Das persönliche Produktivitätsmanagement zur Organisation der eigenen Arbeit soll dabei helfen, die eigene Produktivität möglichst konstant zu halten oder zu optimieren. Ein gut ausgewogenes Setting für das Produktivitätsmanagement berücksichtigt dafür mehrere Faktoren, die sich gegenseitig beeinflussen bzw. aufeinander aufbauen.
Unlängst bin ich über einen Artikel hier im Blog gestolpert, in dem ich das Produktivitäts- und Zeitmanagement als eine Form der Selbstorganisation beschrieben habe. Dabei geht es neben dem Zeitmanagement auch um die Maximierung der eigenen Produktivität oder der Produktivität eines Teams. Der Begriff Zeitmanagement ist jedoch irreführend. Denn Zeit kann man nicht managen. Sie vergeht immer gleich schnell – oder langsam – je nach Betrachtungswinkel. Vielmehr soll die Organisation des eigenen Arbeitspensums darauf abzielen, die zur Verfügung stehende, meist begrenzte Zeit, optimal zu nutzen. Es geht also im Produktivitätsmanagement darum, möglichst produktiv zu sein oder zu bleiben bzw. die eigene Produktivität zu optimieren – unabhängig von der Zeit. Folglich stellt sich die Frage, welche Faktoren das persönliche Produktivitätsmanagement maßgeblicher beeinflussen, als die Zeit?
Besetzte Begriffe
Es ist klar, dass die Begriffe Produktivität und Produktivitätsmanagement in der Betriebswirtschaftslehre bereits besetzt sind.
Unter Produktivität versteht man im betriebswirtschaftlichen Sinn eine wirtschaftliche Kennzahl, die das Verhältnis von produzierten Gütern (Output) und den dafür erforderlichen Produktionsfaktoren (Input) beschreibt. Und Produktivitätsmanagement ist eine auf Kennzahlen basierende, methodische Vorgehensweise, mit der die Produktivität verbessert oder ein erreichtes Produktivitätsniveau gehalten werden kann. Diese Sichtweisen beziehen sich auf Industrie und Warenproduktion und können auf das persönliche Produktivitätsmanagement als Form der Arbeitsorganisation übertragen werden.
Parallelen zum Projektmanagement
In Anlehnung an die betriebswirtschaftliche Definitionen wird im Zusammenhang mit der Organisation der eigenen Arbeit unter dem persönlichen Produktivitätsmanagement eine methodische Vorgehensweise in Kombination mit geeigneten Werkzeugen verstanden, um die eigene Produktivität möglichst konstant zu halten oder zu optimieren.
Ganz ähnlich wie im Projektmanagement werden bei der Organisation der eigenen Arbeit die anstehenden Arbeitspakete in Aufgaben strukturiert und diese dann nach einem bestimmten Zeitplan abgearbeitet. Das Erledigen dieser Aufgaben – sei es im Beruf oder auch privat zu Hause – ist eine Art der Produktion, ohne dass dabei zwingend etwas Materielles produziert werden muss. Schließlich ist beispielsweise auch das Schreiben eines Buches oder einer wissenschaftlichen Publikation eine Produktion – aber eben von immateriellen, geistigen Leistungen.
Faktoren im Produktivitätsmanagement
Es gibt mittlerweile bereits eine erkleckliche Vielzahl an Methoden, Apps und sonstigen Hilfsmittel für das persönliche Produktivitätsmanagement. Methoden wie beispielsweise David Allen’s Getting Things Done (kurz: GTD) sind gut geeignet, um sich damit selbst zu organisieren und die Arbeitsvorbereitung zu optimieren. Sie machen aber per se noch nicht produktiv(er) und haben obendrein auch ihre Grenzen. Sinngemäßes gilt für Apps, die das Produktivitätsmanagement beim Aufgabenmanagement oder für die Notizensammlung unterstützen. Der oft zitierte Spruch „a fool with a tool is still a fool“ hat hier auch seine Berechtigung. Denn die beste App oder Methode zur Sebstorganisation ist wenig hilfreich, so lange das gesamte Setup bis hin zur eigegen Arbeitseinstellung oder der Arbeitsumgebung nicht passen oder wenn Ablenkungen und Blockaden zur Prokrastination verleiten. Hingegen beeinflussen Disziplin und ein gewisser Rhythmus im Arbeitsalltag die Produktivität meist positiv. Genau zu wissen, zu welchen Tages- oder Nachtzeiten man gut und produktiv arbeiten kann, ist für diesen Rhythmus ein maßgeblicher Taktgeber. Selbst die individuelle Tagesverfassung trägt auch zur Produktivität bei.
Neben den beiden Faktoren Methode und Apps spielt auch der Mensch selbst mit seinen Gewohnheiten, Vorlieben und Arbeitsweisen als dritter Faktor im Produktivitätsmanagement eine entscheidende Rolle.
Ausgewogenes Produktivitätsmanagement
Man kann sich ein gut ausgewogenes Produktivitätsmanagement wie eine Pyramide vorstellen, in der der Mensch mit seinen individuellen Gewohnheiten, Vorlieben und Arbeitsweisen die Basis bildet. Darauf aufbauend und abgestimmt kommen dann eine oder mehrere Metoden für die Selbstorganisation zur Anwendung. Und wiederum darauf aufbauend und abgestimmt werden eine oder mehrere unterstützende Hilfsmittel bzw. Apps für die Arbeitsvorbereitung und Organisation eingesetzt.
Dabei ist zu beachten, dass sich diese drei Faktoren gegenseitig beeinflussen respektive aufeinander aufbauen. Das bedeutet, dass bei der Auswahl geeigneter Methoden für das persönliche Produktivitätsmanagement der Faktor Mensch mit seinen Arbeitsweisen und Vorlieben mit berücksichtigt werden soll. Erst danach können darauf aufbauend Apps bzw. Hilfsmittel sinnvoll ausgewählt und in des Produktivitätsmanagement-System integriert werden.