Es gibt für nahezu alles eine App. Für To-do-Listen und GTD gibt es besonders viele. Auch mit dem Markdown-Editor Obsidian kann man Aufgaben managen. Meistens wird jedoch davon abgeraten, Aufgaben und Notizen zu vermischen und stattdessen empfohlen, beides mit getrennten Apps zu bewerkstelligen. Eigentlich unverständlich, denn es gibt auch Vorteile, wenn man alles in einer App unterbringen kann.
Selbstverständlich hängt es vom Einsatzbereich ab, mit welcher Software man sich ans Aufgabenmanagement macht. Es gibt gute Apps, die das Planen, Steuern und Kontrollieren von Aufgaben für Teams ermöglichen. Und es gibt eine Menge Programme, die man für das persönliche Aufgabenmanagement verwenden kann. Wie viel Komplexität man dafür zulassen möchte, muss man selbst entscheiden. Nach vielen Jahren mit unterschiedlichen Apps wie ToDoist, Wunderlist, OmniFocus, Things und zuletzt Erinnerungen habe ich im Zuge meines Wechsels zu Obsidian im letzten Herbst und Winter auch mein Aufgabenmanagement dorthin übertragen.
Zwischen Notizen und Aufgaben besteht nämlich ein enger Zusammenhang. Häufig notiert man sich Aufgaben direkt dort, wo man auch eine Mitschrift erstellt, beispielsweise in einer Besprechungsnotiz, oder einer Notiz zu Recherchen für ein Projekt. Daher bringt das Aufgabenmanagement ohne Umwege direkt in der App, mit der man diese Notizen erstellt, meiner Meinung nach mehr Vor- als Nachteile. Obsidian bietet mit seinen flexiblen Erweiterungsmöglichkeiten gute Voraussetzungen dafür.
Mein System ist einfach: Aufgaben werden direkt in den Notizen erfasst. Zusätzlich gibt es eine Textdatei bzw. Notiz mit einer Aufgabenliste für alles, was nicht einer Notiz zu einem Thema oder Projekt zugeordnet werden kann und eine für regelmäßig wiederkehrende Routineaufgaben. Dateien oder Mails, die für die jeweilige Aufgabe relevant sind, werden mit Hookmark verlinkt. Die Aufgabenliste wird sporadisch von Zeit zu Zeit aufgeräumt, indem erledigte Aufgaben manuell nach unten verschoben werden, damit die Liste der offenen Aufgaben übersichtlich bleibt.
Mit der externen Erweiterung Tasks werden für die Aufgaben Start- und Fälligkeitstermine definiert, Prioritäten festgelegt und Abfragen generiert.
Über Abfragen lassen sich aus dem gesamten Obsidian-Vault Aufgabenlisten in andere Notizen einbinden, beispielsweise in eine Aufgabenvorschau oder in die tägliche Notiz mit den an diesem Tag fälligen Aufgaben. Nachstehend ein Beispiel für die Abfrage nach allen Aufgaben, die heute fällig sind:tasks
not done
(due before today) OR (due on today) OR (scheduled before today) OR (scheduled for today)
Die heute erledigten Aufgaben bekommt man mit der folgenden Abfrage aufgelistet:tasksdone on today
Und für eine Vorschau der fälligen Aufgaben in den nächsten drei Tagen gibt man folgende Abfrage ein:tasksnot donedue tomorrowdue before in 3 days
In den täglichen Notizen ist es empfehlenswert, die relative Zeitangabe today durch das absolute Datum in der eingestellten Schreibweise (z.B. 2023-05-17) zu ersetzen. So kann man wie in einem Logbuch auch in täglichen Notizen aus der Vergangenheit die damals erledigten Aufgaben nachsehen.
Die verschiedenen Möglichkeiten für Abfragen sind im Tasks User Guide im Kapitel Queries gut und ausführlich dokumentiert.
Damit man Aufgabenlisten von Checklisten und anderen Listen mit Checkboxen zum Abhaken einzelner Elemente unterscheiden kann, bietet Tasks die Möglichkeit, ein Schlagwort – den sogenannten Global Task Filter – zu definieren, mit dem alle Aufgaben im Vault als solche identifiziert werden. Mein Global Task Filter lautet #todo.
Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass man Aufgaben und Notizen nicht zwingend in getrennten Apps organisieren muss. Mit Obsidian in Verbindung mit der externen Erweiterung Tasks ist das Aufgabenmanagement in Symbiose mit den Notizen aus dem persönlichen Wissensmanagement-System sogar überaus praktisch.