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Erinnerungen an Things

Apple hat mit iOSiPadOS 13 und macOS Catalina die hauseigene Erinnerungen-App mal so richtig aufgebohrt. Das Ergebnis ist eine durchaus respektable Aufgabenliste. So wie alle Apps aus dem Hause Apple, ist auch Erinnerungen auf das Wesentliche reduziert, was charmant und einschränkend zugleich ist. In den letzten Wochen habe ich die App unter iOS, iPadOS 13 und macOS Catalina getestet. Immer wieder kamen mir dabei sprichwörtlich Erinnerungen an Things. Denn so richtig überzeugen konnte die App dann doch noch nicht.

Zunächst muss festgehalten werden, dass Apple seine hauseigenen Apps für eine Vielzahl an Usern mit mindestens ebensovielen Anforderungen und Ansprüchen entwickelt. Will heißen, dass dann eben eine Vielzahl an Kompromissen notwendig wird, damit von den vielen Usern die größtmögliche Anzahl zufriedengestellt werden kann. Dafür sind die Ergebnisse, die Apple abliefert, meist wirklich richtig gut gelungen.

Aber wenn man die Erinnerungen-App nicht nur als Einkaufs- oder Einpackliste verwenden möchte, sondern damit seine Aufgaben für Berufliches und Privates im Sinne von GTD managen will, dann stößt man mitunter auch an Grenzen.

Jedenfalls ist das neue Design der Erinnerungen-App auch im Vergleich zur Vorgängerversion sehr gelungen. Man merkt sofort, dass man mit einer App aus dem Hause Apple arbeitet, findet sich mit der Benutzerführung rasch und einfach zurecht und fühlt sich im User Interface wohl. Besonders schön umgesetzt sind folgende Funktionen, die ich mir im Übrigen auch für Things wünschen würde:

  • Rich-Links: Diese Funktion sticht sofort ins Auge. Sobald man einen Hyperlink zu einer Website in einer Aufgabe einfügt, wird die entsprechende Website in einem kleinen Vorschaufenstern angezeigt und mit dem Titel der Website beschriftet. Damit kann man sehr rasch visuell erfassen, worum es bei der jeweiligen Aufgabe geht.

    Rich-Link einer Website in Erinnerungen

    Rich-Link einer Website in Erinnerungen

  • Ortsbasierte Erinnerungen: Sehr, sehr praktisch! Vor allem dann, wenn man sich unterwegs ans Erledigen einer Aufgabe erinnern lassen möchte.
  • Geteilte Listen: Diese Funktion ermöglicht das gemeinsame Arbeiten an Aufgabenlisten in einem Team oder in der eigenen Familie.
  • Markierte Aufgaben: Bestimmte Aufgaben von anderen durch eine Markierung optisch hervorzuheben, erhöht die Übersichtlichkeit und ermöglicht es auch, beispielsweise wichtige Aufgaben rascher zu erkennen. Die Erinnerungen-App fasst diese markierten Aufgaben auch noch in einer eigenen, smarten Liste zusammen.
  • Eingabefunktionen in der Tastaturleiste: Unter iOS und iPadOS gibt es beim Anlegen einer Aufgabe direkt über der Tastatur eine kleine Leiste mit Eingabefunktionen. Mit diesen Eingabefunktionen kann man sehr rasch ein Fälligkeitsdatum eingeben, einen Ort für eine ortsbasierte Erinnerung oder ein Foto anhängen. Das ist vor allem für das Anlegen von Aufgaben am iPhone recht praktisch.

    Zusätzliche Schnelleingabemöglichkeiten

    Zusätzliche Schnelleingabemöglichkeiten

Während meinem Test habe ich aber auch ein paar Funktionen in Erinnerungen vermisst, die ich in Things sehr schätze:

