Projekte leben von der Kommunikation der Menschen, die an ihnen arbeiten. Aber ist es notwendig, diese Kommunikation zu reglementieren? Und wenn ja, was muss dafür reglemtiert werden?

Dazu hier ein paar Gedanken und Versuche, diese Fragen zu beantworten – und vielleicht ist das erst Teil 1 von n … 

Scheinbar ist es en vogue geworden, stundenlang in Besprechungen zu sitzen und täglich eine Flut mitunter seitenlanger eMails zu produzieren. Dass diese Arbeitsauffassung die Produktivität eines Projektteams negativ beeinflusst, ist sehr leicht nachvollziehbar. Denn Besprechungen und eMails stehen auf der Liste der Zeitdiebe ganz oben. Und viele Kolleginnen und Kollegen, die auch an bzw. in Projekten arbeiten, stöhnen unter der täglichen eMail-Flut (40 bis 60 pro Tag sind der Normalfall) und zu vielen Besprechungsterminen, aber zu wenig Zeit für die eigentliche Arbeit. Berechtigter Weise stellt man sich da die Frage, ob zwischen den ganzen Meetings und eMailfluten auch mal richtig – und zwar produktiv – gearbeitet wird?

James Dyson, der berühmte Staubsauger-Designer/Erfinder hat gesagt: „Wir gehen nicht zur Arbeit, um eMails zu senden!„. Damit spricht er auch einen wesentlichen Punkt der Projektkommunikation an, der unbedingt reglementiert werden muss. Natürlich kann man das auch übertreiben und ich meine hier nicht, den Verteiler von eMails anhand des Organigramms zu strukturieren (wer darf standardisiert welche eMail in cc, bcc usw. bekommen). Es geht um die soft-facts in Sachen eMail-Kommunikation. Vor ein paar Tagen bin ich im WWW auf die 5-Sätze-Strategie gestossen und bin der Meinung, dass diese Regeln in jedes Projekt(organisations)handbuch gehören:

• Keine eMail mit mehr als 5 Sätzen. Was man bei einer SMS oder bei Twitter (dort sogar in 140 Zeichen) schafft, muss doch auch bei eMails in 5 Sätzen klappen. Denn man kann sich in eMails getrost auf das Wesentliche in kurzen Worten fokussieren. Ausschweifende Formulierungen sind nicht eMail-tauglich. Ganz mutige short-mailer können sich sogar die Anredefloskeln sparen und gleich zur Sache kommen.
• Lieber mal zum Telefon greifen oder z.B. ein Google+ Hangout starten, statt eine lange eMail tippen. Das fördert die zwischenmenschliche Kommunikation und reduziert den digitalen Posteingang.
• eMail-Verteiler sorgfältig auswählen und vor Versenden genau überlegen, für wen die Information in der eMail relevant ist. Viele lesen CC-eMails gar nicht und auf diese Weise geht schon mal die eine oder andere Information verloren.

Bildnachweis: Das Artikelbild “IMG_8629” wurde von we-make-money-not-art auf Flickr unter einer Creative Commons Lizenz (CC BY-SA 2.0) veröffentlicht.