Produktivität

Drei Methoden zum Wiederfinden von Informationen

Es ist mindestens genauso wichtig wie das Erfassen von Informationen, dass man ebendiese in einem PKM-System wiederfindet – wenn nicht sogar wichtiger. Denn schließlich geht es darum, nicht zu vergessen, was man aufgeschrieben hat und vor allem auch wo. Neben der Suche nach einer bestimmten Information gibt es zudem alternative Methoden, mit denen man Informationen in einem PKM-System nicht nur strukturieren kann, sondern auch das Wiederfinden erheblich erleichtert, verbessert und sogar beschleunigt.

Drei Fragen

Einfach nach einer Information zu suchen, ist wohl die intuitive, natürliche Methode. Aber kann man das, was man sucht, schnell und einfach finden? Das ist die erste der drei zentralen Fragen, die man sich beim Aufbau eines PKM-Systems stellen muss. Davon hängt vieles ab. Beispielsweise die Ordnerstruktur, die Dateinamenskonvention oder die Systematik für Schlagworte. Und obwohl die Frage so bedeutend ist, gibt es eigentlich nur zwei Antwortmöglichkeiten: ja oder nein.

Wenn sie bejahend beantwortet werden kann, dann muss man sich unweigerlich auch mit der zweiten Frage befassen. Und zwar, ob man in der Lage ist, sich mit dem PKM-System schnell, intensiv und tief in ein Thema hineinzudenken? Es dreht sich bei dieser Frage um thematische Zuordnungen, eine Struktur für Lesezeichen und vor allem Verlinkungen zwischen den Notizen im PKM-System. Auch auf diese zweite zentrale Frage sind ebenfalls nur die zwei bereits erwähnten Antworten zulässig. Dazwischen liegen in Wahrheit nur Ausreden.

Schließlich soll das PKM-System auch eine Quelle der Inspiration und Anregung sein. Daher ist die dritte Frage ebenfalls von Bedeutung, nämlich ob man im PKM-System mitunter auch von zufälligen Verbindungen überrascht wird? Die Antwort auf diese dritte Frage kann man allerdings nicht sofort geben. Das braucht ein wenig Zeit und Arbeit mit dem PKM-System. Und es braucht vor allem Methoden, um Informationen im PKM-System unkompliziert und möglichst rasch zu erfassen und wiederzufinden.

Suchen

Apropos wiederfinden: Nach gespeicherten Informationen zu suchen, ist vermutlich die einfachste und naheliegendste Methode. Man kann die Notizensammlung manuell durchforsten, indem man sich im wahrsten Sinne des Wortes durchklickt. Schneller geht das freilich mit der Suchfunktion. Fast alle Apps für digitale PKM-Systeme haben eine solche eingebaut. Damit lässt sich mehrheitlich per Volltextsuche die eigene Notizensammlung nach einem oder mehreren Begriffen bzw. Schlagworten durchsuchen.

Die Suchergebnisse werden auf verschiedene Arten präsentiert. In Obsidian beispielsweise findet die Suche in der Seitenleiste statt. Wenn man dort über die kleine Lupe in die Eingabemaske zur Suche navigiert und einen Suchbegriff eintippt, bekommt man das Ergebnis während dem Tippen direkt darunter angezeigt. Es wird also sprichwörtlich in Echtzeit gesucht. Das Suchergebnis beinhaltet nicht nur den Titel bzw. Dateinamen der gefundenen Notizen, sondern auch jene Ausschnitte aus dem Text der Notizen, in denen der gesuchte Begriff vorkommt. Zur besseren Erkennbarkeit markiert Obsidian den Suchbegriff darin farbig. Zugleich wird neben dem Titel bzw. Dateinamen der Notiz die Anzahl der Treffer angezeigt, die in der jeweiligen Notiz zum Suchbegriff gefunden wurden.