  • Sortieren: Es gibt unter iOS und iPadOS keine Sortierfunktion. Man kann also in der Erinnerungen-App Aufgaben in Listen weder alphabetisch noch nach Fälligkeitsdatum sortieren. Generell werden Aufgaben in den Listen in der Reihenfolge ihrer Eingabe dargestellt. Man kann das zwar durch Verschieben manuell verändern, aber weitere Sortierfunktionen bzw. -möglichkeiten gibt es nicht. Unter macOS existieren (etwas versteckt im Menü „Darstellung“) die gewünschten Sortierfunktionen. Im Test wurde die Sortierreihenfolge jedoch nicht immer korrekt synchronisiert.
  • Platzverschwendung: Die Erinnerungen-App geht mit dem Platz am Bildschirm nicht gerade sparsam um. Man kann am iPad die Seitenleiste nicht wegklappen, unter macOS ist das jedoch möglich. Notizen, Fälligkeitsdaten und sonstige Meta-Daten werden zu jeder Aufgabe vollständig gleich direkt darunter dargestellt. Das wird dann bei umfangreicheren Listen rasch unübersichtlich und wer nach einer Funktion zum Einklappen der Meta-Daten sucht, wird nicht fündig. Lediglich für Unteraufgaben (auch ein neues Feature in der aktuellen Version) gibt es diese Funktion über einen kleinen Pfeil neben der übergeordneten Aufgabe. Allerdings vergisst die Erinnerungen-App eingeklappte Unteraufgaben und beim nächsten Besuch der betreffenden Liste sind wieder alle fein säuberlich aufgeklappt.
  • Erledigungsstatus: In der neuen Heute-Ansicht der Erinnerungen-App kann man bereits erledigte Aufgaben nicht mehr einblenden. Es wäre schön, wenn Apple über das Menü links oben eben diese Funktion einbauen würde, wie in den anderen Ansichten und Listen auch. Im Übrigen sieht das Abhaken einer erledigten Aufgabe in der Erinnerungen-App mit dem Radio-Button komisch aus. Man hat eher das Gefühl, eine Aufgabe aus der Liste auszuwählen.
  • Smarte Listen: Die smarten Listen für „Heute“, „Geplant“, „Markiert“ und „Alle“ sind hilfreich. Es wäre toll, wenn Apple die Möglichkeit anbieten würde, dass man selbst smarte Listen nach eigenen Filter- und Suchkriterien anlegen kann. Damit wäre es dann möglich, Aufgaben aus allen Listen mit einem bestimmten Schlagwort, oder mit einem bestimmten Fälligkeitsdatum, oder eben ohne Fälligkeitsdatum in einer smarten Liste anzeigen zu lassen.
  • Dateianhänge: Derzeit kann man zwar Mails, Fotos und Notizen aus den jeweiligen Apps per drag&drop mit Aufgaben verknüpfen, aber mehr auch nicht. Will man zum Beispiel eine PDF-Datei oder andere Dateien an eine Aufgabe anhängen, dann ist das schlichtweg nicht möglich.
  • Tastaturbefehle: Mit Tastaturbefehlen war Apple vor allem unter iOS und iPadOS in der Erinnerungen-App mehr als nur sparsam. In Summe gibt es dort satte drei Tastenkürzel. Eines zum Anlegen neuer Aufgaben, eines zum Einblenden der Informationseingabe und eines zum Markieren von Aufgaben. Das mag zwar am iPhone in der Tat uninteressant sein, am iPad und am Mac sind diese Tastaturbefehle jedenfalls hilfreich und vereinfachen bzw. beschleunigen die Arbeit immens. Ebenso vermisst man unter macOS ein Tastenkürzel für eine systemweite Schnelleingabemaske, so wie man das beispielsweise von Things kennt.
  • Tags: Bei den Tags bin ich mir nicht so wirklich sicher. Denn ich habe sie ehrlich gesagt bei meinem Test gar nicht arg vermisst. Jedenfalls wären Tags dann hilfreich, wenn man damit smarte Listen (siehe oben) selber generieren könnte.

Das größte Manko der Erinnerungen-App von Apple sind die mangelhaften Sortierfunktionen. Things bietet zwar auch keine expliziten Sortierfunktionen an, sortiert jedoch automatisch in jeder Liste grundsätzlich Aufgaben nach Erinnerungs- bzw. Fälligkeitsdatum. Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum werden oberhalb derer mit einem solchen einsortiert. Zweites Manko ist die etwas unübersichtliche Optik von Erinnerungs-Listen mit vielen Aufgaben, weil alle Zusatzinformationen zu jeder Aufgabe angezeigt werden.
Ein bisschen leidig ist auch das Thema mit den Updates. Denn neue Funktionen liefert Apple für seine hauseigenen Apps meist nur einmal im Jahr zur WWDC bzw. dann im September beim Release der neuen Betriebssysteme.

Daher werde ich vorerst weiterhin meine Aufgaben mit Things managen, die Weiterentwicklung der Erinnerungen-App jedenfalls aufmerksam beobachten und hoffen, dass sowohl Apple beispielsweise die Sortierfunktion nachrüstet und/oder Cultured Code vielleicht die eine oder andere gute Funktion aus den Erinnerungen, wie smarte Listen, ortsbasierte Erinnerungen und Rich-Links in Things übernimmt.

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