Ohne Rhythmus keine Musik. Das gilt grundsätzlich auch für die Produktivität. Denn eine rhythmische Struktur im Sinne einer gewissen Regelmäßigkeit und der dazugehörenden zeitlichen Gliederung des Arbeitstages sind für die eigene Produktivität von nicht zu unterschätzender Bedeutung. In diesem Beitrag geht es um den richtigen Takt für eine optimale Produktivität und wodurch der sich daraus ergebende Rhythmus beeinflusst wird.
Rhythmus gibt Ordnung bzw. Struktur durch regelmäßige Wiederholung. In der Musik beschreibt Rhythmus die zeitliche Gestaltung und Ordnung eines Stücks. In der Kunst ist Rhythmus ebenfalls ein Ordnungsprinzip, beispielsweise für das regelmäßige Wiederholen von Formelementen in der Architektur. Bei der eigenen Produktivität wird der Rhythmus durch die Zeit, die Energie und den Fokus bestimmt.
Zeit
In unserem Alltag nutzen wir das abstrakte Konzept der Zeit unter anderem für eine Gliederung in Sekunden, Minuten, Stunden, Tagen, Wochen, Monaten und Jahren. Dieses Zeitstrukturmodell ermöglicht mithilfe der Zeitmessung eine Organisation unseres Lebens, beispielsweise durch die Messung der Dauer von Ereignissen, oder um Termine festzulegen. Und natürlich beeinflusst die Zeit auch die Produktivität. Es gibt sogar einen engen Konnex zwischen Zeit und Produktivität. Denn durch eine strategische Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit kann man die eigene Produktivität steigern.
Daher ist eine effektive Zeitplanung eine wesentliche Grundlage für die Produktivität. In diesem Zusammenhang ist der Begriff Zeitmanagement zu vermeiden, weil er irreführend ist. Denn Zeit kann man nicht managen. Sie vergeht immer gleich schnell – oder langsam – je nach Betrachtungswinkel. Vielmehr soll mit der Zeitplanung die Organisation des eigenen Arbeitspensums darauf abzielen, die zur Verfügung stehende, meist begrenzte Zeit, optimal zu nutzen. Es geht bei der Zeitplanung jedoch nicht darum, möglichst viel Arbeit in den Tag zu quetschen, sondern darum, ein ausgewogenes Leben führen zu können.
Die Zeitplanung kann auf verschiedene Arten bewerkstelligt werden. Zum Beispiel mit einem Kalender und der Hyper-Scheduling-Methode, mit einem Bulletjournal oder – so wie ich es mir angewöhnt habe – mit einer Mischung aus beidem in Form eines Tagesplans in der täglichen Notiz in Obsidian.
Unabhängig wie man die Zeitplanung macht, ist eine Voraussetzung für den Erfolg des erstellten Tagesplans, dass man dabei die eigenen Gewohnheiten und den eigenen Tagesrhythmus berücksichtigt. Auch eine gute Balance zwischen Arbeit und Erholung – also Pausen – ist gleichermaßen Voraussetzung.
Kurz gesagt geht es also darum, herauszufinden, zu welchen Tages- oder auch Nachtzeiten man am produktivsten arbeiten kann. Darum herum kann man dann die Zeitplanung in der Art gestalten, dass man diese Zeiten als Blöcke für konzentriertes Arbeiten in den Tagesplan einträgt. Diese Produktivitätsblöcke sind sozusagen der zeitliche Rahmen für die Produktivität. Andere Termine, wie beispielsweise Besprechungen, sollten dann nach Möglichkeit so geplant werden, dass es keine Überschneidungen mit den Produktivitätsblöcken gibt. Auch das Beantworten von E-Mails oder Routineaufgaben, wie das Erstellen einer Reisekostenabrechnung sollten tunlichst nicht innerhalb der Produktivitätsblöcke stattfinden. Die Zeit in den Produktivitätsblöcken ist ausschließlich für die kreativen Prozesse reserviert, oder jene Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Konzentration und Fokus erfordern.
Die zeitliche Organisation innerhalb der Produktivitätsblöcke kann je nach individuellen Anforderungen gestaltet werden. Mitunter sind Methoden wie die Pomodoro-Technik dafür hilfreich.
Energie
Es erscheint zunächst logisch, dass man mit ausreichend Energie eher in der Lage ist, produktiv zu arbeiten. Ausreichend Energie bedeutet höhere Konzentrationsfähigkeit, größeres Durchhaltevermögen und somit mehr Leistungsfähigkeit. Diese Leistungsfähigkeit sinkt bei Energiemangel und die Produktivität nimmt ab. Es gibt also eine gewisse Proportionalität zwischen Energie und produktiver Leistungsfähigkeit. Dabei wird die Energie von mehreren Faktoren beeinflusst: zum einen durch die Motivation und zum anderen durch die Gesundheit.
