Projektmanagement
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Slow Projects

SpacesnailWer rastet, der rostet, meint ein altkluger Spruch. Aber der hat sich mittlerweile selbst überholt. Denn die Wiederentdeckung der Langsamkeit ist en vogue. In einigen Bereichen, wie zum Beispiel dem Tourismus oder der Gastronomie gibt es entschleunigte Konzepte schon seit einigen Jahren. Es gibt Slow Food, ja sogar Slow Coffee. Und allmählich manifestieren sich die Begriffe Entschleunigung und Langsamkeit als Synonyme für ein höheres Maß an Qualität und mehr Genuss bzw. Lebensfreude.

Im Projektgeschäft ist aber nach wie vor Geschwindigkeit der Maßstab – je schneller desto besser. Drei Thesen folgen nun, die belegen sollen, dass auch in Projekten etwas Langsamkeit und Entschleunigung positiv zum Projekterfolg beitragen können:

  • Mehr Zeit in der Projektvorbereitung reduziert Missverständnisse Eine genaue Vorbereitung des Projekts (die allgemeine PM-Lehre meint damit die Planung des Projekts) ist das Fundament für den Projekterfolg. Klar und eindeutig formulierte und zwischen den Beteiligten abgestimmte Projektziele sind dafür Voraussetzung. Damit das gelingt, ist ausreichend Zeit einzuplanen, damit Qualitäten, Quantitäten, Kosten und Termine aufeinander abgestimmt und mit den Erwartungshaltungen der Beteiligten abgeglichen werden können. Zu viele Projekte, über die auch aufgrund ihrer Größe und Bedeutung in den Medien berichtet wurde, haben uns schon gezeigt, was passiert, wenn eine gut fundierte Projektvorbereitung nicht, oder nur unzureichend gemacht wird.
  • Zeit die in die Planung investiert wird, spart Zeit Vor zehn Jahren habe ich in einem Artikel über Fast Track Projekte gemeinsam mit Kollegen geschrieben, dass das größte Zeiteinsparungspotential bei einem Bauprojekt in der Überlappung der Planungs- mit der Ausführungsphase liegt.  Das stimmt zwar heute auch noch, ist aber ein zweischneidiges Schwert. Eine gründliche Planung beinhaltet auch die Untersuchung mehrerer Varianten in einem interdisziplinären, iterativen Prozess. Das braucht ausreichend Zeit, damit die umzusetzende Variante sorgfältig ausgearbeitet werden kann. Nur wenn eine Variantenuntersuchung ausdrücklich nicht Bestandteil der Planungsaufgabe ist, kann es zu einer Beschleunigung der Planungsphase kommen. Und bei der Überlappung der Planungsphase mit der Ausführungsphase darf die eventuell daraus resultierende Fehleranfälligkeit der Planungsergebnisse nicht außer Acht gelassen werden. Zudem ist das Parallelschalten vom Planungs- und Ausführungsphase natürlich auch vom Projektabwicklungsmodell abhängig. Die klassische Einzelvergabe in Planung und Ausführung ist dafür weniger gut geeignet. Generalunternehmerprojekte, bei denen die Ausführungsplanung Bestandteil des Generalunternehmer-Leistungspakets ist, bieten für diese Phasenüberlappung schon mehr Spielraum.
  • Mehr Zeit für Kommunikation verbessert das Projektklima Dass mehr Zeit für Kommunikation ein Verbesserungspotential in Projekten darstellt, habe ich hier vor ein paar Wochen schon mal geschrieben. Mehr Zeit für Kommunikation soll jetzt nicht heißen, dass Besprechungen länger dauern oder öfter stattfinden sollen. Vielmehr ist damit die Fähigkeit des Projektmanagers gemeint, im oftmals hektischen Projektalltag oder zum Beispiel in Krisensituationen für die notwendige Entschleunigung zu sorgen. „Sometimes the fastest way to get there is to go slow“ singt Tina Dico in ihrem Song Count To Ten. Etwas mehr Langsamkeit im Projektalltag führt auch zu einer entspannteren Athmosphäre im Projektteam. Und das ist wieder der ideale Nährboden für Kreativität und Reduktion der Fehleranfälligkeit. Zudem steigt die Akzeptanz der zu treffenden Entscheidungen, weil die anstehenden Themen in Ruhe und mit Übersicht besprochen und abgestimmt werden können.

Etwas mehr Langsamkeit und weniger operative Hektik tun unseren Projekten gut. Es führt zu mehr Übersicht und wirkt sich positiv auf das Projektklima und somit auch auf den Projekterfolg aus. In diesem Sinne wünsche ich für 2015 slow projects!

Artikelbild: Spacesnail von Nash auf flickr.com

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