Alle Artikel mit dem Schlagwort: Produktivität

Hyper-Scheduling

Hyper stammt aus dem Altgriechischen und steht für „über, oberhalb“ in Wortzusammensetzungen. Scheduling ist das englische Wort für Termin- bzw. Zeitplanung. Hyper-Scheduling bedeutet also soviel wie eine sehr intensive Über-Zeitplanung. Bei dieser Art der Planung werden alle Aufgaben und Termine in einen (oder mehrere digitale) Kalender eingetragen. Voraussetzung dafür ist genaues timeblocking, also das Blockieren von Zeitfenstern bzw. das Einteilen der täglich verfügbaren (Arbeits)Zeit in mehrere verschiedene Blöcke. Aber macht es Sinn, alle Aufgaben und Termine im Kalender einzutragen? Bei meiner Arbeit mit verschiedenen Projektleitern und auch Kollegen aus dem Lehrkörper an der FH, sowie Studierenden habe ich unterschiedliche Ausprägungen von Hyper-Scheduling gesehen und beobachten können. Die extremsten Ausprägungen von Hyper-Scheduling sahen dabei ungefähr so aus: Jeder Termin wird in zwei Farben (beruflich und privat, z.B. grün und blau) im Kalender eingetragen. Soweit so gut. Jede Aufgabe wird exakt in ihrer geschätzten Dauer in einer weiteren Farbe (z.B. orange) ebenfalls wie ein Termin im Kalender eingetragen. Weiße Flecken im Kalender führen bei den betroffenen Anwendern zu Unbehagen und sollen daher vermieden werden. Es entsteht also …

Der ultimative Tipp

YouTube-Produktivitätsprediger Carl Pullein hat (s)einen ultimativen Tipp verraten, mit dem man die eigene Produktivität massiv erhöhen kann. Der Tipp ist (wenig) überraschend einfach: Pullein rät, dass man sich jeden Abend, bevor man die Arbeit (im Büro oder zu Hause) für zehn Minuten in Ruhe und alleine hinsetzt und mit Kalender und ToDo-Liste den nächsten Tag plant. Dabei sollen nicht mehr als in Summe zehn Aufgaben eingeplant werden. Von diesen zehn Aufgaben sind zwei für die Erreichung persönlicher und/oder unternehmerischer Ziele reserviert und die restlichen acht können dann beliebige andere Aufgaben sein. Wenn man das fünf bis sieben mal pro Woche so macht, dann verspricht Pullein einen massiven Produktivitätsschub. Zugleich ist Pullein der festen Überzeugung, dass dieser massive Produktivitätsschub nur erreicht werden kann, wenn man diese Tagesplanung am Vortag durchführt und keinesfalls am Morgen des selben Tages. Nun, ich bin bei solch apodiktischen Tipps mit derart starken Einschränkungen von Natur aus skeptisch. Ich selbst bevorzuge die Planung meines Arbeitstages am Morgen nach einem ausgedehnten Spaziergang mit meinem Hund im Wald bei einer Tasse Kaffee. Meist brauche …

Die Reduktion der Listen

Aufgabenlisten sind ein alter Hut. Vermutlich existieren die schon so lange, wie Menschen eben versuchen, möglichst nichts zu vergessen, was erledigt werden soll. Es gibt dafür einfache, komplizierte und komplexe, analoge und digitale Systeme. Jeder muss für sich selbst herausfinden, was am besten passt. Als Faustregel gilt: wenn man mehr Zeit mit der ToDo-Liste verbringt, als mit der eigentlichen Arbeit, oder wenn die ToDo-Liste zu stressen beginnt, dann ist es das falsche System – und vermutlich viel zu kompliziert. Höchste Zeit also, etwas zu vereinfachen …

Erinnerungen an Things

Apple hat mit iOS, iPadOS 13 und macOS Catalina die hauseigene Erinnerungen-App mal so richtig aufgebohrt. Das Ergebnis ist eine durchaus respektable Aufgabenliste. So wie alle Apps aus dem Hause Apple, ist auch Erinnerungen auf das Wesentliche reduziert, was charmant und einschränkend zugleich ist. In den letzten Wochen habe ich die App unter iOS, iPadOS 13 und macOS Catalina getestet. Immer wieder kamen mir dabei sprichwörtlich Erinnerungen an Things. Denn so richtig überzeugen konnte die App dann doch noch nicht.

Inbox-Projektmanagement

Projekte leben von und durch Kommunikation. Eines der zentralen Kommunikationsmedien der Gegenwart ist die gute alte E-Mail. Ja die E-Mail ist alt, richtig alt sogar. Bereits 1971 wurde der erste elektronische Brief von Ray Tomlinson verschickt. Das Versenden von elektronischen Nachrichten war auch schon in den 1980er-Jahren im damaligen ARPANET sehr beliebt. Mit der Verbreitung des Internets in den 1990er-Jahren wurde die E-Mail rasch zu einem Standardkommunikationsmittel und ersetzt seither Telefax, Telegramm und Briefe mehr oder weniger komplett.