Die Produktivität ist von mehreren Faktoren abhängig. In der Betriebswirtschaftslehre spricht man von sogenannten Produktionsfaktoren, die die Produktivität eines Unternehmens bestimmen bzw. beeinflussen. Bei der Organisation der eigenen Arbeit, sowie zum Optimieren der eigenen Produktivität ist es ähnlich. In meinem Beitrag zur Produktivitätsmanagement-Pyramide habe ich von Faktoren im Produktivitätsmanagement geschrieben. Das war etwas unpräzise, denn es ging weniger um Faktoren, die die Produktivität an sich beeinflussen, als viel mehr um die zu berücksichtigenden, sich auch gegenseitig beeinflussenden Elemente bzw. Bestandteile für ein Produktivitätsmanagement-System. In diesem ergänzenden Beitrag geht es nun um die eigentlichen Produktivitätsfaktoren, also jene Größen, von denen die eigene Produktivität maßgeblich bestimmt bzw. beeinflusst wird.
Produktivitätsfaktor 1 – Ziele
Ziele sind ein großer Motivator und für die produktive Arbeit, sowie ein erfülltes, selbstbestimmtes Leben unerlässlich. Frei nach Seneca gilt nämlich, wer ohne Ziel losgeht, kommt nicht an. Daher sollte man der Zieldefinition ausreichend Aufmerksamkeit schenken.
Bei der Formulierung von Zielen helfen verschiedene Methoden. Die bekannteste ist die SMART-Methode. Aber egal welche Methode, es geht bei Zielformulierungen stets darum, Ziele konkret, klar, messbar, erreichbar, realistisch und sofern möglich auch zeitlich zu definieren.
Ein Beispiel: Ein Buch zu schreiben kann ein langfristiges Ziel sein, für dessen Erreichung man durchaus ein oder zwei Jahre Arbeit investieren muss. Bei der Formulierung dieses Ziels fehlt noch ein wesentliches Element, nämlich das Thema, um das es im Buch gehen soll. Diese Ergänzung dient der Konkretisierung des Ziels. Nehmen wir an, es soll in diesem Buch um Projektmanagement gehen. Dann wäre die konkrete Zielbeschreibung ein Buch über Projektmanagement schreiben. Mit dieser Zielformulierung sind noch zwei weitere Kriterien erfüllt. Denn die Zielformulierung sollte stets ein aktives Verb – hier: „schreiben“ – und ein messbares Nomen beinhalten – hier „ein Buch“ (es könnte ja auch eine Trilogie sein). Damit wird das Ziel messbar. Bei der Ergänzung des Faktors Zeit in der Zieldefinition sollte man realistisch, kann aber schon ambitioniert bleiben. Für dieses Buchprojekt erscheint der Zeitraum von einem Jahr durchaus realistisch und so lautet dann die vollständige Zieldefinition: In den kommenden 12 Monaten ein Buch über Projektmanagement schreiben.
Ziele sind meist langfristig, also eher strategisch angelegt. Daher ist es – im wahrsten Sinne des Wortes – zielführend, wenn man aus langfristigen Zielen mehrere mittel- bis kurzfristige Ziele entwickelt. Das hat zudem den Effekt, dass man die langfristigen Ziele nicht aus den Augen verliert oder ständig weiter aufschiebt, weil die Zielerreichung unklar oder nicht überwindbar erscheint. Mittel- bis kurzfristige Ziele werden auch taktische Ziele genannt. Sie sind generell so angelegt, dass dadurch die Erreichung des langfristigen Ziels unterstützt wird.
In unserem Beispiel können wir das langfristige Ziel, ein Buch über Projektmanagement zu schreiben, nun in mehrere mittel- bis kurzfristige, taktische Ziele aufteilen. Beispielsweise könnte das anhand einer inhaltlichen Struktur des Buches kapitelweise erfolgen. Dann wäre das erste Kapitel über die historische Entwicklung des Projektmanagement bis Ende August schreiben ein solches taktisches Ziel.
In diesem Zusammenhang erscheint mir der Hinweis wichtig, mittel- und kurzfristige Ziele nicht mit Aufgaben zu verwechseln. Die einzelnen Aufgaben, die man für die Zielerreichung bewältigen muss, sind Bestandteil der Aufgabenplanung und des Aufgabenmanagements. Eine möglichst präzise Definition von strategischen und taktischen Zielen ist dafür jedenfalls Voraussetzung.
Produktivitätsfaktor 2 – Fähigkeiten & Kenntnisse
Abhängig vom jeweiligen Ziel benötigt man zu dessen Erreichung entsprechende Fähigkeiten und Kenntnisse.
In unserem Beispiel „ein Buch über Projektmanagement schreiben“ sind Kenntnisse der Rechtschreibung und Grammatik, sowie die Fähigkeit des Schreibens an sich unumgänglich. Aber auch Fähigkeiten und Kenntnisse im Fachgebiet Projektmanagement sind dafür notwendig. Darüber hinaus sind sicher auch Kenntnisse über das Schreiben eines Fachbuchs, von der Recherche bis hin zum didaktischen Aufbau und zur Strukturierung hilfreich. Ebenso benötigt man Anwendungskenntnisse für Schreibprogramme, sowie beispielsweise Recherchematerial- und Literaturverwaltungssoftware.