In Sachen Produktivität versteht man unter Motivation den inneren Antrieb, eine Aufgabe erledigen zu wollen, um dadurch ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Motivation entsteht meist aus intrinsischen Faktoren, wie Leidenschaft, Begeisterung, dem Wunsch nach Selbstverwirklichung oder einem persönlichen Interesse. Auch Anerkennung, Druck von außen oder Belohnungen können motivierend wirken, wenngleich nicht so nachhaltig, wie intrinsische Antriebsfaktoren.
Je höher die Motivation, umso höher die Energie und daher auch die Bereitschaft, engagiert und fokussiert zu arbeiten und umso geringer die Anfälligkeit für Ablenkungen oder Prokrastination. Diese Proportionalität zwischen Motivation und Energie gilt auch umgekehrt. Das bedeutet, dass bei geringer physischer Energie, beispielsweise im Fall von Müdigkeit die Motivation sinkt. Das lässt auch einen Zusammenhang zur Tageszeit erkennen. Daher sollte man bei der Zeitplanung auch den Energielevel berücksichtigen. So ist es zum Beispiel mit zahlreichen Studien nachgewiesen, dass das Energielevel direkt nach dem Mittagessen gering ist. Daher ist die Zeit nach der Mittagspause eine gute Gelegenheit, um beispielsweise Routineaufgaben zu erledigen, für die ein niedriges Energielevel ausreichend ist.
Dass sich die physische und mentale Gesundheit direkt auf die Leistungsfähigkeit auswirken, ist bekannt. Menschen, die körperlich und geistig fit sind, haben in der Regel mehr Energie, sind widerstandsfähiger und motivierter. Gesundheitsprobleme hingegen können die Produktivität mitunter stark beeinträchtigen. Auch Müdigkeit und Schlafmangel wirken sich ungünstig auf die Produktivität aus. Die Ernährung spielt dabei ebenfalls eine Rolle und beeinflusst die zur Verfügung stehende Energie.
Fokus
Die Konzentration auf eine Aufgabe bedeutet, möglichst viel Aufmerksamkeit auf die Arbeit an dieser Aufgabe zu richten – sich also darauf zu fokussieren. Durch dieses Vertiefen in die Arbeit an einer Aufgabe ist es möglich, den sogenannten Flow-Zustand zu erreichen. Darunter wird ein mentaler Zustand der hoch konzentrierten Hingabe zu einer Tätigkeit verstanden, der durchaus auch als beglückend und motivierend empfunden werden kann. Die Tätigkeit an sich wird dabei häufig so wahrgenommen, als würde sie von selbst ablaufen. Ähnlich einem Leistungssportler reagiert man im Flow-Zustand kaum auf Ablenkungen und erreicht somit ein hohes Maß an Produktivität.
Der Flow-Zustand kann jedoch nicht erreicht werden, wenn man bei der Arbeit an einer Aufgabe über- oder unterfordert ist.
Es gilt auch zu beachten, dass der Fokus alleine noch nicht produktiv(er) macht. Eine gute Zeitplanung und ausreichend Energie, sowie Motivation spielen ebenfalls eine wichtige Rolle und erhöhen die Fähigkeit zum Fokussieren.
Auch die Arbeitsumgebung und der Arbeitsplatz begünstigen oder beeinträchtigen den Fokus. Umfragen und Studien haben belegt, dass beispielsweise Großraumbüros nicht nur unbeliebt, sondern für fokussiertes Arbeiten sogar ungeeignet sind. Viele Mitarbeiter aus Großraumbüros ziehen daher zum konzentrierten Arbeiten das Homeoffice dem Büroarbeitsplatz vor. Das passende und gesunde Arbeitsumfeld ist also ebenfalls eine fundamentale Grundlage für eine hohe Produktivität und fokussiertes Arbeiten.
Fazit
Eine gute Zeitplanung, sowie ausreichend Energie und Motivation ermöglichen ein hohes Maß an fokussierter Arbeit und wirken sich auf die eigene Produktivität günstig aus. Dass man dabei einem meist sehr individuellen Rhythmus aus Gewohnheiten und Tagesabläufen folgt, liegt in der Natur der Sache. Diesem Rhythmus sollte man sich auch tunlichst nicht widersetzen und stattdessen darauf aufbauend planen. Ausreichend Abwechslung und ein wenig Dynamik sowie das richtige Maß an Pausen ergeben dann einen idealen Takt für die Produktivität und in Summe einen guten Produktivitätsrhythmus.
Doch bei all der Klarheit und Ordnung, die man sich damit schaffen kann, sollte man eines bedenken: Produktivität darf ruhig auch Spass machen! Es geht keinesfalls nur darum, möglichst viel in kürzester Zeit zu leisten oder zu erledigen. Die Freude, an etwas zu arbeiten und sich darauf fokussieren zu können, ist wichtiger als die reine Produktivität. Diese positive Erfahrung hat nicht nur einen begünstigenden Effekt auf die Selbstverwirklichung, sondern bringt automatisch eine höhere Produktivität mit sich. Denn wozu soll das Streben nach Leistung und Produktivität letztendlich dienen, wenn nicht dazu, uns selbst und anderen Freude zu bereiten?