Produktivitäts- & Zeitmanagement
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Hyper-Scheduling

Hyper stammt aus dem Altgriechischen und steht für „über, oberhalb“ in Wortzusammensetzungen. Scheduling ist das englische Wort für Termin- bzw. Zeitplanung. Hyper-Scheduling bedeutet also soviel wie eine sehr intensive Über-Zeitplanung. Bei dieser Art der Planung werden alle Aufgaben und Termine in einen (oder mehrere digitale) Kalender eingetragen. Voraussetzung dafür ist genaues timeblocking, also das Blockieren von Zeitfenstern bzw. das Einteilen der täglich verfügbaren (Arbeits)Zeit in mehrere verschiedene Blöcke. Aber macht es Sinn, alle Aufgaben und Termine im Kalender einzutragen?

Bei meiner Arbeit mit verschiedenen Projektleitern und auch Kollegen aus dem Lehrkörper an der FH, sowie Studierenden habe ich unterschiedliche Ausprägungen von Hyper-Scheduling gesehen und beobachten können. Die extremsten Ausprägungen von Hyper-Scheduling sahen dabei ungefähr so aus:

  • Jeder Termin wird in zwei Farben (beruflich und privat, z.B. grün und blau) im Kalender eingetragen. Soweit so gut.
  • Jede Aufgabe wird exakt in ihrer geschätzten Dauer in einer weiteren Farbe (z.B. orange) ebenfalls wie ein Termin im Kalender eingetragen.
  • Weiße Flecken im Kalender führen bei den betroffenen Anwendern zu Unbehagen und sollen daher vermieden werden.

Es entsteht also ein buntes Mosaik an unterschiedlichen Kalendereinträgen. Man kann das sowohl in Papierform als auch elektronisch in einer Kalender-App machen. In einem Blogartikel schreibt David Sparks über seine Erfahrungen mit dem Hyper-Scheduling. Und warum für viele Menschen (auch für mich) diese extreme Form der Tagesplanung scheitert, bringt diese Rückmeldung und die daraus gefolgerte Erkenntnis auf den Punkt:

“Dear Dave, I tried your nerdy block schedule thing, but it was a bust by lunchtime. Even though I spent a bunch of time planning my day, nothing was getting done on time and I had to abandon it.” The reason for this particular problem is our shared inability to estimate how long it takes to get work done. If you try block scheduling but make the blocks too short, you’ll make yourself crazy.
Hyper-scheduling requires time and space.

Aber woher kommt Hyper-Scheduling und worin liegt der Nutzen? Man kann doch auch einfach mit einer Aufgabenliste (oder mehreren) arbeiten. Auf der Suche im Internet bin ich auf den Kalender von Benjamin Franklin gestoßen. Er teilt seinen Tag in sechs Blöcke ein:

  • 5 bis 8 Uhr: 3 Stunden Morgenroutine (Frühstück, Lesen, Tagesplanung und Vorbereitungen auf den Arbeitstag)
  • 8 bis 12 Uhr: 4 Stunden arbeiten
  • 12 bis 14 Uhr: 2 Stunden Mittagspause (Essen, Lesen, Administration)
  • 14 bis 18 Uhr: 4 Stunden arbeiten
  • 18 bis 22 Uhr: 4 Stunden Abendroutine (Aufräumen, Musik, Abendessen, soziale Kontakte/Konversation, Tagesbilanz)
  • 22 bis 5 Uhr: 7 Stunden Nachtruhe (schlafen)

Dieser Tagesplan ist sozusagen eine „light Version of Hyper-Scheduling“. Zudem stellt dieser Tagesplan auch eine meiner Meinung nach recht gute Einteilung dar. Mit ausreichend Zeit für eine Morgen- und Abendroutine, sowie eine Mittagspause. Aber das muss man sich natürlich nicht in den Kalender eintragen, denn schließlich sind das Gewohnheiten. Ein Tagesablauf, den man sich nach diesem Beispiel selbst anpassen und zur Gewohnheit werden lassen kann.

Beim Hyper-Scheduling geht es dann um eine genauere Einteilung der beiden 4-Stunden-Zeitblöcke für die tägliche Arbeit mit der vorhin oben kurz skizzierten Methodik. Cal Newport meint dazu, dass durch das Hyper-Scheduling eine Konfrontation der geplanten Aufgaben mit der Realität vor dem Hintergrund resp. der Tatsache eines limitierten Zeitbudgets (für die tägliche Arbeit) erfolgt. Das macht dann durchaus wieder Sinn, wenn man nämlich vermeiden möchte, dass man sich zu viel vornimmt. Denn weiße Flecken im Kalender sind mit der Hyper-Scheduling-Methode rasch ausgefüllt. Aber ob man dieses Pensum dann auch tatsächlich schafft, verrät der beste Kalender nicht.

Die Trennung von Terminkalender und Aufgabenliste ist grundsätzlich eine gute Basis für die Tagesplanung. Das Zusammenschalten beider Werkzeuge zu einem hat für mich keinen erkennbaren Mehrwert. Lediglich der Aspekt der zeitlichen Abschätzung, wie viele Aufgaben man sich an einem Tag aufhalsen kann, sollte berücksichtigt werden. Bei meiner Aufgabenplanung nutze ich stattdessen allerdings lieber eine einfache 3er-Regel: nie mehr als drei Aufgaben, die an genau dem Tag zu erledigen bzw. fällig sind und jeweils voraussichtlich mehr als eine Stunde Zeit beanspruchen werden.

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