Fähigkeiten und Kenntnisse in der Selbstorganisation samt den zugehörigen Methoden, wie beispielsweise GTD sind immer hilfreich. Selbst oder gerade beim Schreiben eines Buches über Projektmanagement.
Produktivitätsfaktor 3 – Arbeitsweise
Die Arbeitsweise spielt ebenfalls eine Rolle auf dem Weg zur Zielerreichung und ist daher der dritte Faktor, der die Produktivität beeinflusst. Unter Arbeitsweise versteht man eine oder mehrere Herangehensweisen, mit der bzw. denen man die zu bearbeitende Aufgabenstellung bewältigt. Das hängt natürlich auch direkt von der jeweiligen Tätigkeit ab. Zum Beispiel verwendet man für die Gartenarbeit andere Arbeitsweisen, als für eine geistig-schöpferische Tätigkeit bzw. Wissensarbeit, wie dem Schreiben eines Buches.
Um die Arbeitsweise als Produktivitätsfaktor besser greifbar zu machen, kann man zwischen der analogen, digitalen und hybriden Arbeitsweise unterscheiden.
Die analoge Arbeitsweise ist von manueller Arbeit geprägt. Sie kommt sowohl bei handwerklichen Tätigkeiten, als auch bei der Wissensarbeit zum Einsatz, wenn man zum Beispiel handschriftlich mit Stift und Papier schreibt. Auch das Schreiben auf einer mechanischen Schreibmaschine fällt in diese Kategorie. Das Arbeitsergebnis ist meist ein materielles Produkt, das man zum Beispiel angreifen, spüren, hören, essen oder trinken kann.
Bei der digitalen Arbeitsweise werden – nomen est omen – ausschließlich digitale Werkzeuge und Methoden eingesetzt. Es wird also beispielsweise primär mit einem Computer gearbeitet. Aber selbst handschriftliche Notizen werden entweder gleich digital erstellt, zum Beispiel mit einem Stift auf einem iPad, oder zumindest eingescannt und digital weiter verarbeitet. Ein zusätzliches Charakteristikum dieser Arbeitsweise ist, dass Arbeitsergebnisse ebenfalls digital sind und selten bis nie materialisiert, also zum Beispiel ausgedruckt werden.
Eine Mischung aus analoger und digitaler Arbeitsweise ist die hybride Arbeitsweise. Es gibt Anwendungsfälle, bei denen sich diese beiden Arbeitsweisen durchaus sinnvoll ergänzen. Der Nachteil der hybriden Arbeitsweise ist jedoch, dass man durch Medienbrüche immer wieder zu Mehrfachbearbeitungen gezwungen ist, oder Tätigkeiten wiederholen muss. Notiert man als verantwortlicher Protokollverfasser beispielsweise während einer Besprechung auf einem Blatt Papier, muss man nach der Besprechung die Notizen nochmals durchgehen und durch Abtippen in das Besprechungsprotokoll übernehmen. Bei einer digitalen Arbeitsweise hätte man die Notizen gleich digital erfasst und müsste dann daraus nur noch das finale Protokoll zusammenstellen. Im effizientesten Fall hätte man das Protokoll sogar gleich quasi live während der Besprechung mitgeschrieben und unmittelbar im Anschluss daran verschickt.
Die hybride Arbeitsweise mag zwar recht charmant wirken, weil sie quasi die manuellen und digitalen Tätigkeiten miteinander verbindet. Jedoch birgt sie eben auch ein gewisses Maß an Ineffektivität.
Je nach Zielsetzung ist sinnvoll, entsprechend den dafür notwendigen Fähigkeiten und Kenntnissen auch die Arbeitsweise dahingehend auszurichten. Dabei sollten persönliche Vorlieben und die Effizienz zwar nicht gänzlich außer Acht gelassen werden, aber jedenfalls ist der Effektivität bei der Wahl der Arbeitsweise Vorrang zu geben. Schließlich soll ja das bestmögliche Ergebnis produziert werden.
Fazit
Diese drei Produktivitätsfaktoren können aufeinander aufbauend und sich somit gegenseitig beeinflussend verstanden werden. Zudem ergänzen bzw. beeinflussen sie alle Ebenen der Produktivitätsmanagement-Pyramide. Auf der ersten Ebene wird der Mensch erst dann produktiv, wenn er ein oder mehrere Ziele hat. Die Ebene der Methoden wird vom zweiten Produktivitätsfaktor beeinflusst, den Fähigkeiten und Kenntnissen. Denn man kann eine Methode nur dann für die produktive Arbeit anwenden, wenn entsprechende Fähigkeiten und Kenntnisse dafür vorhanden sind. Und schließlich würde ich die dritte Ebene der Produktivitätsmanagement-Pyramide mittlerweile eher als die Ebene der Werkzeuge (statt Apps) bezeichnen. Diese dritte Ebene wird natürlich vom dritten Produktivitätsfaktor, der Arbeitsweise, maßgeblich mit bestimmt. Denn die Auswahl der Werkzeuge erfolgt logischerweise entsprechend der gewählten Arbeitsweise.