Suchfunktion in der Seitenleiste von Obsidian

Selbstverständlich kann man mit der Suchfunktion nicht nur nach einzelnen Begriffen oder Dateinamen suchen, sondern mehrere Begriffe mit Suchoperatoren verknüpfen, sowie auch nach Phrasen, Textausschnitten oder Schlagworten suchen.

Markieren

Notizen können in Obsidian mit Schlagworten – sogenannten Tags – oder als Lesezeichen bzw. Bookmarks markiert werden. Während nahezu alle Notizen-Apps eine Tagging-Funktion im Standardrepertoire haben, verhält es sich mit einer Bookmarking-Funktion eher gegenteilig. Meistens wird das Anpinnen einzelner Notizen unterstützt, sodass die angepinnten Notizen beim Öffnen eines Ordners in der App als erstes bzw. ganz oben angezeigt werden. Eine richtige Bookmark-Funktion ermöglicht es allerdings, Lesezeichen nicht nur für einzelne Notizen bzw. Dateien, sondern auch für Ordner oder Suchabfragen zu speichern und in einer eigenen Lesezeichenansicht zu organisieren.

Lesezeichen- und Suchfunktion von Obsidian im Parallelbetrieb

Obsidian unterstützt seit Version 1.2.7 sogenannte Bookmarks. Davor gab es mit den Favoriten eine vergleichbare, aber weniger leistungsfähige Funktion. Diese Lesezeichen ermöglichen den schnellen Zugriff auf Dateien, Ordner, gespeicherte Suchabfragen und sogar Überschriften oder Textblöcke in einer Notiz. In einem eigenen Bereich in der Seitenleiste können die gespeicherten Lesezeichen beispielsweise in Gruppen oder von der Reihenfolge her organisiert werden. Damit bekommt man also ergänzend zur ordnerbasierten Dateiablage und den Tags eine weitere Möglichkeit, Struktur in das eigene PKM-System zu bringen.

Übrigens kann man bis dato einen Tag nicht direkt als Lesezeichen speichern. Der Weg führt immer über die Suchfunktion und das Bookmarken der jeweiligen Suchabfrage. Diese als Lesezeichen gespeicherten Suchabfragen sind besonders praktisch. Zum Beispiel lassen sich damit alle Notizen, die gerade in Arbeit sind – also mit dem Tag #inArbeitverschlagwortet wurden – rasch wiederfinden, oder jene Dateien, die man sich zum späteren Nachlesen in Obsidian abgelegt hat.

Nutzt man die Such- und die Lesezeichenfunktion neben- oder untereinander in getrennten Bereichen in der Seitenleiste, ist es nicht nur übersichtlicher, sondern man kann auch rasch zwischen gespeicherten Suchabfragen hin- und herwechseln.

Vernetzen

Links zwischen Dateien sind für ein gut funktionierendes PKM-System eigentlich eine Grundvoraussetzung. Niklas Luhmann hat Verweise – also Links – zwischen den Notizen in seinem Zettelkasten mit einer Art Nummerierungs- bzw. Koordinatensystem in Form eines Codes auf den jeweiligen Karteikarten erstellt. In der digitalen Version eines Zettelkastens, der ja das Zentrum eines PKM-Systems bildet, übernimmt das eine Verlinkungsfunktion in der PKM-App. Diese essenzielle Funktion ermöglicht das thematische oder zweckorientierte Verlinken der Inhalte unabhängig von Lesezeichen, Dateiablage-, Ordner- und Schlagwortstruktur.

