Neulich wurde hier im Blog der Frage nachgegangen, was PKM eigentlich bedeutet. Am Ende wurde klar, dass es sich dabei nicht nur um eine Form des Wissensmanagements handelt, sondern durch Integration von Informations- und Projektmanagement daraus ein sogenanntes Productive Knowledge Management entstehen kann. Also ein System, in dem man nicht nur Wissen speichert, sondern damit auch produktiv arbeitet. Jedoch war die Darstellung des PKM-Systems als Schnittmenge etwas abstrakt. Um besser verstehen zu können, wie ein PKM-System aufgebaut ist, stellt man es sich wie ein kugelförmiges Schalenmodell vor.
Productive Knowledge Management ist ein modulares System. Es besteht aus den drei Modulen Wissensmanagement, Informationsmanagement und Projektmanagement. Jedes Modul funktioniert auch für sich alleine, oder in verschiedenen Kombinationen. So ist zum Beispiel ein Personal Knowledge Management-System, wie es unter anderem im Buch Building a Second Brain beschrieben wird, eine Kombination aus persönlichem Wissens- und Informationsmanagement. Häufig findet man auch Produktivitätssysteme, die aus den Modulen für das persönliche Informations- und Projektmanagement bestehen.
Damit der modulare Aufbau eines PKM-Systems etwas plastischer wird, eignet sich als Denkmodell zur Veranschaulichung ein kugelförmiges Schalenmodell. Im Zentrum befindet sich das Modul für das persönliche Wissensmanagement. Darum herum können die weiteren Module für das persönliche Informations- und Projektmanagement jeweils in Form von Kugelschalen ergänzt werden.
Z wie Zentrum und Zettelkasten
Im Zentrum des PKM-Systems befindet sich der Zettelkasten. Das ist ein persönliches Wissensmanagementsystem für alles, was von Interesse ist und dauerhaft gespeichert wird. Innerhalb des Zettelkastens sind die Notizen nach Fach- oder Interessensgebieten sortiert und miteinander verlinkt, beispielsweise nach Themenbereichen.
Informationsschale
Der Zettelkasten wird von einer Schale für das persönliche Informationsmanagement umhüllt. Hier werden Informationen in Form von Daten und Notizen gesammelt. Meist handelt es sich dabei um einen temporären Speicher, von dem aus die Notizen weiter verarbeitet und zu einem späteren Zeitpunkt in den Zettelkasten eingepflegt, archiviert oder wieder gelöscht werden. Zum Beispiel befindet sich das Skizzenblatt in dieser Schale des PKM-Systems. Es dient dazu, rasch Ideen und Gedanken festzuhalten, sie für eine gewisse Zeit aufzubewahren, ehe sie dann weiter verarbeitet werden.
Die Kombination der ersten beiden Module wird oft auch als Personal Knowledge Management-System bezeichnet.
Persönliches Projektmanagement
Die äußere Schale beheimatet das persönliche Projektmanagement. Hier findet alles rund um die Planung der Projekte und die Zeiteinteilung seinen Platz. Also insbesondere das Aufgabenmanagement und die täglichen Notizen samt Terminplanung.
Auch Projektnotizen befinden sich in dieser Schale. Eine Projektnotiz ist eine Art Map of Content (MOC), die wie ein Projektstrukturplan einen Überblick zu allen für das jeweilige Projekt aus dem PKM-System benötigten Informationen und Notizen in Form von Links beinhaltet.
Zwischen den Schalen
PKM passiert vor allem zwischen den Schalen oder besser gesagt, wenn man durch Verlinken der Elemente des PKM-Systems – also Notizen, Aufgaben, Termine, etc. – alle drei Schalen quasi zusammenschaltet. Es werden also beispielsweise für einen Fachartikel Notizen zum Thema aus dem Zettelkasten zusammen mit Daten aus externen Literaturquellen in einer neuen Notiz im Informationsmanagement verlinkt. In einer weiteren Notiz wird für das Fachartikel-Projekt eine Aufgabenliste angelegt. Im Projektmanagement werden die Aufgaben aus der Aufgabenliste zeitlich geplant. Eventuell gibt es noch eine eigene Projektnotiz für den neuen Fachartikel, mit Informationen zum Publikationsmedium, Fristen für Einreichungen und Abgaben, Kontaktdaten, Layoutvorgaben, etc. und den Links zu den anderen, für diesen Fachartikel angelegten Notizen.
Sein volles Potenzial kann das PKM-System also durch Zusammenschalten der einzelnen Module bzw. Aktivieren aller Kugelschalen und der Interaktion dazwischen entfalten.
Wahl der Werkzeuge
Um ein PKM-System aufzubauen, braucht es geeignete Werkzeuge. Mein PKM-System habe ich zur Gänze in Obsidian realisiert. Das bedeutet aber nicht, dass Obsidian für jeden Anwender und jede Anwenderin gleichermaßen passend ist. Welche Werkzeuge man für sein PKM-System einsetzen möchte, hängt von den individuellen Vorlieben und Arbeitsgewohnheiten ab. Zum Glück gibt es für jedes Modul im PKM-System eine ausreichend große Auswahl an mehreren gut geeigneten Apps. Und sogar in analoger Form mit Stift und Papier oder als hybrides System mit einem Mix aus analogen und digitalen Werkzeugen ist dieses PKM-Schalenmodell umsetzbar.