Das Baubuch ist ein traditionelles Dokumentationswerkzeug auf einer Baustelle. Es handelt sich dabei tatsächlich um ein physisches Buch, das auf der Baustelle aufliegt und in das sowohl Auftraggeber als auch bauausführender Auftragnehmer Eintragungen vornehmen können. Manchmal wird es auch einvernehmlich durch das Baubesprechungsprotokoll der Örtlichen Bauaufsicht ersetzt, meistens aber schlichtweg vergessen. Jedenfalls gibt es auch andere – zeitgemäßere – Werkzeuge, um ein Baubuch zu führen, in das wichtige Vorkommnisse, wie Bewehrungsabnahmen, Terminänderungen und sonstige vertragsrelevante Beschlüsse eingetragen werden können. In diesem Artikel stelle ich zwei Möglichkeiten für ein virtuelles Baubuch vor 

Bevor’s losgeht, noch ein kurzer bauvertragsrechtlicher Hinweis: In der Werkvertragsnorm Ö-Norm B 2110 (Fassung von 2013) ist das Baubuch zur Aufzeichnung von Eintragungen aller wichtigen Vorkommnisse für die Vertragsabwicklung zwischen Auftraggeber und bauausführendem Auftragnehmer charakterisiert. Es wird üblicherweise vom Auftraggeber bzw. dessen Vertreter(n) geführt, liegt auf der Baustelle auf und sollte vom bauausführenden Auftragnehmer zumindest einmal wöchentlich eingesehen werden (können). Der bauausführende Auftragnehmer kann ebenfalls Eintragungen über wichtige Vorkommnisse in das Baubuch vornehmen.
Sofern die Einträge nicht binnen 14 Tagen ab Kenntnis durch den jeweils anderen Vertragspartner beeinsprucht werden, gelten diese als bestätigt.

Wenn man nun das Baubuch nicht händisch mit Stift und Papier führen möchte und es auch nicht durch das Baubesprechungsprotokoll der Örtlichen Bauaufsicht erstzt werden soll/kann, hier zwei Vorschläge, wie das Baubuch virtuell bzw. digital geführt werden kann:

Virtuelles Baubuch mit iPROT

iPROT ist eine webbasierte Software zu Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Gesprächsnotizen und Besprechungs- bzw. Begehungsprotokollen. Ich habe diese Software bereits vor einiger Zeit hier im Blog vorgestellt und auch selber mitentwickelt. Recht rasch und einfach kann zu einem Projekt in iPROT ein eigener Besprechungskreis mit dem Namen “Baubucheintrag” angelegt werden. In diesen Besprechungskreis können dann die einzelnen Einträge in das virtuelle Baubuch als quasi neue Besprechung mit der entsprechenden Schaltfläche angelegt werden. In den Verteiler zum jeweiligen Baubucheintrag können gleich die davon betroffenen Personen aufgenommen werden. Die Themen des Baubucheintrages und der zugehörige Text sowie allfällige Beilagen wie Planausschnitte, Berechnungen, Fotos udgl. können dann als einmalige oder auch fortlaufende Punkte angelegt werden. Auf Wunsch ist auch eine Zuordnung zu einem Kapitel zur übersichtlicheren Gliederung z.B. nach Baugewerken möglich.

Auf diese Weise entsteht eine chronologische Sammlung der Baubucheinträge samt allfälligen Beilagen. Mit der schlanken und übersichtlichen Rechteverwaltung von iPROT können sämtliche Personen, die Eintragungen in das virtuelle Baubuch vornehmen dürfen bzw. sollen, mit entsprechenden Berechtigungen versehen werden. Die einzelnen Baubucheinträge können mit der in iPROT integrierten Versandfunktion an die jeweils im Verteiler des Eintrags angeführten Personen nachweislich veschickt werden und sind durch die Revisionssicherheit von iPROT auch vor einer nachträglichen Abänderung geschützt. Am Ende der Bau- bzw. Ausführungsphase können alle Baubucheinträge zu Dokumentationszwecken mit Hilfe der Such-/Filterfunktion von iPROT in einer PDF-Datei gesammelt und als Baubuch archiviert werden.

Virtuelles Baubuch mit Evernote

Mit der beliebten und vielseitigen Notizbuch-Software Evernote, über die ich hier im Blog auch schon öfters geschrieben habe, gibt es auch die Möglichkeit, ein virtuelles Baubuch zu führen. Dazu legt man einfach ein eigenes Notizbuch beispielsweise mit der Bezeichnung “Baubuch Projekt XY” an. In dieses Notizbuch können alsdann die Baubucheinträge als einzelne Notizen angelegt werden. Beilagen wie Pläne, Berechnungen, Fotos udgl. können in der für Evernote üblichen Art und Weise in die Notizen bzw. Baubucheinträge eingefügt werden.

Auch mit Evernote kann so – eine entsprechende Sortiereinstellung vorausgesetzt – eine chronologische Sammlung der Baubucheinträge samt Beilagen erstellt werden. Wenn das Evernote-Notizbuch mit den Projektbeteiligten als geteiltes Notizbuch geführt wird, dann können diese es zum einen einsehen und zum anderen gleich – sofern entsprechend berechtigt – Eintragungen bearbeiten, ergänzen und kommentieren. Einziger Nachteil des virtuellen Baubuchs in Evernote ist die Möglichkeit, dass Notizen und Beilagen von entsprechend berechtigten Usern nachträglich verändert werden können. Eine Revisionssicherheit der Einträge, so wie in iPROT gibt es in diesem Fall nicht. Allerdings bietet Evernote dafür den Vorteil, dass es wesentlich flexiebler gehandhabt werden kann und auch in der einfachsten Version kostenlos zur Verfügung steht.

Artikelbild: “Cambridge Christmas Book” von no_typographic_man auf flickr.com