Das Erstellen einfacher Aufgabenlisten zu Projekten und für Dinge, die nicht in Vergessenheit geraten sollten, gibt mir Klarheit und Fokus. Eine gesonderte App für das Aufgabenmanagement ist dazu jedoch nicht notwendig. Denn das lässt sich nämlich mit dem flexiblen Markdown-Editor Obsidian wunderbar bewerkstelligen. Über das Aufgabenmanagement mit Obsidian wurde hier im Blog bereits berichtet. Der Fokus damals lag primär auf den Möglichkeiten, mit denen das Tasks-Plugin das Aufgabenmanagement in Obsidian unterstützt. Welche und wie viele Listen man dafür benötigt, kam allerdings zu kurz.

An der grundlegenden Struktur hat sich seit dem letzten Blogbeitrag über das Aufgabenmanagement mit Obsidian nichts geändert. Aufgaben existieren in verschiedenen Notizen bzw. Dateien dezentral verteilt im Obsidian-Vault. Denn grundsätzlich ist es egal, wo – also in welchen Dateien – innerhalb des Obsidian-Vaults man Aufgaben notiert. Solange man die Aufgaben mit dem Schlagwort für den globalen Filter versehen hat, findet sie das Tasks-Plugin und stellt sie über Abfragen in der gewünschten Form zur Verfügung. In meinem Arbeitsablauf sind das zum einen die tägliche Notiz und zum anderen die sogenannte Aufgabenliste.

Eine Liste, sie zu überblicken, sie alle zu finden …

Diese Aufgabenliste (vormals Aufgabenvorschau) ist eine Markdown-Datei, die ausschließlich aus Tasks-Abfragen besteht und eine vollständige Übersicht aller Aufgaben aus dem gesamten Obsidian-Vault liefert, die mit dem Schlagwort #todo als globalem Filter versehen sind.

Im vergangenen Sommer ist dort der Eingang für neue Aufgaben hinzugekommen. Diese aus der GTD-Methode von David Allen entlehnte Vorgangsweise ermöglicht es, zunächst rasch neue Aufgaben entweder per Kurzbefehl, QuickAdd oder manuell in einer Notiz zu erfassen und dann zu einem späteren Zeitpunkt zeitlich zu planen. Dazu werden neue Aufgaben zusätzlich mit dem Schlagwort #Eingang versehen, damit sie dann über eine entsprechende Tasks-Abfrage im digitalen Eingangskorb in der Aufgabenliste landen.

Pro-Tipp: Egal wo in Obsidian man gerade schreibt, über die Befehlspalette oder mit einer Tastenkombination kann das Fenster für Create or edit Task aufgerufen werden. Der Absatz, in dem sich der Cursor zu diesem Zeitpunkt befindet, wird als Aufgabentext übernommen und kann sofort in eine Aufgabe umgewandelt werden. Das ist recht praktisch, wenn man die Aufgabe gleich mit einem Termin versehen, oder ohne Termin in den Irgendwann-Bereich eintragen will. Um im vorhin erwähnten Eingangsbereich der Aufgabenliste eine neue Aufgabe anzulegen, sind allerdings QuickAdd oder ein Kurzbefehl besser geeignet, da man damit das Schlagwort #Eingang automatisiert anhängen kann und nicht noch extra eintippen muss.

Neben dem Eingang für neue, noch nicht geplante Aufgaben beinhaltet die Aufgabenliste auch Rubriken für bereits geplante Aufgaben, die heute fällig bzw. bereits überfällig sind, solchen, die in den nächsten sieben Tagen – also demnächst – zu erledigen sind und jenen, die danach – also später – fällig werden, sowie allen Aufgaben, die gar kein Fälligkeitsdatum haben, daher folglich irgendwann erledigt werden können. Diese Rubriken sind eine Art Perspektive, die mittels Tasks-Abfragen bestimmte Ansichten der im Vault auf mehrere Dateien verteilten, dezentralen Aufgabensammlung erzeugen.

Den Abschluss der Aufgabenliste bildet das Aufgaben-Logbuch. Dort sind die zuletzt erledigten Aufgaben aufgelistet, chronologisch absteigend nach Erledigungsdatum sortiert und damit die Liste nicht zu lange wird, auf die letzten zwanzig Stück eingeschränkt. Ebenso im Aufgaben-Logbuch enthalten ist eine kurze – weil ebenfalls eingeschränkte – Liste jener Aufgaben, die zuletzt gecancelt wurden.

Drei Listen für alles weitere

Diese eine Aufgabenliste würde allerdings kein Ergebnis liefern, wenn die dort gespeicherten Tasks-Abfragen nicht irgendwo im Obsidian-Vault in anderen Dateien bzw. Notizen Aufgaben finden würden. Abhängig vom Aufgabentyp gibt es dafür drei Arten von Aufgabenlisten:

• Projektaufgaben sind direkt in den Notizen zum jeweiligen Projekt diesem eindeutig zugeordnet. Projektnotizen werden laufend bearbeitet und gepflegt. Die Projektaufgaben in diesen Notizen sind meist in einem eigenen Aufgaben-Callout zusammengefasst. Dadurch lassen sich bei der eigentlichen inhaltlichen Arbeit am Projekt die Projektaufgaben zum einen visuell leichter erfassen und auf Wunsch auch ein- bzw. ausklappen.
• Einzelaufgaben sind kleinere Erledigungen ohne Projektkontext, wie beispielsweise Hundefutter bestellen oder einen Tisch im Restaurant reservieren. Diese Einzelaufgaben für Dinge, die nicht in Vergessenheit geraten sollten, sind in einer eigenen Markdown-Datei als lange Liste einzelner Aufgaben beheimatet, die ständig weiter wächst und in die ich normalerweise nicht hereinschaue. Neue Aufgaben werden dort ausnahmslos per Siri-Kurzbefehl oder QuickAdd hinzugefügt und später entweder in der Aufgabenliste oder der täglichen Notiz als erledigt markiert.
• Routineaufgaben sind regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, wie beispielsweise die monatliche Einnahmen-/Ausgabenrechnung, die an jedem ersten Montag im Monat zu erledigen ist. Für diesen Aufgabentyp gibt es ebenfalls eine eigene Markdown-Datei, in der die wiederkehrenden Routineaufgaben mit dem Tasks-Plugin automatisiert sind.

Fazit

Mit wenigen Listen und dem Tasks-Plugin kann man aus Obsidian einen soliden Aufgabenmanager machen. Natürlich bieten dedizierte Apps für das Aufgabenmanagement wie Things, OmniFocus, ToDoist oder Apples Erinnerungen deutlich mehr Komfort und Funktionen, wie beispielsweise Benachrichtigungen zur Erinnerung an das Erledigen von Aufgaben auf dem Smartphone. Aber mit etwas weniger Anspruch klappt eine auf das Wesentliche reduzierte Aufgabenverwaltung mit Obsidian im reinen Textformat eigentlich wunderbar.