Notizen beinhalten Wissen. Denn man schreibt sich etwas auf, um sich das Notierte zu merken, es vielleicht sogar dauerhaft zu speichern. Notizen sind daher ein zentrales Element in einem persönlichen Wissensmanagement-System – kurz: PWS. In so einem PWS sind Notizen nichts Lineares, kein Archiv entlang einer Zeitachse. In einem PWS sind Notizen etwas Vernetztes und etwas, an dem man immer wieder weiter arbeitet, um die Kenntnisse und das Wissen zu vertiefen oder neue Ideen daraus zu entwickeln. Zugleich sind Notizen etwas Persönliches. Jeder hat dafür eigene Angewohnheiten und Methoden entwickelt.
Aber wie kann man digitale Notizen so einfach wie möglich aufbauen, um zum einen alle relevanten Informationen zu einem Thema erfassen und in weiterer Folge ergänzen, erweitern und mit andern Wissensgebieten vernetzen zu können? Und gibt es dafür so etwas wie eine ideale Struktur bzw. ein Gerüst, eine Art Anatomie für digitale Notizen?

Ein guter Teil meiner täglichen Arbeit findet in, mit und an Notizen statt. Notizen sind ein zentraler Bestandteil meiner Arbeitsweise. Dabei enthalten Notizen nicht nur Erinnernswertes, sondern unter anderem Konzepte für Projekte, Ideen für Ergänzungen meiner Vorlesungen oder Blogartikel. Auch dieser Blogartikel ist zunächst als Notiz gestartet und wurde dann im Laufe der Zeit sukzessive erweitert und ergänzt, bis schließlich daraus eben dieser Text entstanden ist. Dabei halte ich mich an eine Struktur, die sich mehr oder weniger konsequent durch alle Notizen in meinem digitalen PWS zieht. Diese Struktur – oder nennen wir es Anatomie – einer Notiz gründet zum einen auf meinen Gewohnheiten beim Notieren und zum anderen auf den Methoden, mit denen ich Notizen erstelle.

Notieren vs. Notizen erstellen

Es gibt einen Unterschied zwischen dem bloßen Notieren und dem Erstellen bzw. Anfertigen von Notizen zur Dokumentation von Wissen. Es handelt sich zwar um zwei Aspekte desselben Prozesses der Informationserfassung, die sich jedoch in ihren Zielen und Techniken unterscheiden.

Unter Notieren versteht man das bloße Erfassen von Informationen, wie beispielsweise das schnelle Aufschreiben einer Idee, das Mitschreiben in einem Vortrag oder in einer Besprechung. Es geht dabei darum, so viele Informationen wie möglich mehr oder weniger strukturiert aufzuschreiben, allerdings ohne sie zu verarbeiten oder zu analysieren. Beim Notieren können Notizen durch Aufzählungspunkte, Hervorhebungen, Unterstreichungen oder Skizzen so prägnant und klar wie möglich gestaltet werden.

Das Erstellen bzw. Anfertigen von Notizen erfolgt nach dem Notieren, zu einem späteren Zeitpunkt. Es ist ein aktiverer Lernprozess, bei dem es darum geht, über die gesammelten, aufgeschriebenen Informationen nachzudenken, sie zu ordnen, zusammenzufassen und mit anderen Notizen zu ähnlichen Themen und bereits vorhandenem Wissen zu verknüpfen. Dabei wird eine Zusammenfassung der notierten Informationen erstellt und um persönliche Meinungen oder Einsichten, Referenzmaterialien, Querverweisen zu anderen Notizen mit ähnlichen Themen, oder um das Festlegen allfälliger nächster Schritte und Aufgaben für weitere Nachforschungen ergänzt.

Sowohl das Notieren, als auch das Erstellen bzw. Anfertigen von Notizen sind wichtige Fähigkeiten für das effektive Lernen und Kommunizieren. Während die Technik des Notierens nützlich ist, um Informationen schnell und effizient zu erfassen, ist das Erstellen bzw. Anfertigen von Notizen wichtig, um Wissen einerseits zu dokumentieren und andererseits über einen längeren Zeitraum hinweg zu behalten und zu integrieren.

