EDV & IT, Projektmanagement
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iPad-Apps für Projektmanager

Als ich vor zehn Jahren begann, mit dem iPad auf Baustellen und in Besprechungen zu gehen, habe ich mir den heutigen Zustand von Hard- und Software gewünscht. Viele der Punkte, die ich damals noch kritisiert habe, sind mittlerweile (schon längst) ausgemerzt, verbessert und in die für iPadOS typischen Workflows umgesetzt. Zehn Jahre später kann ich mit dem iPad Pro einen guten Teil meiner alltäglichen Arbeit vor allem unterwegs bewältigen. Natürlich gibt es noch immer Mankos, wie beispielsweise das Dateihandling. Aber das ist rückblickend auf den Zustand vor zehn Jahren bestenfalls Jammern auf hohem Niveau. Denn gerade mit dem noch relativ jungen Support für Tastatur, Trackpad und Maus hat das iPad einen großen Schub in Richtung Laptop-Ersatz erlebt und wurde ein ziemlich guter Unterwegs-Computer. Wie daraus erkennbar ist, spielt natürlich nicht nur die Hardware eine Rolle, sondern auch die Software. iPadOS hat sich prächtig entwickelt, hat aber auch immer noch Luft nach oben. Zuletzt sind ja in der diesjährigen WWDC die Aussichten etwas hinter den Erwartungen geblieben. Jedoch nutzt das beste Betriebssystem nichts, ohne ein passendes und umfangreiches App-Ökosystem. Und das ist für iPadOS sehr umfangreich im App-Store vorhanden. Welche Apps sich da für die täglichen Herausforderungen im Projektmanagement nach meinen bisherigen Erfahrungen besonders gut eigenen, möchte ich im folgenden vorstellen …

Numbers, Pages & Keynote

Früher besser als iWorks bekannt und schon seit dem ersten iPad quasi mit an Bord, oder zumindest damals noch im App-Store erhältlich, ist das Büroanwendungstrio aus dem Hause Apple mittlerweile auch am iPad mit einem guten Funktionsumfang ausgestattet. Selbst größere Textdokumente und Tabellen lassen sich am iPad – von der Bildschirmgröße mal abgesehen – bequem erstellen und editieren. Natürlich hat Apple auf die volle Unterstützung aller Bearbeitungsmöglichkeiten mit ergänzender Hardware wie Stift, Tastatur und Trackpad bzw. Maus geachtet. Nur äußerst selten bekommt man eine Fehlermeldung, dass zum Beispiel eine gewisse Zellenfunktion, die man zuvor am Mac in eine Tabelle eingebaut hat, am iPad nicht zur Verfügung steht. Dazu kommt, dass ich beim Bearbeiten einer Tabelle mit Numbers am iPad eigentlich nie das Gefühl habe, dass irgendetwas schief gehen könnte. Wenn ich hingegen mit Excel arbeite, dann bekomme ich diese mulmigen Gefühle schon eher. Denn allein die Integration in iPadOS, was das Öffnen und Speichern der Dateien betrifft, ist in der Office-Suite von Microsoft irgendwie eigenartig gelöst.

Der große Star der drei Apple-Büroanwendungen am iPad ist Keynote. Diese App kennt keine Schwächen und kommt auch mit mehreren hundert Megabyte großen Präsentationen gut klar, die viele hundert Folien beinhalten. Großartig ist auch die Unterstützung von Fernbedienungen beim Präsentieren. Präsentationen können am iPad gestartet und danach entweder mit dem iPhone oder einer AppleWatch gesteuert werden.

Numbers (macOS, iPadOS / iOS), Pages (macOS, iPadOS / iOS) und Keynote  (macOS, iPadOS / iOS) gibt’s für alle Apple-Plattformen kostenlos im jeweiligen App-Store

Alternative: Excel, Word und Powerpoint von Microsoft (Abos für alle drei Apps zusammen ab 6,99 EUR pro Monat)

Merlin Project

Terminpläne sind ein wichtiges Werkzeug für Projektmanager und werden landläufig auch als Sinnbild für das Projektmanagement verstanden. Gute Software bzw. Apps zum Erstellen von Projektterminplänen sind grundsätzlich schwer zu finden. Und für’s iPad ist gleich nochmal schwieriger. Denn wenn man am iPad so richtig mit Terminplänen arbeiten möchte, dann grenzt sich die Auswahl gehörig ein. Zum Glück gibt’s Merlin Project von den ProjectWizards aus Melle in Deutschland. Über Merlin Project habe ich hier im Blog schon ein paar Mal geschrieben (hier und hier). Also will ich das gar nicht zu intensiv wiederholen. Merlin Project 5 ist für mich die App meiner Wahl, wenn’s um Terminpläne geht. Dass diese App noch viel mehr kann, als bloß Balkenpläne, davon kann man sich in der umfangreichen Feature-Liste überzeugen. Mich hat vor allem das hohe Maß an Funktionsgleichheit für das Erstellen von Balkenplänen in den beiden Versionen für macOS und iPad OS überzeugt, die Merlin Project seit Version 5 vorweisen kann. So ist es möglich, beim Erstellen und Bearbeiten von Terminplänen nahtlos zwischen Mac und iPad zu wechseln.

