Kostenmanagement ist ein Managementprozess, der zur Analyse und Beeinflussung der Kosten eines Unternehmens dient. Da man unter einem Projekt auch ein Unternehmen auf Zeit verstehen kann, dürfen diese Ansätze auf Projekte übertragen werden. Im PMBOK-Guide sind für das Kostenmanagement drei Hauptprozesse vorgesehen:
- Kostenschätzung: darunter wird die Schätzung der Kosten je Projektvorgang verstanden.
- Kostenplanung: davon umfasst sind die Kostenermittlung je Vorgang (Budgetplanung) nach zeitlichen und sachlichen Kriterien samt Erstellung einer Kostenprognose (Kostenentwicklung).
- Kostensteuerung: umfasst die Kontrolle der Kostenentwicklung samt Berichtswesen und die Kostenplananpassung.
Wichtig erscheint, dass im PMBOK-Guide das sog. „Forecasting“, also die Prognoseberechnung als Bestandteil der Kostenkontrolle definiert wird, wie aus der nachstehenden Abbildung „Project Cost Management“ aus dem PMBOK Guide unter dem dortigen Pkt. 7.3. „Control Costs“ und dort unter Pkt. .2.2 ersichtlich ist.
Bei Bauprojekten wird unter Kostenmanagement die Gesamtheit aller Maßnahmen der Kostenermittlung, der Kostenkontrolle und der Kostensteuerung verstanden. Das Kostenmanagement begleitet dabei kontinuierlich alle Phasen eines Projektes während der Planung und Ausführung bis zum Projektabschluss und befasst sich möglichst systematisch mit den Ursachen und Auswirkungen der Kosten. Im Unterschied zum PMBOK-Guide stellt bei Bauprojekten die Kostenschätzung bereits eine Stufe der Kostenplanung dar. Bei Bauprojekten gibt es im Kostenmanagement im Wesentlichen zwei Hauptprozesse:
- Kostenplanung ist die Vorausberechnung der entstehenden Kosten, die entsprechend dem Planungsfortschritt in den einzelnen Projektphasen ermittelt werden; man unterscheidet dabei die Stufen Kostenrahmen (Budgetierung in der Projektvorbereitung), Kostenschätzung (Vorentwurfsplanung), Kostenberechnung (Entwurfsplanung) und Kostenanschlag (Ausführungsvorbereitungsphase)
- Kostenverfolgung bestehend aus Kostenkontrolle (laufender Soll-/Ist-Vergleich einer aktuellen mit einer früheren Kostenermittlung bzw. den Budgetwerten), Kostensteuerung (gezieltes Eingreifen in die Kostenentwicklung, insbesondere wenn Abweichungen durch die Kostenkontrolle festgestellt werden) und Kostenprognose (Vorausberechnung der zu erwartenden Kosten zum Zeitpunkt der Projektfertigstellung)
Zentrales Werkzeug für das Kostenmanagement ist die so genannte Projektkostenrechnung, eine Sonderform der Kostenrechnung, die auf Projektebene durchgeführt wird. Die Projektkostenrechnung erfolgt auf Basis von Arbeitspaketen. Diese Arbeitspakete sind die Kostenstellen der Projektkostenrechnung, denen die einzelnen Kostenarten nach dem der Kostenrechnung zugrunde liegenden Verursacherprinzip zugeordnet werden.
Bei einem Bauprojekt sind die Kostenstellen die zur Ausführung gelangenden Gewerke (z.B. Baumeisterarbeiten, HKLS-Installationsarbeiten, Malerarbeiten, etc.) mit ihren jeweiligen Leistungsgruppen (z.B. Erdarbeiten, Beton- und Stahlbetonarbeiten, etc.) und den die Leistung beschreibenden Positionen (z.B. Schalung, Beton, etc.). Über die Baukostengliederung, die quasi der Kontenplan bei einem Bauprojekt ist, werden die Kostenstellen nach einer bauspezifischen Systematik in Gruppen, den so genannten Kostenbereichen (z.B. Aufschließung, Bauwerk – Rohbau, etc.), zusammengefasst. Es gibt nach der Ö-Norm B 1801-1 insgesamt 10 Kostenbereiche. Die letzte Hierarchieebene einer Baukostengliederung bilden die Summierungen der einzelnen Kostenbereiche zu den Bauwerkskosten, Baukosten, Errichtungskosten und schließlich Gesamtkosten.
Zur Philosophie des Kostenmanagements
Der Mensch hat dreierlei Wege, klug zu handeln
erstens durch Nachdenken,
das ist das Edelste
zweitens durch Nachahmen,
das ist das Leichteste
und drittens durch Erfahrung,
das ist das Bitterste (Konfuzius)
Im Sinne dieses Zitates sollte das Kostenmanagement aufgefasst und verstanden
werden, also durch Nachdenken Planungsprozesse vorausschauend zu optimieren.
Ziel ist es, durch das Kostenmanagement dem Planer und dem Bauherrn
gleichermaßen den dritten Weg zu ersparen.
Hier nun einer von vielen historischen Beweisen, dass das Kostenmanagement keine Erfindung unseres Jahrhunderts (Auszug aus Lukas 14, 28-30) ist.
„Denn wer von euch wird bei dem Plan, einen Turm zu bauen, sich nicht zuerst
hinsetzen und die Kosten berechnen, ob sein Vermögen reicht, um den Bau hoch zu
führen! Sonst könnten ihm, kaum dass er das Fundament gelegt hat, die Mittel
ausgehen, den Turm fertig zu bauen, und dann fangen die Zuschauer an, ihn zu
verspotten“ (Übersetzt von Ulrich Wilckens)
Für den Bauherren/ Investor ist neben der Funktion und Konstruktion die Einhaltung
des Kostenrahmens von eminenter Bedeutung, da für ihn eine Investition ein
wirtschaftliches Risiko bedeutet und diese bei einer Kostenüberschreitung
existenzbedrohend sein kann.
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