Methoden und Strukturen

Für das Notieren und auch das darauf aufbauende Erstellen bzw. Anfertigen von Notizen gibt es mehrere Methoden. Diese Methoden beinhalten auch verschiedene Strukturen, die je nach persönlichen Vorlieben, oder zu erfassendem Inhalt verwendet werden können. Alle Methoden waren ursprünglich für Notizen gedacht, die mit Stift und Papier verfasst werden. Sie können aber auch problemlos für digitale Notizen angewendet werden.

Erfassungsmethoden

Die Erfassungsmethoden sind zum Notieren geeignet. Es werden damit einfach so viele Informationen wie möglich mehr oder weniger strukturiert aufgeschrieben. Das Verarbeiten der notierten Inhalte erfolgt dann zu einem späteren Zeitpunkt mit einer der weiter unten beschriebenen Nachbearbeitungsmethoden.

Erzählmethode

Die Erzählmethode ist die einfachste Form des Notierens. Dabei wird der erfasste Inhalt chronologisch in erzählender Form niedergeschrieben, meist sogar in vollständigen Sätzen. Der Aufwand beim Schreiben ist relativ hoch. Das Verhältnis der Informationen zur Anzahl der geschriebenen Wörter – also die Informationsdichte – ist jedoch gering, weil oftmals auch viele Füllwörter verwendet werden. Die Erzählmethode macht Sinn, wenn das Notierte auch dem Verständnis Dritter dienen oder beispielsweise einen Gesprächsinhalt vollständig dokumentieren soll.

Outlining- bzw. Gliederungsmethode

Die Outlining-Methode wird auch als Gliederungsmethode bezeichnet. Mit dieser Methode werden die erfassten Inhalte während dem Notieren in Form einer strukturierten Liste organisiert. Häufig kommen dafür Spiegelstrichlisten oder Bulletpoint-Aufzählungen zur Anwendung, die sich durch Einrücken einfach strukturieren lassen. Bei Bedarf kann die Liste auch jederzeit mit weiteren Notizen ergänzt werden. Die Outlining- oder Gliederungsmethode ist grundsätzlich intuitiv anwendbar und daher auch häufig anzutreffen.

Nachbearbeitungsmethoden

Mit den Nachbearbeitungsmethoden werden aus den notierten Inhalten die eigentlichen Notizen erstellt bzw. angefertigt. Die Nachbearbeitungsmethoden beinhalten dafür auch strukturgebende Elemente, um die mit einer der Erfassungsmethoden niedergeschriebenen Inhalte zusammenzufassen, zu ergänzen und für das Wissensmanagement zu erweitern, beispielsweise mit Querverweisen zu Referenzmaterialien, zu anderen Notizen mit ähnlichen Themen, oder um das Festlegen allfälliger nächster Schritte und Aufgaben für weitere Nachforschungen.

Cornell-Methode

Bei der Cornell-Methode wird die Notiz in zwei Zeilen und die erste Zeile in zwei Spalten unterteilt. Den eigentlichen Inhalt schreibt man in die zweite Spalte der ersten Zeile – die sogenannte „Notiz-Spalte“. Links daneben in der ersten Spalte der ersten Zeile kann man während dem Niederschreiben spezifische Stichwörter oder Hinweise (z.B. To-do, wichtig, merken, etc.) herausschreiben. Das ist die sogenannte „Stichwort-Spalte“. In der zweiten Zeile schreibt man dann später – z.B. nach der Besprechung oder Vorlesung – eine Zusammenfassung. Das bietet die Gelegenheit, die Inhalte nochmals mit ein wenig Zeitabstand zu rekapitulieren und zu verarbeiten.