Merlin Project (macOS, iPadOS / iOS) gibt’s 30 Tage kostenlos zum Testen, danach kostet das Jahresabo 69,99 EUR für die iPadOS/iOS-Version bzw. 149,99 EUR für die macOS-Version. Es gibt auch eine günstigere Express-Version, die allerdings auch im Funktionsumfang deutlich reduziert ist.

Alternative: OmniPlan (macOS, iPadOS / iOS)

iPROT

Dokumentation spielt bei Bauprojekten eine große Rolle. Und damit ist nicht nur die Dokumentation des Bauwerks an sich gemeint. Denn neben Entscheidungen zu Entwurfsvarianten und Besprechungsinhalten in Form von Protokollen gilt es auch die Übermittlung von Planunterlagen, Freigaben von Werkplänen, den Projekfortschritt mittels Projektstatusberichten oder auch die Vergabe von Bauleistungen zu dokumentieren. In meinem Projektmanagement-App-Werkzeugkasten habe ich dafür iPROT am iPad immer mit dabei. Zugegeben, das ist Werbung in eigener Sache, denn iPROT ist eine App, die ich zusammen mit drei Kollegen selber entwickelt habe und mit der wir seit neun Jahren auch am Markt sind. OK, in Wahrheit ist iPROT keine dedizierte App für’s iPad oder den Mac, sondern eine Web-App, die im Browser läuft. Am iPad (und natürlich auf jedem anderen Rechner auch) kann man iPROT ganz bequem mit Safari nutzen und sich – falls gewünscht – dafür eine App-ähnliche Verknüpfung am Homescreen oder im Dock speichern.

Was alles mit iPROT zusätzlich zu Besprechungsinhalten mittels Protokollen dokumentiert werden kann und vor allem wie man das macht, beschreiben wir in der Blogartikelserie Protokollideen. Bisher sind drei Teile erschienen, die nächsten beiden folgen im Herbst.

iPROT kann kostenlos für zwei Monate getestet werden. Dazu kann man sich auf der Website des Herstellers eine Demoaccount anlegen. Zu haben gibt’s iPROT in drei Varianten ab 19 EUR pro Monat ebenfalls direkt auf der Hersteller-Website.

MindNode

Ideen und Gedanken in einem Brainstorming, oder umfangreichere Sachverhalte wie beispielsweise für eine Projektumfeldanalyse können in einer Mind-Map recht praktisch erfasst und strukturiert werden. Am besten gelingt mir das schon seit einigen Jahren mit MindNode. Die App der Firma IdeasOnCanvas aus Wien bietet reichlich viele Möglichkeiten für das Erstellen von Mind-Maps, ohne dass man dabei den Blick auf das Wesentliche aus den Augen verliert. Denn die Schaltflächen mit den Einstell- und Formatierungsoptionen halten sich dezent im Hintergrund bis man sie aufruft oder lassen sich auf Wunsch auch ganz ausblenden.

Mit MindNode erstellte Mind-Maps lassen sich mit ein paar wenigen Klicks in unterschiedlichen Formaten speichern (PDF, OPML, CSV, Markdown, TaskPaper, etc.), drucken oder als ToDo-Liste beispielsweise in die Erinnerungen-App exportieren. 

MindNode (macOS, iPadOS / iOS) gibt‘s im Abo für 2,99 EUR pro Monat oder 21,99 EUR pro Jahr als Universal-App, also für macOS und iPadOS bzw. iOS.

Alternativen: iThougts (macOS, iPadOS / iOS), XMind (macOS, iPadOS / iOS), MindMeister (iPadOS / iOS)

PDFpen 5 & PDFViewer

PDF-Dateien gehören zum digitalen Alltag, nicht nur im Projektmanagement. Eine leistungsstarke App zum Betrachten und Bearbeiten von PDF-Dateien darf daher auf keinem iPad fehlen. Auf meinem iPad sind zwei Apps für das tägliche Arbeiten mit PDF-Dateien installiert. Zum Betrachten von PDF-Dateien verende ich meistens den PDFViewer Pro. Diese App ermöglicht auch die Anzeige mehrer PDFs in einem Fenster mittels Tabs. Für umfangreichere Notationen in und Veränderungen an PDFs verwende ich die App PDFpen. Der Funktionsumfang dort ist dafür perfekt und vor allem der Einsatz von Stempeln für beispielsweise Freigaben gut gelöst.

