Wäre es nicht großartig, wenn man alle Ideen und Gedanken, die man nicht vergessen und eventuell auch noch in ein paar Jahren wieder verwenden möchte, einfach aus dem eigenen Gedächtnis auslagern könnte. Verlustfrei versteht sich und so gut dokumentiert, dass man bei jedem Zugriff darauf sofort wieder im Bilde ist. Ein solches zweites Gehirn zu haben, ist kein Ding der Unmöglichkeit. Zumindest wenn es nach Tiago Forte geht, dem Autor des Buchs Building a Scond Brain.

„A mind like water“

Das menschliche Gehirn ist ein faszinierendes Organ. Wir nutzen es für biochemische Vorgänge im Körper, individuelle Verhaltensmuster, verarbeiten Eindrücke, speichern Erinnerungen in unserem Gedächtnis ab, benutzen es für kreative Arbeit, zum Denken und vieles mehr. Alles zeitgleich natürlich und mit einer scheinbar grenzenlosen Kapazität. Wäre da nicht – ja was noch gleich – die Vergesslichkeit.
Es ist also durchaus menschlich, dass wir plötzliche Ideen, Gedanken oder auch Aufgaben einfach vergessen, wenn wir uns nicht ständig wieder selbst daran erinnern. Dieses laufende Wiederholen zum Erneuern der Erinnerungen bindet Kapazität im Gehirn, die wir nicht anderweitig nutzen können. David Allen schreibt dazu in seinem Bestseller Getting Things Done über den philosophischen Ansatz „a mind like water„. Gemeint ist damit, durch den methodischen GTD-Ansatz den eigenen Geist so freizubekommen, dass die gesamte Kapazität des Gehirns für Kreativität und die wirklich wichtigen Dinge (im Leben) genutzt werden kann. Doch der GTD-Ansatz ist mittlerweile etwas in die Jahre gekommen, denn er stammt aus einer Zeit, in der die digitalen Arbeitsweisen, wie wir sie heute kennen und nutzen, großteils noch gar nicht vorhanden waren. Und genau da setzt Tiago Forte’s Buch Building a Second Brain an. Forte erweitert den Allen’schen „a mind like water„-Ansatz nicht nur um die digitale Komponente, sondern geht mit dem, seinem Buch zugrundeliegenden Personal knowledge management – auf Deutsch: Persönliches Wissensmanagement – auch methodisch über die Aufgaben-orientierte Selbstorganisation hinaus.

Ein zweites Gehirn

Ein zweites Gehirn ist nach Tiago Forte’s Ansatz ein digitaler Wissensspeicher in Form einer Kombination aus einem Notizbuch, einem persönlichen Tagebuch und einem Skizzenbuch für neue Ideen. Denn Ideen müssen aufgeschrieben und somit sichtbar gemacht werden. Das ist Voraussetzung dafür, dass Ideen überhaupt konkretisiert und umgesetzt werden können. Und dieses Aufschreiben passiert in Form von Notizen, die als Wissensbausteine gesammelt und weiter verarbeitet werden.
Grundlage dafür, dass nichts Wichtiges verloren geht, ist die CODE-Methode. Nach dem Motto „Keep what resonates“ – behalten, was gefällt bzw. Interesse geweckt hat – werden Notizen in vier Schritten in das zweite Gehirn aufgenommen. Dabei steht CODE stellvertretend für die Anfangsbuchstaben dieser vier Schritte, nämlich „Capture, Organize, Distill, Express“ – also erfassen, organisieren, destillieren und ausdrücken. Die Funktionsweise der CODE-Methode wird im Buch genauestens erläutert.

„Notizen sind die leichteste und einfachste Art, unser Denken zu externalisieren„, meint Tiago Forte. Denn sobald Gedanken außerhalb unseres Kopfes als Notizen niedergeschrieben sind, eröffnen sich damit neue Möglichkeiten. Niedergeschriebene Ideen und Gedanken können untersucht und analysiert werden, man kann mit ihnen spielen und sie verbessern. Damit das gelingt, benötigt die Notizensammlung ein Ordnungssystem. Das Ordnungssystem für das zweite Gehirn nennt Forte PARA. Dieses Akronym steht für die vier universellen Hauptkategorien von Informationen: Projekte, Areas (Bereiche), Ressourcen und Archiv. Zugleich bilden diese vier Kategorien die erste Gliederungsebene der Struktur für das persönliche Wissensmanagement.
Der folgende Satz aus dem Buch bringt die grundlegende Idee des mit der PARA-Methode strukturierten, zweiten Gehirns auf den Punkt:

Alles, was wir tun, ist, unsere Arbeit ein wenig zu strukturieren und bewusst zu gestalten: Wir erfassen sie an einem Ort, z. B. in einer digitalen Notizen-App, damit wir sie mit einer Suche finden können; wir ordnen sie nach unseren Projekten, Bereichen und Ressourcen, damit wir für jeden wichtigen Aspekt unseres Lebens einen eigenen Platz haben; und wir reduzieren sie auf das Wesentliche, damit wir schnell darauf zugreifen und sie abrufen können.

frei übersetzt aus „Building a Second Brain“ von Tiago Forte

Der Wissensgarten

Wissen ist überall und man muss es nicht erst suchen. Es schlummert in den Dateien auf unserem Rechner, versteckt sich in den E-Mails im Posteingang und auf Webseiten im Internet. Tiago Forte interpretiert das zweite Gehirn als Wissensgarten, mit dem die Möglichkeit entsteht, „den Informationsstrom zu filtern und nur die besten Ideen, auf die wir stoßen, an einem privaten, vertrauenswürdigen Ort zu sammeln„. Denn alles, was nicht gespeichert wird, ist verloren.
Allerdings sollen Notizen nicht nur gesammelt, sondern vor allem auch benutzt werden. Somit entfaltet sich die schöne Garten-Metapher für das persönliche Wissensmanagement. Denn im Wissensgarten werden Ideen und Gedanken nicht nur in Form von Notizen gesammelt, sondern wie wertvolles, aber unfertiges Rohmaterial kultiviert und weiterentwickelt. Tiago Forte zieht dazu einen durchaus sympathischen Vergleich, wenn er schreibt „Wie bei LEGO Steinen gilt: Je mehr Teile man hat, desto einfacher ist es, etwas Interessantes zu bauen„. Daher sollte man stets darauf achten, sich Notizen zu machen.

Übrigens ist das Buch von Tiago Forte seit kurzem auch auf Deutsch mit dem Titel „Nutzen Sie Ihr zweites Gehirn: Eine bewährte Methode, sich im digitalen Zeitalter zu organisieren“ verfügbar.