Drei-Punkt- bzw. Charting-Methode

Die Drei-Punkt- oder Charting-Methode ist der Cornell-Methode ähnlich. Man benötigt drei Spalten. In der ersten Spalte wird ein Inhaltsverzeichnis während dem Notieren geführt. Die zweite Spalte ist für das Aufschreiben der zu erfassenden Inhalte vorgesehen. Und in der dritten Spalte trägt man eigene Anmerkungen oder Hinweise ein. Die Drei-Punkt- oder Charting-Methode bietet sich an, wenn es darum geht, viele Informationen übersichtlich zu erfassen und vergleichen zu können. Sie eignet sich auch, um beispielsweise eine Übersicht zu Notizen zu erstellen, die mit der Outlining-Methode aufgeschrieben wurden.

Quadranten-Methode

Für die Quadranten-Methode unterteilt man die Notiz in vier Quadranten. Jeder der vier Quadranten beinhaltet entweder die notierten Inhalte, dazugehörige Stichwörter, konkrete Aufgaben oder sich ergebende Fragen. Auch die Quadranten-Methode ist der Cornell-Methode und auch der Drei-Punkt- bzw. Charting-Methode ähnlich.

Mindmapping-Methode

Notizen kann man auch grafisch erstellen. Die Mindmapping-Methode ist eine Möglichkeit zur visuellen Informationserfassung. Dabei werden die notierten Informationen grafisch, meist radial, um das Thema im Zentrum strukturiert dargestellt und mit bildhaften Markierungen ergänzt. Als visuelles Denkwerkzeug ist die Mindmap gut geeignet, um notierte Inhalte zu analysieren und daraus neue Ideen zu entwickeln. Sie kann also auch – gleich wie die Drei-Punkt- oder Charting-Methode dazu verwendet werden, um eine visuelle Übersicht zu Notizen zu erstellen, die beispielsweise mit der Outlining-Methode aufgeschrieben wurden.

Sketch Notes

In Sketch Notes, einer mehr oder weniger rein grafischen Methode, werden möglichst wenig Text und stattdessen verstärkt grafische Elemente verwendet. Größtenteils werden wie in einer Art Comic nur kurze Überschriften als Text erfasst und die Inhalte in Sprechblasen, sowie Zusammenhänge mit Pfeilen oder Piktogrammen dargestellt. Sketch Notes sind hilfreich, um zum Beispiel Lernstoff durch grafische Aufbereitung – also Verbildlichung – leichter einprägsam zu machen.

Feynman-Technik

Die Feynman-Technik ist eine Technik, mit der man das Wissen zu einem Thema vertiefen kann. Sie ist grundsätzlich auf alle bisher erwähnten Nachbearbeitungsmethoden anwendbar.
Die Feynman-Technik geht auf Richard Feynman zurück, der von 1918 bis 1988 in den USA lebte und ein bedeutender Physiker, insbesondere auf dem Gebiet der elektrodynamischen Quantentheorie war. 1965 wurde ihm der Nobelpreis in Physik verliehen. Feynman unterrichtete am California Institute of Technology. Seine Vorlesungen hat er so aufgebaut, dass Studenten auch ohne Vorkenntnisse in Partikelphysik teilnehmen und verstehen konnten.
Die Feynman-Technik basiert auf dem Prinzip der Vereinfachung. Zunächst schreibt man alles auf, was man zu einem Thema bereits weiß, zum Beispiel in ein Notizbuch oder einen digitalen Ordner in einer Notizen-App. Jedes Mal, wenn man neue Informationen dazu bekommt, dann ergänzt man diese zum jeweiligen Thema. Beim Verfassen der Notizen sollte man einfache Sprache ohne komplexe Fremd- bzw. Fachwörter verwenden und das Thema so erklärend beschreiben, dass es auch ein Kind verstehen kann. Fügt man mehrere Notizen zu einem Thema zusammen, beginnt man damit, eine Geschichte zum Thema zu erzählen, indem man prägnante Erklärungen dazu aufschreibt. Dabei fasst man die wichtigsten Teile des eigenen Wissens über das jeweilige Thema zusammen. Eventuell stellt man Lücken fest und schließt diese, indem man auf Quellmaterial zurückgreift (z.B. Vorlesungsskripte, Bücher, etc.).

