Seit heute hat dieses Blog eine neue Kategorie: „Produktivitäts- & Zeitmanagement“ (kurz: PZM). Zugegeben, das Thema ist schon ein bisschen abgefrühstückt. Aber gleichzeitig ist es so spannend, wie nie zuvor. Denn die Möglichkeiten und Tools, mit denen wir unsere Zeit ideal nutzen und die Produktivität steigern können, sind vielfältig. Lifestyle-Themen wie Work/Life-Balance und ähnliches gibt es hier eher wenig bis gar nicht zu lesen. Ich werde mich primär mit PZM am Arbeitsplatz eines Projektmanagers beschäftigen und dazu über Methoden, Tools und eigene Erfahrungen berichten. 

Aber was ist eigentlich PZM? Ein Kernelement von PZM ist das Selbstmanagement. Steven Covey unterscheidet in seinem Buch „First Things First“ 4 Genereationen des Selbstmanagements, die auch bei Wikipedia zusammenfassend nachgelesen werden können. Das Spektrum reicht dabei vom reinen Zeitmanagement über die Planung und Prioritätenreihung, persönlichen Zielen und Werten bis hin zur Berücksichtigung der physischen Leistungsfähigkeit und mentalen Energie. Roy Baumeister und Kathleen Vohs diskutieren in Ihrem Buch „Handbook of Self-Regulation“ bereits die 5. Generation des Selbstmanagment. Fokussierung, Procrastination und Selbstmotivation sind dabei die zentralen Aspekte.

Eine der wohl bekanntesten Selbstmanagement-Methoden ist Getting Things Done (kurz: GTD). David Allen hat GTD in den 1990er Jahren des letzten Jahrhunderts als Buch (das mittlerweile ein Bestseller geworden ist und auch auf Deutsch erhältlich ist) publiziert. In der vollen Ausprägung erhebt GTD einen einen nahezu absolutistischen Anspruch. Manche Elemente von GTD sind schon ein wenig in die Jahre gekommen und erinnern an jene Zeiten, in denen man noch mehr papierorientiert gearbeitet hat. Sie lassen sich aber durchaus auch digital umsetzen. Einen guten Überblick zu GTD bekommt man auch bei Wikipedia oder auf der Website von David Allen und in seinem Blog. Der GTD-Ansatz bildet auch in meinem PZM-Modell die fundamentale Basis, aber dazu in einem gesonderten Beitrag später mehr.

PZM ist also eine Form des Selbstmanagements, bei der es neben dem Zeitmanagement auch die Maximierung der eigenen Produktivität oder der Produktivität eines Teams geht. Auf den ersten Blick scheint beides – das Produktivitäts- und das Zeitmanagement – direkt miteinander verknüpft zu sein. Denn je schneller ich meine Aufgaben erledige, umso mehr Zeit habe ich für weitere Aufgaben. Aber das täuscht! Und deshalb finde ich beim Produktivitäts- und Zeitmanagement die Feststellung, dass die Produktivität nicht direkt proportional der Effizienz und noch weniger Effizienz ein Gradmesser für Produktivität ist, besonders wichtig.

Effizient arbeiten bedeutet, ein Ziel oder Ergebnis mit möglichst geringem Mitteleinsatz – also nach dem ökonomischen Prinzip – zu erreichen. Effizienz ist demnach ein Maß für die Wirtschaftlichkeit. Produktivität ist per Definition das (Mengen)Verhältnis zwischen Output und Input, also zwischen dem Ergebnis und dem dafür aufgewendeten Mitteleinsatz. Im Konnex mit PZM könnte also der Input bzw. der Mitteleinsatz die für eine Aufgabe aufgewendete Arbeitszeit sein. Effizient ist dann derjenige, der die Aufgabe in der kürzesten Zeit erledigt hat. Das würde auch augenscheinlich die Produktivität erhöhen, denn es bliebe, wie bereits erwähnt, mehr Zeit für weitere Aufgaben. Da kommt aber die zu erreichende Qualität des Ergebnisses (also des Output) ins Spiel. Ist es nämlich bei der Bearbeitung einer Aufgabe auch oder primär wichtig, dass die Qualität des Ergebnisses möglichst hoch ist, ist der Faktor Zeit nur noch sekundär relevant. Es geht dann primär um die Qualität der Zielerreichung und man spricht von Effektivität. Frei nach Peter F. Drucker bedeutet also Effektivität „die richtigen Dinge tun“ und Effizienz „die Dinge richtig tun„. Wenn nämlich die Qualität ein bestimmender Faktor für den Output ist, dann ist auch der Input meist entsprechend zu erhöhen, damit die Qualität erreicht werden kann und man arbeitet nicht unbedingt effizient, aber jedenfalls effektiv. Somit hängt beim PZM die Produktivität primär vom zu erreichenden Output, also auch von der Qualität ab und erst in zweiter Linie vom dafür erforderlichen Input.

Bildnachweis: Das Artikelbild „5/365 getting things done“ wurde von Jack Fussell auf Flickr unter einer Creative Commons Lizenz (CC BY-NC-ND 2.0) veröffentlicht.