Projektmanagement
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Links (oder rechts) vom Meilenstein

Wer kennt sie nicht, die GANNT-Diagramme, die sich mit mehr als 2.000 Vorgängen über 3 DIN-A0 Blätter mit Schriftgröße 9 erstrecken und mit denen krampfhaft versucht wird, die Komplexität des gesamten Projektes abzubilden. Und das ohne Rücksicht auf Übersicht und Lesefreundlichkeit. Genau diese Termin- bzw. Balkenpläne fristen dann ein einsames Dasein, werden nur ungern von ihren Erstellern aktuell gehalten und auch von den Projektbeteiligten kaum gelesen.

Bei einem der Vorträge im Rahmen des PM Camp 2011 habe ich eine – wenn auch schon bekannte, aber immer noch spannende – Idee in Sachen Terminplanung und – management wieder aufgegriffen: den 1-Seiten-Terminplan. Dabei handelt es sich um eine Methode der Terminplanung, mit der immer die Vorgänge zwischen zwei Meilensteinen in übersichtlicher Form auf einem DIN-A4-Blatt dargestestellt werden – ganz nach dem Motto „reduziert auf das Wesentliche“. Die Vortragende (@lazyNadja) hat das in Ihrem Referat so skizziert, dass quasi immer „nur“ von einem zum nächsten Meilenstein geplant wird. Dazu gibt es einen übergeordneten Masterterminplan (Meilentsteinplan), der ebenfalls auf einer Seite den Rahmen für das gesamte Projekt vorgibt.

Dieser kaskadenartige Aufbau der Terminpläne zu einem (Bau)Projekt bringt neben einer deutlich besseren Lesbarkeit auch mehr Übersichtlichkeit und Transparenz ins komplexe Balkenplan-Wirrwarr. Durch den Einsatz von Hyperlinks lassen sich die einzelnen Terminpläne miteinander verknüpfen. So können sich die Projektbeteiligten dann jederzeit vom Groben ins feinste Detail klicken, ohne die Übersicht zu verlieren – sofern die elektronische Version des Terminplans sinnvoll strukturiert aufgebaut ist. Einen solchen strukturierten Aufbau erzielt man am einfachsten mit einer Terminplanung über die einzelnen Projektphasen und dann innerhalb der Projektphasen durch die Gewerke, welche in der jeweiligen Projektphase ausgeführt werden. In der Planungsphase sind natürlich primär Planungs- und Konsulentenleistungen als Gewerke zu verwenden, aber es kann auch z.B. der Bau einer Musterfassade damit abgebildet werden – im Detail natürlich auf einem eigenen 1-Seiten-Terminplan. In der Ausführungsphase kann man die zur Ausführung gelangenden Gewerke unter die Rohbau- und Ausbauphase summieren.
Ob man nun diesen kaskadenartigen Aufbau über Verdichtungsfunktionen (Ein-/Ausklappen von Sammelbalken) realisiert, oder tatsächlich auf mehreren, einzelnen 1-Seiten-Terminplänen, die über Hyperlinks miteinander verknüpft sind, ist wohl eher Geschmacksache. Die verdichtungsfähigen Terminpläne haben jedoch in Wahrheit den Nachteil, dass man darin eher der Versuchung erliegt, zu viel Komplexität hineinzupacken.

Ein meiner Meinung nach jedoch zentraler Nachteil der 1-Seiten-Terminplan-Methode ist die nur schwer automatisierbare Datenweitergabe zwischen den einzelnen Terminplan-Seiten bei der Fortschrittskontrolle. Hier ist der verdichtbare Aufbau über Sammelbalken deutlich im Vorteil. Aber wenn man nun die 1-Seiten-Terminplan-Philosophie auf einen All-in-one-Terminplan überträgt und den kaskadenartigen Aufbau vom Groben ins Feine über die Verdichtungsfunktion realisiert, schafft man diesen Spagat und kann zudem bei der Fortschrittskontrolle Zeit einsparen. Und man sieht bei einem auf diese Weise streng nach der 1-Seiten-Philosophie erstellten All-in-one-Terminplan in der Fortschrittskontrolle sehr rasch, ob man sich noch links vom Meilenstein (also noch im Plan) oder gar schon rechts davon befindet – demnach mit einem oder mehreren Vorgängen im Verzug ist.

Bildnachweis: Das Artikelbild “Meilenstein” wurde von mhoeffken auf Flickr unter einer Creative Commons Lizenz (CC BY 2.0) veröffentlicht.

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