die App bietet dem professionellen Anwender einen umfassenden Funktionsumfang für das Aufgabenmanagement und lässt eigentlich keine Wünsche offen, solange man nicht damit im Team arbeiten will. Sicherlich gibt es einen spürbaren Einlerneffekt, denn ohne etwas Einarbeitung in die Funktionsweise und den Funktionsumfang kann aus der App nicht alles herausgeholt werden, was sie bietet.
Bleiben als einziger Nachteil die recht hohen Kosten. Dafür betreibt man mit OmniFocus das Aufgabenmanagement am Mac und unter iOS auf höchstem Niveau und bekommt ein richtig schönes Stück Software.

Weitere Artikel aus der OmniFocus-Serie gibt’s hier.