Wissen vernetzen

Eine Notiz wird oftmals solitär und in sich abgeschlossen betrachtet. Diesen Anschein erwecken auch die oben erwähnten Methoden zum Erfassen und Nachbearbeiten von Notizen. Ähnlich verhält es sich mit einer Sammlung von Notizen, die meist aus linear chronologisch erfassten, einzelnen Notizen besteht, wie beispielsweise in einem Notizbuch. Und die oben erwähnten Methoden lassen nicht erkennen, wie das niedergeschriebene Wissen archiviert wird, um zu einem späteren Zeitpunkt im Bedarfsfall wieder aktiviert werden zu können.

Damit aus einer zunächst linearen Sammlung von Notizen ein Wissensmanagement-System entstehen kann, dürfen Notizen nicht als etwas Chronologisches oder Lineares, sondern müssen als vernetztes System verstanden werden. Das bedeutet, dass innerhalb einer Notiz ein Thema nicht vollinhaltlich zur Gänze erfasst wird, sondern die relevanten Inhalte auf mehrere Notizen verteilt werden. So ist es auch einfacher möglich – wie bei der Feynman-Technik – Notizen zu ergänzen oder neue hinzuzufügen. Die einzelnen Notizen werden dann über Verlinkungen zu einem Thema zusammengefasst bzw. vernetzt. Dadurch entstehen Möglichkeiten, eine Notiz auch in mehrere Themen oder Wissensgebiete mit einzubinden. Zum Beispiel kann eine Notiz über das Problem der aperiodischen Monokacheln – im Englischen auch bekannt als Einstein-Form – zum einen dem mathematischen Thema der diskreten Geometrie und zum anderen dem Thema über das Design von Fliesen zugeordnet werden.

Dieses Prinzip des vernetzten Wissens geht auf die Zettelkasten-Methode zurück, die neben anderen auch von Niklas Luhmann oder Paul Otlet intensiv angewendet und genutzt wurde. Ebenso baut das Buch Building a Second Brain von Tiago Forte auf den Grundsätzen der Zettelkasten-Methode auf und bietet eine Hilfestellung für das Einrichten und Pflegen eines digitalen PWS. Um ein solches vernetztes digitales PWS aufzubauen, benötigt man neben einer geeigneten Vorgangsweise für das Erstellen von Notizen und einer passenden Ablagestruktur auch einen strukturierten Aufbau – eine Art Anatomie – für die digitalen Notizen im PWS.

Anatomie einer Notiz

Die Frage, wie eine Notiz in einem digitalen PWS aufgebaut sein soll, um die relevanten Informationen zu einem Thema erfassen und in weiterer Folge ergänzen, erweitern und mit andern Themen vernetzen zu können, lässt sich nicht allgemeingültig beantworten. Dazu sind Notizen und wie man sie erstellen möchte – wie eingangs erwähnt – etwas zu Persönliches. Aber es gibt so etwas, wie einen kleinsten gemeinsamen Nenner für einen Aufbau bzw. eine Struktur einer Notiz, der sich aus den weiter oben beschriebenen Erfassungs- und Nachbearbeitungsmethoden und den Arbeitsschritten beim Erstellen einer Notiz ableiten lässt.

Das Erstellen einer Notiz beinhaltet die drei Arbeitsschritte notieren, zusammenfassen und organisieren. Dennoch teilt man eine neue Notiz nicht in drei, sondern in fünf Bereiche ein, wie das nachstehende Beispiel veranschaulicht. Die ersten beiden Bereiche sind für den Titel der Notiz (1) und für die Beschlagwortung (2), die später im Zuge des Zusammenfassens erfolgt.
Ein Bereich ist für das Notieren an sich und das spätere Zusammenfassen (3) vorgesehen, zum Organisieren wird je ein Bereich für Quellen und Referenzmaterial (4) und für eine Aufgabenliste (5) eingerichtet.