Liste der Links und Backlinks in Obsidian

Für mich war das Fehlen einer brauchbaren Verlinkungsfunktion in Apples Notizen-App vorletztes Jahr ein ausschlaggebender Grund für den Wechsel zu Obsidian. Und auch wenn Apple im letzten Herbst die lange vermisste Verlinkungsfunktion in der Notizen-App nachgerüstet hat – wenn auch in typischer Apple-Manier ziemlich spartanisch – kann sie mit jener von Obsidian nicht wirklich mithalten. Denn es wird beim Einfügen eines Links von einer Notiz zur anderen kein Backlink automatisch erzeugt, wie man das von Obsidian gewohnt ist. Fügt man in einer Notiz einen Link zu einer oder gar mehreren anderen Notizen ein, dann muss man den Link retour zur ersten Notiz – den sogenannten Backlink – manuell anlegen. Eine grafische Visualisierung der erzeugten Links in der gesamten Notizensammlung oder sozusagen nur lokal für eine Notiz sucht man in der Notizen-App ebenso vergeblich.

Lokaler Graph für eine Datei in Obisidan

Das automatische Erzeugen eines Rückverweises (Backlink) beim Erstellen eines Links zwischen zwei oder mehreren Notizen ist eine häufig unterschätzte Funktion von Obsidian. Diese Rückverweise können ziemlich praktisch sein, wenn man nämlich sprichwörtlich aus der anderen Richtung nach Informationen sucht. Zum Beispiel speichere ich Erkenntnisse aus Büchern beim Lesen als Logbucheinträge in der täglichen Notiz. Das geht am schnellsten, ist praktisch und unkompliziert, weil ich nicht zuerst nach der Buchnotiz suchen muss, um den Eintrag dort zu erstellen, sondern das direkt mit einem Siri-Kurzbefehl erledigen kann. Diese Erkenntnis-Logbucheinträge werden zum einen mit dem Tag #Erkenntnis verschlagwortet und zum anderen wird in jedem solchen Eintrag ein Link zur zugehörigen Buchnotiz erzeugt.

Sobald ich das Buch fertig gelesen habe und meine Zusammenfassung schreiben möchte, öffne ich den lokalen Graphen der Buchnotiz und sehe dort alle Verlinkungen – also Links und Backlinks bzw. Rückverweise. Die kann ich dann der Reihen nach abarbeiten und die in den Logbucheinträgen dokumentierten Erkenntnisse sowie sonstigen Notizen und Markierungen aus dem Buch – sofern sinnvoll – in die Buchnotiz für meine Zusammenfassung übertragen.

Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass sich die Verlinkungsfunktion auch mit Hookmark nachrüsten oder – und das ist eigentlich noch viel besser – auf das gesamte Dateiablagesystem des Computers ausweiten lässt. In Kombination mit Hookmark bildet Obsidian ein unschlagbares Tandem für das persönliche Wissensmanagement.

Fazit

Die drei Methoden Suchen, Markieren und Erfassen sind zum Wiederfinden der Informationen in einem PKM-System mindestens ebenso bedeutsam, wie jene zum Erfassen derselben. Obsidian bietet zu diesem Zweck einen ausreichenden Funktionsumfang. Zugleich bilden diese drei Methoden die Basis gegen die systemimmanente PKM-Demenz und helfen dabei, dass das persönliche Wissensmanagementsystem nicht zu einem Friedhof all jener Informationen verkommt, die einmal als relevant eingestuft wurden und die man nach dem Speichern und Ablegen einfach wieder vergessen hat.

Übrigens eignet sich der Random Note Freitag nicht nur zum Eindämmen des Wildwuchses im Obsidian-Vault und zur laufenden Qualitätsverbesserung der Notizen. Er ist durchaus auch eine gute Methode, um sich die eine oder andere vielleicht bereits in Vergessenheit geratene Notiz wieder ins Gedächtnis zu rufen und um mitunter auch von den sich daraus ergebenden, zufälligen Verbindungen zu anderen Notizen im PKM-System überrascht zu werden.

Abschließend sei erwähnt, dass die hier beschriebenen Methoden auf Funktionen von Obsidian basieren, sich jedoch zumindest teilweise und in entsprechend angepasster Form auch in anderen Apps, wie beispielsweise in Evernote oder der Notizen-App von Apple umsetzen lassen.