PDFViewer (macOS, iPadOS / iOS) gibt‘s in der Pro-Version im Abo für 7,49 EUR für drei Monate oder 21,49 EUR pro Jahr als Universal-App, also für macOS und iPadOS bzw. iOS.

PDFpen 5 (iPadOS / iOS) gibt‘s als Einmalkauf für 19,90 EUR für iPadOS bzw. iOS. Die macOS-Version kann entweder im Mac App Store oder direkt auf der Website des Herstellers kaufen.

Slack, Skype, Microsoft Teams & Co.

Kommunikation in Projekten ist ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg. Schließlich beeinflusst die zwischenmenschliche Kommunikation in Besprechungen, Mails und sonstigen Nachrichten das soziale Gefüge im Projektteam maßgeblich.

Seit Beginn der Covid19-Pandemie und den damit verbundenen Lockdowns sind viele Besprechungen in online Videokonferenzen ausgewichen. Eine Vielzahl an Apps hat sich dadurch in die vordersten Reihen der App-Charts bugsiert. Zum Zeitpunkt, als dieser Artikel geschrieben wurde (Anfang September 2020), war Microsoft Teams immer noch auf Platz 2 der App-Charts im App Store von Apple. Zwischen Amazon Prime Video und Netflix wohlgemerkt und auch deutlich vor YouTube, das Platz 5 belegte.

Sehr gute Erfahrungen habe ich sowohl mit Microsoft Teams, als auch mit Slack gemacht. Skype und Webex habe ich auch sporadisch im Einsatz. Die Anwendung von Zoom verweigere ich (noch), da diese App hinsichtlich Datenschutz einiges aufzuholen hat. Zwar hat sich Zoom in den letzten Monaten gerade im Bereich Datenschutz massiv weiter entwickelt, aber ich warte hier noch ein Weilchen ab.

Was auch nicht fehlen darf …

Für die mehr oder weniger alltäglichen Aktivitäten mit E-Mails, Terminen, Aufgaben, Notizen und Dateien bin ich mit den Standard-Apps von Apple eigentlich recht zufrieden. Natürlich gibt es hierfür auch eine Fülle an Drittanbieter-Apps im App-Store, jedoch sind die Funktionen, die Apple seinen Standard-Apps spendiert, völlig ausreichend. Zudem bieten die Standard-Apps eine gute Integration in iPadOS.

Mail und Kalender sind selbsterklärend. Über Erinnerungen für das Aufgabenmanagement habe ich hier im Blog schon berichtet. Alternativen dazu gibt es auch, erwähnt seinen an dieser Stelle die Apps Things, OmniFocus und ToDoist. Für rasche Notizen oder Rechercheergebnisse beinhaltet die Notizen-App alle notwendigen Funktionen. Auch hierfür gibt es Alternativen wie beispielsweise Evernote oder Bear.

Der Umgang mit Dateien ist am iPad gewöhnungsbedürftig und für mich nach wie vor im Bereich mühsam bis umständlich. Die vorinstallierte Dateien-App macht das nicht wirklich einfacher, ist aber noch das geringste Übel.

Die Automatisierungsmöglichkeiten mit den Kurzbefehlen sind für viele Routinetätigkeiten eine große Erleichterung. Ich habe mir ein paar solcher Kurzbefehle zusammengebastelt, mit denen ich zum Beispiel die Tagesordnung für eine Projektbesprechung an einen vordefinierten Verteiler und mit einem standardisierten Text quasi mit einem Klick per Mail verteilen kann.

Für handschriftliche Notizen und Skizzen ist die App GoodNotes nach wie vor unschlagbar. In der jüngsten, erst wenige Wochen alten Version kann man nun sogar gemeinsam handschriftlich an einer Notiz arbeiten. Dazu bekam die App eine entsprechende Sharing-Funktion.

Und sofern erforderlich, erstelle ich Organigramme und Flussdiagramme mit OmniGraffle.

Welche Apps setzt Ihr ein? Schreibt Eure Erfahrungen gerne hier in einem Kommentar!

P.S.: Mit meinem Projektmanagement-App-Werkzeugkasten will ich keinesfalls den Anspruch auf Vollständigkeit erheben, noch will ich behaupten, dass dies die einzigen oder besten Apps für Projektmanager sind. Es sind lediglich die Apps, die ich bevorzugt und gerne für meine tägliche Arbeit verwende.

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