Beim Notieren geht es – wie bereits erwähnt – darum, möglichst effizient Inhalte aufzuschreiben. Eventuell strukturiert man das Notierte gleich während dem Schreiben in einer hierarchischen Spiegelstrichliste oder Bulletpoint-Aufzählung. Für diesen Arbeitsschritt benötigt man also lediglich ausreichend Platz in einer neuen Notiz und ansonsten keine weiteren strukturellen oder inhaltlichen Vorgaben bzw. Vorlagen.

Das Zusammenfassen und das Organisieren erfolgen zu einem späteren Zeitpunkt im Zuge des Erstellens bzw. dem Aufbereiten der Notiz für das digitale PWS. Beim Zusammenfassen geht man das Notierte durch, schreibt – nomen est omen – eine Zusammenfassung und ergänzt dazu persönliche Meinungen oder Einsichten. Dafür kann beispielsweise die Feynman-Technik genutzt werden. Und eventuell versieht man in diesem Arbeitsschritt die Notiz auch mit Schlagworten im Sinne der Cornell-Methode. Die Zusammenfassung kann man gleich direkt aus der Mitschrift erstellen. Dann ersetzt die Zusammenfassung die Mitschrift, bis auf jene Notizen, die man nicht explizit in die Zusammenfassung eingebaut hat. Die bleiben dann einfach an passender Stelle im Text weiterhin als Spiegelstrichliste oder Bulletpoint-Aufzählung erhalten. Die Beschlagwortung kann entweder in Form von Tags ober- oder unterhalb des Textes erfolgen, oder auch als Überschriften im Text.

Wenn man das digitale PWS mit Markdown-Dateien aufbaut und dafür beispielsweise die App Obsidian verwendet, dann kann man den Bereich für die Beschlagwortung zusammen mit anderen Metadaten zur Notiz in einem sogenannten Front-matter-Abschnitt am Beginn der Notiz verstecken, wie die nachstehende Abbildung zeigt. Verstecken deshalb, weil dieser Front-matter-Abschnitt mit den Metadaten nur im Editiermodus sichtbar ist und im Lesemodus dann unsichtbar wird. Metadaten werden in Obsidian entweder in YAML oder JSON verfasst.

Anschließend organisiert man die neue Notiz innerhalb des digitalen PWS. Zum einen fügt man Links zu Notizen mit ähnlichen oder verwandten Themen innerhalb des Wissensmanagement-Systems ein. Auch das kann im zusammengefassten Text selbst erfolgen, oder in einem eigenen Bereich unterhalb der Zusammenfassung (siehe Bereich 4 für Quellen und Referenzmaterial in der obigen Abbildung).
Wie man Notizen untereinander verlinken kann, hängt von der Art der Notizensammlung bzw. vom persönlichen Wissensmanagement-System ab. Verwendet man dafür zum Beispiel die App Obsidian, dann lassen sich solche Links sehr einfach über die integrierte Link-Funktion zwischen den einzelnen Notiz-Dateien erzeugen. In Apples Notizen-App ist das derzeit nicht so direkt, sondern nur etwas umständlicher mithilfe eines Siri-Kurzbefehls möglich.
Und zum anderen verlinkt man auch externe Quellen bzw. bindet diese direkt in die Notiz ein, wie beispielsweise für das jeweilige Thema relevante Internetseiten, Vortragsfolien oder Skripten. Zum Verlinken externer Dateien bietet sich am Mac die App Hookmark an, mit der sich unkompliziert Links zu allen möglichen Dateien und sogar sogenannte Deep-Links zu markierten Stellen in PDF-Dokumenten oder E-Books erzeugen lassen.
Sofern erforderlich können auch Checklisten oder konkrete Aufgaben für weitere Nachforschungen, Ergänzungen, etc. direkt in die Notiz eingebaut werden.

Zu guter Letzt muss die neue Notiz nur noch je nach Ablagestruktur im digitalen PWS in den jeweiligen Ordner des Themenkreises oder Wissensgebietes verschoben werden, sofern man sie nicht ohnehin schon dort erzeugt hat.